Информационное обеспечение менеджмента

 

Особенность системы управления в том, что высший ее уровень решает стратегические задачи, связанные с  перераспределением ресурсов в крупных  масштабах. Решение тактических  задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при  наличии детальной информации о  состоянии объекта. Имеющиеся у  него кадровые и информационные ресурсы  не позволяют решать долгосрочные задачи.

 

Эта особенность системы  управления не всегда отражается в  информационной системе. Часто потоки информации, идущие от низших уровней  к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются  и обобщаются по мере продвижения  к верхним уровням, Поэтому увеличивается  дублирование и снижается коэффициент  использования информации. Вместе с  тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать и сжимать.

 

При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

 

Степень интеграции и наоборот степень генерации (размножения) характеризуется  коэффициентом k, который равен [10]:

 

k = a/b

 

где a - объем информации, выходящей  из элемента системы, b - объем информации, входящей в элемент системы.

 

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или  трудоемкостью обработки.

 

При движении информации вверх  обычно k<1, а вниз - k>1.

 

Агрегация информации может  осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического [10].

 

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и  показателей между собой, а также  на их отношениях к состоянию объекта  и целей функции.

 

Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик  данных, связанных функциональными  зависимостями.

 

Третье - на представлении  параметров их статистическими распределениями  и характеристиками.

 

Сжатие или свертывание  информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение  с использованием меньшего числа  символов.

 

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации, используемой в системе управления, оценивается  по тому эффекту, который она оказывает  на результат управления.

 

В связи с этим А. А. Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности  достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством  информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

 

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения  особенно сильно сказываются в оперативном  управлении.

 

Сокращение протяженности  потоков документированной информации осуществляется двумя путями: установлением  и содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и  повышением оперативности документооборота.

 

Для реализации указанных  путей разработаны следующие  рекомендации[10]:

 

1.использовать в управленческой  деятельности рациональные графики  движения информации;

 

2.производить упорядочение  документов в соответствии с  номенклатурой дел;

 

3.согласовывать формы  и содержание документов, направляемых  в два и более адреса использования;

 

4.четко использовать формирование  и реализацию резолюций;

 

5.определять порядок рассмотрения  документов при отсутствии отдельных  должностных лиц;

 

6.своевременно тиражировать  документы в соответствии с  количеством потребителей;

 

7.рационально использовать  время с учетом предварительной  подготовки документа.

 

1.6 Обновление информационных  потоков

 

В большинстве случаев  устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных  алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается  использование и выдача новых  информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться  также при изменении целей  и критериев функционирования системы  управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических  средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает экономическую эффективность  работы системы управления. Раз введенные  форматы документов и каналы передачи информации отмирают с трудом через  продолжительное время после  того, как в них исчезла необходимость. Информационные системы имеют свойство накапливать неиспользованные потоки данных. Наоборот, вновь созданный  орган управления обычно долго не может наладить систему сбора  необходимой информации. Свойство консервативности информационной системы должно учитываться  при анализе и создании автоматизированных систем управления [10].

 

Понятие необходимой и  достаточной информации возникает  из-за необходимости удовлетворения определенных показателей в условиях изменения окружающей среды. В таких  случаях при проектировании информационных потоков необходимо предусматривать  доведение информации об изменении  параметров до сведения лиц, принимающих  управленческие решения. Указанные  лица должны своевременно оценивать  получают ли они необходимую и  достаточную информацию для принимаемых  ими решений. При определении  необходимой информации статистического  характера, а также параметров, значение которых оцениваются по выборке, используются известные методы расчетов среднего значения, вероятности, доверительного интервала, дисперсии и другие характеристики. С использованием указанных методов  можно определить необходимую частоту  контроля объекта, размеров выборок  сообщений, правила анализа данных.

 

Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных  ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано со временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра  полезно строить графики статистического  контроля. Такие графики облегчают  обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров [10].

 

В системах управления имеет  место совокупность информационных потоков, большая часть которых  соответствует совокупности имеющихся  данных, а меньшая - потокам отфильтрованной  и обобщенной информации, которая  используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования, В системе управления часто наблюдается  перенесение на более высокие  уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних  уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций  происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации [10].

 

Неиспользуемая информация - это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся  традиций, из-за нечеткого понимания  функций, а также из-за того, что  сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

 

Информация эффективно используется, если она в минимальном и достаточном  объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

 

При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они  используются в подсистеме общей  системы организационного управления и органически входят в нее  как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи  задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему  передачи, поиска и хранения, а также  что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы  или использовать только для выработки  управленческих решений.

 

К проектированию систем сбора, переработки и использования  выходных результатов следует применять  системный, комплексный подход, что  обеспечит высокую эффективность  информационной системы.

 

Система информации, в конечном счете, должна обеспечивать необходимой  информацией в требуемые сроки  и в удобной для использования  форме все элементы организационной  структуры, а также создавать  требуемый механизм контроля и регулирования.

 

1.7 Совершенствование информационных  потоков

 

Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных  на конечные результаты управленческой деятельности[10].

 

1.Терминология при формировании  схем информационных потоков  должна быть единой.

 

2.Информировать и получать  информацию следует у того, кто  связан с выполнением или подготовкой  решения.

 

3.Чтобы не было незаменимых  работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать  процедуру подготовки и прохождения  документов.

 

4.Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение,  следует убедиться в его необходимости.

 

5.Всякое управленческое  решение должно готовится и  реализоваться с минимальными  затратами средств.

 

6.Исполнитель должен быть  заинтересован в качественном  своевременном исполнении решения.

 

7.Контроль исполнения  должен быть двойным, работу  контролеров также надо стимулировать  и контролировать.

 

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся  решения должны контролироваться  не в процессе исполнении, а  по результатам с возложением  максимальной ответственности на  исполнителя.

 

9.Готовящий решение и  его исполняющий должны быть  достаточно о нем информированы.

 

10.Управленческое решение  должны готовить и исполнять  квалифицированные исполнители.

 

11.Исполнение решения следует  поручать работникам, которые обладают  реальной возможностью выполнить  его в установленное время.

 

12.При подготовке и исполнении  решения сотрудникам в большей

 

мере следует взаимодействовать  по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать  только о результатах.

 

13,Следует не забывать  что статистическая информация  за длительный период важнее, чем сиюминутные сведения.

 

14.Вмешиваться в исполнение  решения следует только в том  случае, когда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы  исполнителями.

 

15.Источники первичной  информации по одному и тому  же решению должны быть едиными.

 

16.Первичные документы  должны готовиться в минимальном  количестве экземпляров, передаваться  в порядке подотчетности и  храниться в архивах или в  конечных контрольных подразделениях.

 

17.Документы следует конструировать  таким образом, чтобы, детально  не вчитываясь, можно было выносить  оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

 

18.Деятельность исполнителей  не следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность  находить рациональные пути в  организации своей работы.

 

19.При большом количестве  документально оформляемых технологических  процессов управления следует  отдавать предпочтение стандартным  решениям

 

20.Каждое вновь принимаемое  решение следует проверять на  наличие связи и непротиворечивости  с ранее принятыми решениями.

 

21.Каждое управленческое  решение следует проверять на  надежность по исполнителям, техническим  средствам и финансовым возможностям.

 

1.8 Информационное обеспечение

 

Информационная система  с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются  различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным  признакам: принадлежности к различным  видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере  производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

 

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны  с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие  производственные функции: технологическую  подготовку производства, основное и  вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное  управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной  организации информации и выделения  специальной подсистемы информационного  обеспечения.

 

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный  для отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта  и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

 

Информационное обеспечение  включает совокупность единой системы  показателей, потоков информации - вариантов  организации документооборота; систем классификации и кодирования  экономической информации, унифицированную  систему документации и различные  информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях  и имеющие различную степень  организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы  для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией  между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических  задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется  организация информационного фонда, определяется состав базы данных.