Информационное обеспечение менеджмента

 

Цель разработки ИО - повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности  и своевременности данных, необходимых  для принятия управленческих решений [8].

 

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию  и представление информации, которые  отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий [8].

 

1.9 Требования, предъявляемые  к информационному обеспечению

 

Назначение информационного  обеспечения обусловливает и  требования, предъявляемые к нему [8].

 

1.Представлять полную, достоверную  и своевременную информацию для  реализации всех расчетов и  процессов принятия управленческих  решений в функциональных подсистемах  ИТ с минимумом затрат на  ее сбор, хранение, поиск, обработку  и передачу.

 

2.Обеспечивать взаимную  увязку задач функциональных  подсистем на основе однозначного  формализованного описания их  входов и выходов на уровне  показателей и документов.

 

3.Предусматривать эффективную  организацию хранения и поиска  данных, позволяющую формировать  данные в рабочие массивы под  регламентированные задачи и  функционировать и режиме информационно-справочного  обслуживания.

 

4.В процессе решения  экономических задач обеспечивать  совместную работу управленческих  работников и компьютера в  режиме диалога.

 

Кроме того, информационное обеспечение решает вопросы подготовки данных о производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач  алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

 

В связи с данными функциями  к информационному обеспечению  некоторые авторы предъявляют несколько  иные требования [10]:

 

1.однозначность представления  исходных данных;

 

2.совместимость исходного  массива с программами обработки  его на ЭВМ;

 

3.возможность оперирования  машинными носителями информации  в пределах технических ограничений  ЭВМ, средств оргтехники и связи;

 

4.непрерывное соблюдение  соответствия между состоянием  объектов управления и его  отображением в машинных массивах;

 

5.идентификация объектов  управления на формализованном  обозначении их, установленном едиными  системами ведения производственной, технической и служебной документации;

 

6.разработка на типовых  методиках и формах работы  с информацией на всех участках  ее циркуляции;

 

7.использование типовых  методик и инструкций по разработке  алгоритмов и машинных программ.

 

Одна часть информационного  обеспечения учитывает особенности  взаимодействия пользователя с ПК при  выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана  с организацией в компьютере различных  информационных массивов, используемых для решения экономических задач  и передачи данных. Поэтому в составе  ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение[8].

 

Внемашинное ИО включает систему  экономических показателей, потоки информации, систему классификации  и кодирования, документацию.

 

Внутримашинное ИО - система  специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

 

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ  И ТЕХНОЛОГИИ

 

2.1 Что такое информационная  система

 

Современные предприятия  и фирмы представляют собой сложные  организационные системы, отдельные  составляющие которых - основные и оборотные  фонды, трудовые и материальные ресурсы  и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий  и организаций различного типа в  условиях рыночной экономики поставило  новые задачи по совершенствованию  управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми  ресурсами.

 

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации  производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями  продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации  современной автоматизированной информационной системы (ИС).

 

Информационная система  управления - совокупность информации, экономико-математических методов  и моделей, технических, программных, других технологических средств  и специалистов, предназначенная  для обработки информации и принятия управленческих решений [8].

 

Информационная система  управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета  и оперативного управления фирмой.

 

Информационная система  может быть определена с технической  точки зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные  объекты и создают новые изделия [2].

 

Информационные системы  содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде (рис. 2.1) [2].

 

Три процесса в информационной системе производят информацию, в  которой нуждаются организации  для принятия решений, управления, анализа  проблем и создания новых изделий  или услуг, - это ввод, обработка  и вывод. В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где  они будут использоваться.

 

Информационные системы  также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными  для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

 

Существуют формальные и  неформальные организационные компьютерные информационные системы [2].

 

Формальные системы опираются  на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

 

Рисунок 2.1.- Структура информационной системы

 

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных  соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что  является информацией или как  она будет накапливаться и  обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств - вне темы данной курсовой работы.

 

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое  основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное  обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют  работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

 

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены  с помощью молотков, гвоздей и  дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка  и все решения на пути к созданию элементов - это тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они  сами по себе не могут производить  нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для  которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные  процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры  должны объединить компьютерную грамотность  с системной информационной грамотностью.

 

Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

 

Информационная система - это средство организации информационного  обеспечения процессов управления, способствующее своевременному поступлению  необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.

 

Другими словами, информационная система - это совокупность средств  и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению  процесса управления необходимой информацией.

 

Информационная система  включает следующие элементы [10]:

 

1.информационные ресурсы  - массивы данных, архивы, методики, инструкции, машинные программы  и документы;

 

2.материальные ресурсы  - носители информации, технические  средства сбора, передачи, обработки  и представления информации;

 

3.каналы циркулирования  информации - контингент работников, средства связи, средства хранения.

 

Информационная система  характеризуется следующими параметрами[10]:

 

1.объем массивов информации;

 

2.пропускная способность  каналов передачи информации;

 

3.способность хранения  единицы информации;

 

4.время реакции системы  на информационные работы;

 

5.уровень безотказности  технических средств;

 

6.быстродействие поиска, передачи и оперативности в  информационной работе;

 

7.комплекс решаемых системой  задач управления.

 

Рассмотренные выше подходы  в определении понятия "информационная система" свидетельствуют о многоаспектности и большом значении данного понятия.

 

2.2 Меняющаяся роль ИС

 

Информационные системы  начала 50-х годов развивались  как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В 60-х годах  ИС использовались для контроля и  управления, а в 70-х годах - для  планирования и моделирования. К 80-м  годам информационные системы развились  в изготавливаемые по заказу системы  поддержки принятия решений и  ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы  помогают создавать и распространять знания и информацию в организации  через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям  доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие  по всему миру. Изменение концепции  ИС показано на рис.2.2 [2]. Организации  теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную  их аварию.

 

Положение и роль специалистов информационных систем с течением времени  также менялись. Раньше группа информационных систем состояла обычно из программистов, которые писали программное обеспечение  для компьютера. Сегодня большая  доля сотрудников - аналитики систем, которые осуществляют связь между  группой информационной системы  и остальной частью организации. Менеджеры информационных систем - лидеры групп программистов и  аналитиков, руководителей проекта, менеджеров физических средств, менеджеров передачи данных и глав групп автоматизации  делопроизводства. Они - также менеджеры  обеспечения работой компьютеров  и штата ввода данных. Конечные пользователи- представители отделов, для которых приложения созданы, за исключением группы информационных систем. Эти пользователи играют все  большую и большую роль в создании и развитии информационных систем.

 

2.3 Классификация информационных  систем

 

Классификация информационных систем зависит от многих факторов. Основными классификационными признаками ИС являются [8]:

 

а) область функционирования экономического объекта;

 

б) виды процессов управления;

 

в) степень автоматизации  информационных процессов.

 

1.Классификация по области  функционирования экономического  объекта ориентирована на производственно-хозяйственную  деятельность предприятий и организаций  различного типа. К ним относятся:  автоматизированные информационные  системы промышленности и сельского  хозяйства, транспорта, связи, банковские  ИС и др.

 

2.По видам процессов  управления ИС делятся на:

 

а) ИС управления технологическими процессами - предназначены для автоматизации  различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.);

 

б) ИС управления организационно-технологическими процессами -представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые  сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

 

в) Наибольшее распространение  получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации  функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся  информационные системы управления как промышленными фирмами, так  и непромышленными экономическими объектами - предприятиями сферы  обслуживания. Основными функциями  таких систем являются оперативный  контроль и регулирование, оперативный  учет и анализ, перспективное и  оперативное планирование, бухгалтерский  учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических  и организационных задач.