Информационное обеспечение

Введение

 

В современных  условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Актуальность  темы данной курсовой работы обусловлена  тем, что любые принимаемые решения  требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным  количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Объект исследования - Управления  Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Кемеровской области (Росреестра).

Предмет исследования – Особенности процесса информационного обеспечения принятия УР применительно к объекту исследования.

Целью данной курсовой работы является по дисциплине «Разработка управленческих решений», раскрытие сущности информационного обеспечения принятия УР в рамках функционирования Управления  Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Кемеровской области (Росреестра).

Задачи  написания курсовой работы:

1. Рассмотрение теоретических аспектов темы «Информационное обеспечение принятия УР»;
2. Характеристика объекта исследования – Управления  Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Кемеровской области (Росреестра).;
3. Рассмотрение процесса информационного обеспечения принятия УР применительно к объекту исследования.

Глава 1. Информационное обеспечение принятия управленческих решений.

 

1. Понятие информационное обеспечение управленческих решений

 

Информационное обеспечение –  одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы.

Основные требования к качеству информации:

- своевременность

- достоверность

- остаточность

- надежность

- адресность

- правовая корректность

- многогранность использования

- высокая скорость сбора, обработки и передачи

- возможность кодирования

- актуальность

Информация классифицируется по следующим признакам:

- по форме передачи – вербальная информация и невербальная

- по способу передачи в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительные сроки.

- по значению – экономическая, техническая, социальная, организационная.

В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникаций.

Коммуникация  - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятие решения до работников (1).

В разных областях знаний определение  понятия информации интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике, математике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом  управленческого труда, средством  обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Для принятия верного управленческого  решения ключевое значение имеет  признак существенности информации, в соответствии с которым вся  информация делится на релевантную  и нерелевантную.

Релевантная информация значима для  управленческого решения, т. е. она  содержит те данные, которые следует принимать в расчет при подготовке информации для руководителя.

Нерелевантная информация содержит несущественные, избыточные данные о затратах и доходах.

Существуют два правила релевантности:

Правило №1. Информация для руководителя должна обеспечить правильное решение, это является главной характеристикой  информации для руководителя.

Правило №2.  Информация для руководителя должна быть представлена в удобном для восприятия виде и не должна содержать избыточных данных. 

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение ею позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений с их результатами.

Источники сбора информации могут  быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.

Методы сбора информации могут  быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы  получения информации путем непосредственного  общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации, создания новых информационных технологий.

Компьютеризация процесса принятия решений - необходимость, обусловленная современными потребностями управленческой деятельности. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную.

Внедрение компьютерной техники и  кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, вызвали к жизни новые информационные технологии (НИТ). Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

-    новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);

-    новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);

-    безбумажная технология, исключающая бумагу как носителя информации;

-    технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Основными компонентами структуры  НИТ выступают:

•  технические средства - ЭВМ и организационная техника;

•  информационно-технологическое и  программно-алгоритмическое обеспечение;

• специально создаваемые организационные  структуры управления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов НИТ.

Управленческие решения могут  быть обоснованным, принимаемыми на основе экономического анализа и многовариантного расчета, и интуитивными, которые, хотя и экономят время, но содержат в себе вероятность ошибок и неопределенность.

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решение, с учетом предвидения его возможных  последствий.

Руководители обязаны постоянно  и всесторонне изучать поступающую  информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать  на всех уровнях внутрифирменной  иерархической пирамиды управления.

Количество информации, которую  необходимо переработать для выработки  эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно  превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным  крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку АСУ, что потребовало  создания нового математического аппарата и экономическо-математических методов.

Информация служит основой для  подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки  и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются  определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для адекватного представления  ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и  данные качественного характера. Это  обеспечивается с помощью широко используемых в процессах принятие решений экспертных технологий.

Получаемая информация о ситуации принятия решений должна быть достоверной  и достаточно полной. Недостоверная  либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных  и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают  и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого  решения.

Целесообразным при получении  и обработке информации о ситуации принятие решений является подготовка аналитического материала, отражающего  основные особенности и тенденции  развития ситуации. Естественно, что  такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими  достаточными знаниями и опытом в  области, к которой принадлежит  ситуация принятия решений.

 

1.2. Роль информации в РПУР

Под «информацией» понимаются сведения, сообщения, которые содержат элементы новизны для ее получателя и используются в процессе принятия решений.

Эффективность принятого решения во многом определяется качеством различных видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:

– по форме передачи – вербальная (словесная) информация и невербальная;  – по изменчивости времени – условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

– по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

– по режиму передачи – в регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

– по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

– по отношению объекта управления к субъекту – между организацией и внешней средой, между подразделениями внутри организации по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации (2).

 

Информация  может быть представлена в следующих аспектах:

• семантическом (смысл и значение);
• аксиологическом (ценность);
• семиотическом (знаковость);
• коммуникативность (информационные связи в системе);
• теоретико-отражательном (СМИ);
• гносеологическом (познавательном);
• каузальном (причинно-следственные отношения при передаче информации);
• количественном (измерение);
• физическом (книга, дискета и т. д.).

 

К качеству предоставляемой информации предъявляются следующие требования:

• актуальность;
• надежность;
• достаточность;
• достоверность;
• комплексность;
• адресность;
• правовая корректность;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования.