Эффективное использование времени руководителем

^{Практика  показывает, что  умело организованная личная работа несет в себе мощный оздоровительный заряд. Так, Канадский врач Г. Селье, открывший явление стресса и посвятивший многие годы вопросу, как победить разрушительный стресс, в ряду нескольких эффективных приемов помощи себе поставил «удовлетворение от работы». Известно, что устают и изнемогают не столько от того, что много работают, а от того, что плохо работают.}

 

1.2 Модель качеств современного  руководителя

Я   считаю,   что   основа   успеха   любой   фирмы  -   высококлассные руководители.

Требования   к   руководящему   персоналу,   на   мой  взгляд,   должны содержать   следующие    качества:

1. Высокий интеллект.
2. Способность  к достижению поставленных целей.
3. Готовность принимать на себя ответственность.
4. Способность выступать в роли  мудрого советчика  и консультанта.
5. Способность чувствовать себя уверенно  в любой ситуации.

Сюда же добавляются:

-  большая   выдержка,   крепкие   нервы и целенаправленность;

- дружественное,   приветливое,   но   деловое   обращение    с  людьми.

Из   отношения   руководителя   к   самому   себе,   прежде   всего, следует   выделить   необходимость   быть   примером   для   подчиненных.

Руководитель   должен   быть  в   одежде  зеркалом   простоты,  в образовании   –  зеркалом  прилежания,  в  поступках  -  зеркалом умеренности   и  искусности,  в   речах – зеркалом  мудрости,  в  частной  и общественной  жизни  –  зеркалом   благоразумия.

Быть  примером   для   подчиненных    очень    непросто,   но   вполне возможно.  Люди   стремятся   походить  на   нравственный   идеал  – эмоционально    окрашенный,    внутренне   принятый     образ руководителя,   который    становится    регулятором поведения подчиненного.

Руководитель    современного   (предпринимательского,  лидерского) типа,   менеджер –  это   лицо,    осуществляющее    руководство предприятием   и или подразделением,     направляющее,    организующее и    регулирующее   деятельность   подчиненного   для   достижения определенных  экономико – прозводственных   и социально -  психологических    целей в    условиях   рыночной   экономики.

Классифицировать    качества    современного   руководителя  можно исходя  из  конкретных  критериев, определяемых    следующими   сферами    деятельности  руководителя  (рис. 1.1.) .

4

     3

 

2

 

1

 

 

Рис. 1.1. «Интегрированная система  сфер деятельности руководителя».

1 – общая    организационно  – управленческая   деятельность (организация,  фирма,   предприятие)  – самая   массивная     область;

2 -  социальная  (коллектив);

3 -  производственная  (собственно производство);

4 - личность   самого   менеджера,   стержневая  для   выше   перечисленных  сфер   деятельности.

Таким   образом,   общая   интегрированная   модель  качеств  руководителя  может   быть  представлена       как   система  качеств    личности    руководителя,   каждое   из   которых  предназначено  для управления   в    перечисленных   областях   его    деятельности.

Рассмотрим    смысловое   значение указанных сфер  деятельности и соответствующих  им    моделей    качеств    руководителя.

Модели качеств руководителя  могут рассматриваться  как различные уровни  (оболочки или кольца) интегрированной модели. (Рис.  1. 2.;                                                                                                      Рис.  1. 3.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2. «Модели качеств Рис. 1.3. «Уровни                                                            руководителя»                                                       интегрированной

                                                                                модели»                  

Интегрированная модель  качеств руководителя:

1 – организационно  – управленческая;

2 -  социально –  психологическая;

3 – производственная;

4 – модель качеств  персонального  менеджмента,  умение управлять собой.

  Менеджер – руководитель всех сфер жизнедеятельности  коллектива, например руководитель фирмы, предприятия. 

                                                                                                          Таблица 1.1  

Общая (организационно – управленческая) классификация  и критерии  оценки  управленческих качеств  руководителя современного (предпринимательского) типа.

Ранги качеств	Группы качеств	Критерии
1	Профессиональная управленческая компетентность	Наличие профессиональных знаний  и умений  в сфере  управления производством и людьми, знание работы на конкретной  управленческой должности
2	Организаторские качества	Взаимоотношения с людьми
3	Деловитость	Отношение к делу
4	Моральные качества	Отношение к нравственности
5	Политическая культура	Отношение к интересам  общества, трудового коллектива и  личности работника
6	Работоспособность	Способность к активной продолжительной  творческой деятельности

 

Таким   образом,   интегрированная    модель  качеств    менеджера  может  быть   представлена   как    система  качеств  личности     менеджера    и  критериев,       каждый из которых предназначен для управления всеми вышеназванными  сферами  его деятельности.

                                                                                                           Таблица 1.2.

             Модель качеств менеджера,  умеющего управлять собой

 

№	Основные  группы                            качеств	Содержание критерия	Первичные качества
1	2	3	4
1	Способность правильно формулировать  жизненные цели	Оптимальная направленность и мобилизация собственных способностей и жизненных  ресурсов	1. Способность познать  самого  себя 2. Умение формулировать  свои жизненные цели 3.Умение принимать  решения 4.Умение планировать карьеру
2	Личная  организованность	Способность жить и  работать по системе	1.Приверженность  системному подходу 2. Умение ценить и  эффективно использовать время 3. Умение сосредоточиться на  главном  4. Умение все делать по порядку 5. Умение не упускать из  виду  мелочей 6. Умение учитывать и анализировать  затраты времени
3	Самодисциплина	Умение управлять  своим  поведением: «держать себя в руках»	1. Обязательность, способность  держать слово 2.Пунктуальность, точность  исполнения 3. Собранность, умение не разбрасываться 4. Наличие чувства ответственности 5. Умение отказываться от удовольствий  ради главного
4	Знание техники личной работы	Знание правил и приемов  организации личной работы и умение ими пользоваться	1. Умение организовывать  рабочее место 2.Умение пользоваться  организационной и вычислительной  техникой 3.Умение работать с информацией 4. Умение составлять документы 5. Умение говорить по телефону 6. Умение слушать 7. Умение планировать свои дела 8. Знание методов рационализации  личного труда 9. Умение пользоваться записной  книжкой 10. Умение менять занятия 11. Знание технологии  коммуникаций 12. Умение найти и получить  работу 13. Умение адаптироваться в коллективе 14. Умение взаимодействовать   с секретарем 15.Умение делегировать  полномочия
5	Самоорганизация личного  здоровья	Хорошее состояние здоровья, гигиена умственного труда	1. Физические  нагрузки 2. Правильное питание 3. Сон 4. Дыхание 5. Водные процедуры 6. Закаливание 7. Борьба с шумом 8. Тренированность нервной системы 9. Умение расслабиться 10. Отказ от вредных привычек 11. Режимы труда и отдыха
6	Эмоционально-волевой потенциал	Способность управлять  своей волей, воспитывать оптимизм и жизнерадостность	1. Воля 2. Трудолюбие 3. Упорство в работе 4. Целеустремленность 5. Решительность 6. Напористость 7. Умение заинтересовать, мотивировать  себя 8. Оптимизм и жизнерадостность 9. Увлеченность работой 10. Преданность работе и коллективу 11. Семейное благополучие 12. Уверенность в самом себе 13. Психологическая подготовка  к работе
7	Самоконтроль личной жизнедеятельности	Способность постоянно  контролировать процессы своей деятельности и ее результаты	1. Знание функций самоконтроля 2. Контроль процессов 3. Контроль времени 4. Контроль результатов 5. Самоконтроль дня 6. Умение создавать и контролировать  собственный имидж

 

1.3. Отрицательные факторы, влияющие  на эффективное использование рабочего времени руководителя.

Как правило, руководитель считает, что эффективная организация  его  личного времени в принципе невозможна.

Это мотивируется тем, что  он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

«Поглотителей» времени  множество.

Каждый лишний час, проведенный  за рутинной  работой или занятый  помощью другим, выслушиванием болтовни,  оставляет на час меньше  времени  для важных дел. 

    

 

 

Затрата  большого количества времени на второстепенные дела 

 =

Задержки на работе в связи с попытками  успеть выполнить         первоочередные задачи 

 

Л. Зайверт  называет  30 причин  потерь (поглотителей) времени:

1. Нечеткая  постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие  полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование  трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный»  письменный стол.
7. Чрезмерное чтение корреспонденции.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки  кооперации  или разделения труда.
12. Отрывающие от дела  телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «Нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечения (шум и др.).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная  обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные  ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение дел).
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

 

1.4. Принципы эффективного использования  времени

Люди достаточно давно  были озабочены  управлением своим  временем.  По  мнению С. Кови,  автора  бестселлера «Семь навыков  высокоэффективных  людей.  Возврат  к этике  характера»,  существует уже четыре поколения,  занимавшихся управлением временем.

Первая  волна характеризовалась  записками,  памятками,  попытками  упорядочить  и систематизировать  все, что  требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении  появились  самые разные календари  и деловые  дневники. 

Третье поколение отражает  более современный  этап управления временем. Добавляется идея расстановки  приоритетов, ценностей и сравнения  значимости различных дел.  Кроме  этого, третье поколение  сосредоточивается  не только на ежедневном планировании.   Вводится долгосрочное, среднесрочное  и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить  по матрице,  приведенной в таблице 1.3., где  исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним  из четырех способов.

Как показывает матрица, виды деятельности  характеризуются  двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное - это то, что  требует немедленного внимания.  То, что можно  обозначить  словом «Сейчас». 

                                                                                                          Таблица 1.3.

                                 Матрица управления временем

Дела	Срочные                  1		Несрочные                      2
Важные	Критические ситуации   Неотложные  проблемы  Проекты с «горящим сроком»  исполнения		Профилактические действия Поддержание ресурсов и  средств Создание  связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3 Отвлечения, некоторые  телефонные звонки Корреспонденция,  какие-то сообщения Некоторые  заседания Предстоящие  неотложные дела Распространенные виды деятельности	4 Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки  Пустая потеря времени Праздное времяпровождение