Эффективное использование времени руководителем

Управление в ООО «ОлекСа  Мебель» осуществляют:

- общее собрание участников  общества;

- директор.

Общее собрание участников Общества является высшим органом управления.

Текущее руководство  деятельностью Общества осуществляет директор, который является его исполнительным органом. Директор несет ответственность за деятельность Общества. Ему непосредственно подчинены подразделения и функциональные отделы предприятия.

Директор организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия.

Управление производством  – ключевым звеном предприятия -осуществляется одноименным управлением во главе  с начальником производства.

В обязанности начальника управления производством входит:

- Четкое функционирование, отладка и оптимизация работы управления производством;

- Обеспечение выполнения  всех бизнес-процессов управления  производством;

- Четкая реализация  установленных и утвержденных  Директором планов производства;

- Контроль за объемами  производства;

- Контроль за производственными  затратами;

  Отдел реализации возглавляет руководитель отдела реализации. В его обязанности входит:

- Четкое функционирование, отладка и оптимизация работы  отдела реализации;

- Обеспечение выполнения  всех бизнес-процессов отдела  реализации;

- Обеспечение порядка с реализацией мебели;

- Осуществление грамотного  ценообразования в соответствии  с ценовой политикой компании;

- Постановка чёткого  учета реализации товара;

- Эффективное управление  товарными запасами;

- Привлечение и удержание  клиентов;

- Выполнение плановых финансовых показателей;

- Увеличение прибыли  предприятия;

- Быстрое и добротное  обслуживание покупателей и повышение  качества обслуживания клиентов;

Начальник Отдела кадров:

- Руководит организацией  труда и заработной платы; 

- разрабатывает штатное расписание;

- составляет годовые,  квартальные, и месячные планы  по труду и заработной плате  и осуществляет контроль за  их выполнением; 

- разрабатывает мероприятия  по повышению производительности  труда, внедрению прогрессивных  систем заработной платы;

- разрабатывает положение   об образовании и расходовании  фонда материального поощрения  на предприятии. 

В обязанности руководителя отдела маркетинга ООО «ОлекСа  Мебель» входит:

• Постановка в компании маркетинга;
• Отслеживание ситуации на рынках сбыта, изучение конкуренции, анализ рынка аналогичных товаров, анализ и систематизация информации;
• Определение потенциалов рынка, методов продвижения товаров;
• Изучение ценовой политики конкурентов. Формирование розничных цен, системы скидок и бонусов;
• Подготовка и контроль прейскурантов, корректировка их в соответствии с изменением цен на рынках и корректировками поставщиков;
• Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса. Контроль рентабельности товара;
• Координация рекламных мероприятий, проверка их эффективности;
• Ежемесячное изучение данных о продажах и прибыли, выявление факторов, влияющих на прибыльность;
• Выполнение анализа спроса по номенклатуре, контроль степени удовлетворенности клиентов;
• Выполнение анализа сбыта по каналам сбыта;
• Разработка предложений по повышению конкурентоспособности продукции предприятия и предприятия в целом;

Главный бухгалтер ООО  «ОлекСа  Мебель» отвечает за:

• Ведение всей бухгалтерской отчетности предприятия;
• Минимизацию налогообложения деятельности предприятия;
• Обеспечение налоговой безопасности деятельности компании со стороны налоговой инспекции и других контролирующих госструктур.

В своей деятельности главный бухгалтер: своевременно подготавливает платежные поручения; работает по уплате налогов; подготавливает и сдает отчёты и ежегодные налоговые декларации; контролирует и несет ответственность за наличие всех налоговых документов; работает с проверками различных государственных контролирующих организаций в отношении налогов; осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке; подготавливает данные для составления отчетности; организует регулярные (не реже, чем раз в квартал) консультации с аудиторами.

Структура аппарата ООО «ОлекСа  Мебель», как уже было отмечено,  построена по линейно-функциональной организационной схеме. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель – директор. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов, помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Функциональные подразделения по структуре управления находятся в подчинении главного линейного руководителя (директора). Свои решения они проводят в жизнь через главного руководителя, либо в пределах своих полномочий непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

        Одной из наиболее важных задач эффективного управления предприятием является задача оптимального распределения управленческих решений по уровням системы управления. Важность и необходимость решения этой задачи продиктованы рядом обстоятельств.

Во-первых, в условиях концентрации управленческих функций  в руках руководителя, его деятельность  все больше сводится к непосредственной организации принятия решений, которая рассматривается не только как акт, завершающий любую стадию управленческого воздействия, но и как процесс, требующий изучения ситуации в управляемой системе и разработку мер для ее целенаправленного изменения. В этом смысле принятие решений выступает уже как процесс труда, который нуждается в организации и четкой систематизации распределения решений в пределах каждого уровня.

Во-вторых, решение —  это основная форма управленческой деятельности, в которой выступает содержание труда руководителя. Следовательно, качество принятого решения в значительной степени влияет на эффективность и экономию труда в управлении.

В-третьих, каждое подразделение  должно выполнить свои определенные функции, а руководители этих подразделений — гибко и оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию с тем, чтобы не загружать верхние уровни руководства различного рода мелкими делами, отвлекающими их от решения стратегических задач.

Перечисленные факторы  подчеркивают необходимость постановки задачи оптимального распределения решений по уровням управления в ООО «ОлекСа  Мебель». Сущность этой задачи заключается в том, чтобы выбрать такое разделение управленческих решений, при котором в наибольшей степени достигается оперативность и гибкость управления, четкое разграничение функций и ответственности в действиях взаимосвязанных подразделений с целью исключения их дублирования, параллелизма. В связи с этим задача распределения управленческих решений по уровням является наиболее важной и ответственной в разработке общей методики проектирования структуры управления.

Управление в Обществе, как уже было отмечено, осуществляют общее собрание участников общества и директор ООО «ОлекСа  Мебель». Общее собрание участников общества  является высшим органом управления. Текущее руководство деятельностью Общества осуществляет директор, который является его исполнительным органом. Директор несет ответственность за деятельность Общества.

Деление регламентирующей документации по элементам системы управления позволяет наиболее полно охватить все многообразие документации или отдельных регламентов и упорядочить данную совокупность. Как уже было сказано, основным документом, регламентирующим деятельность предприятия является его Устав  (Приложение   ).  

Классификация регламентов управленческой деятельности по элементам системы  управления на ООО «ОлекСа Мебель»  имеет следующий вид:

для организации в  целом – устав организации, договор  учредителей, правила внутреннего  трудового распорядка;

функции управления - схема функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления;

организационная структура  управления – схема  организационной  структуры управления;

персонал – штатное  расписание, должностные инструкции, положение об аттестации персонала, контракт (трудовой договор) сотрудника;

информация управления - положение об организации делопроизводства, типовые формы документов, справочники, положение об информационной системе, схема документооборота в системе  управления;

методы управления - положение об оплате труда, договор о материальной ответственности.

Наибольший удельный вес среди методов, применяемых  на предприятии, имеют организационно-распорядительные методы. Среди методов стабилизирующего воздействия преобладают методы организационного регламентирования (Устав, должностные инструкции и т.п.) и организационного нормирования (оперативные планы, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка).

В результате работы по выработке  решений на предприятии принимаются  следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

 

2.2 Практика работы руководителей  ООО «ОлекСа Мебель» по повышению  эффективности использования   рабочего времени в современных  условиях

Несмотря на жестокие условия современного рынка, руководству  предприятия удается находить пути решения многих задач.

Фабрика продолжает увеличивать  объемы продаж (в частности, в первый год работы предприятия выработка  за 1 месяц работы составляла 100 000 рублей, за последние 3 года сумма выработки увеличилась, в среднем, до 8 000 000 – 9 000 000 рублей) и привлекать денежные средства, расширять рынок сбыта продукции за счет предложения своей продукции через Интернет, выставки, в которых фабрика участвует каждый год со своими новинками и моделями, которые являются визитной карточкой предприятия. Благодаря этому, работа предприятия остается рентабельной, что позволяет регулярно выплачивать заработную плату, расширять ассортимент продукции, развивать производство, значительно увеличивать объемы, улучшать качество продукции, строить планы на будущее.

Руководители фабрики  работают в соответствии с должностными инструкциями, где оговорены их права, обязанности, основные цели и задачи, ответственность и требования, предъявляемые  к данному уровню руководства (Приложение  2). 

В ООО «ОлекСа  Мебель» практикуется демократический стиль управления персоналом. Доказательствами этого, могут быть следующие положения:

В ООО «ОлекСа  Мебель»  подчиненные принимают активное участие в принятии решений и  пользуются широкой свободой в выполнении заданий. Довольно часто, объяснив цели организации, руководитель позволяет  подчиненным определить свои собственные  цели в соответствии с теми, которые он сформулировал. Вместо того, чтобы осуществлять жесткий контроль за подчиненными в процессе их работы, руководитель обычно ждет, когда работа будет выполнена до конца, чтобы провести ее оценку. Руководитель действует как связующее звено, обеспечивая соответствие целей производственной группы целям организации в целом и заботясь о том, чтобы группа получала необходимые ей ресурсы.

Директор ООО «ОлекСа  Мебель» пытается сделать обязанности  подчиненных более привлекательными. В некотором смысле он старается создать ситуацию, в которой люди до некоторой степени сами мотивируют себя, потому что их работа, по природе своей, сама является вознаграждением. Он также способствует тому, чтобы подчиненные понимали, что им предстоит решать большую часть проблем, не ища одобрения или помощи. Директор вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия с тем, что если подчиненным и понадобится помощь, они, не стесняясь, могли бы обратиться к руководителю. Чтобы добиться этого, руководитель организует двухстороннее общение и играет направляющую роль. Он претендует скорее на роль лидера, чем хозяина или начальника, и дело во многом строится на доверии.

Стратегия управления персоналом в ООО «ОлекСа Мебель»  отражает разумное сочетание экономических целей предприятия, потребностей и интересов работников (достойная оплата труда, удовлетворительные условия труда, возможности развития и реализации способностей работников и т.п.). В настоящее время разрабатываются условия для обеспечения баланса между экономической и социальной эффективностью использования трудовых ресурсов. Уже разработана на предприятии система оплаты труда, которая не ограничена минимальными и максимальными размерами и зависит от результатов работы коллектива в целом и каждого работника в частности. Для отдельных работников и групп работников установлены градации качества для того, чтобы работники могли увидеть, чего они могут достигнуть в своей работе, тем самым, поощряя их к достижению необходимого качества обслуживания гостей. Оплата труда не ограничивается рамками заработанных средств. Контрактные оклады руководителям и специалистам со временем пересматриваются, т.е. могут быть увеличены или уменьшены. Контрактной системой предусматривается вознаграждения за производственно-хозяйственные результаты работы на основании действующих положений.