Эффективное использование времени руководителем

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Июля 2013 в 08:25, дипломная работа

Описание работы

Целью дипломного проекта является исследование эффективности использования рабочего времени руководителя и определение путей повышения и совершенствования эффективности в современных условиях.
Мною поставлены следующие задачи:
- Изучить теоретические основы и практику использования рабочего времени руководителей на примере опыта работы коллектива «ОлекСа Мебель»;
- Исследовать проблемы, связанные с эффективностью использования рабочего времени;

Содержание работы

Введение………………………………………………………………………...4
Глава 1. Теоретические основы повышения эффективности использования рабочего времени руководителя………………………..7
1.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенности ……...................7
1.2 Модель качеств современного руководителя…………………………..11
1.3 Отрицательные факторы, влияющие на эффективное использование рабочего времени руководителя………………………………................16
1.4 Принципы эффективного использования рабочего времени………….18
1.5 Принцип приоритетов деятельности…………………………................23
1.6 Планирование как важный элемент эффективного использования рабочего времени руководителя……………………………………………..26
1.7 Методы учета использования времени руководителя………................30
Глава 2. Анализ использования рабочего времени руководителя на основе опыта работы коллектива организации «ОлекСа Мебель»………………………………………………………………………32
2.1 Общая характеристика ООО «ОлекСа Мебель»……………………….32
2.2 Практика работы руководителей ООО «ОлекСа Мебель» по повышению эффективности использования рабочего времени в современных условиях………………………………………………………..43
2.3 Маркетинговые исследования………………………………...................48
2.4 Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени в ООО «ОлекСа Мебель»…………………………………… …….70
2.5 Практические предложения по разрешению сложившихся проблем………………………………………………………………………..72
Глава 3. Социально-экономическая оценка дипломного проекта. Возможности применения практических рекомендаций в органах государственного и муниципального управления………………………76
Глава 4. Компьютерное обеспечение дипломного проекта……………78
Заключение..………………………………………………………………...79
Список использованной литературы…………………………………….
Приложения…………………………………………………………………83

Скачать архив (126.50 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

Диплом Леры с изменениями.doc

— 440.50 Кб (Скачать файл)

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в миссию, ценности и ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют гораздо большей инициативы, чем срочные.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3, 4 (табл.1.3), поскольку срочные они или нет – прежде всего они не важные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связанны с тем, что считается важным, но не срочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка – все те дела, которые руководитель считает нужными, но редко заставляет себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения деятельности руководителя в решении дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в таблице 1.4.

Таблица 1.4.

Последствия деятельности руководителя

дела

срочные

несрочные

важные

Стресс

Самосожжение

Управление в условиях кризиса

Постоянный пожар и «вечный бой»

Видение перспективы

Баланс сил

Дисциплинированность

Контроль

Малое количество кризисных ситуаций

неважные

Концентрация на краткосрочном

Управление в условиях кризиса

Репутация хамелеона

Представление о бессмысленности целей и планов

Ощущение себя жертвой, не владеющей собой

Слабые и разорванные отношения

Полная безответственность

Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств

Увольнение с работы

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уж потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением.

На мой взгляд, слагаемые техники личной работы следующие:

^{Главное
– время, забота об
его экономии. Власть
над временем дается
только в непрерывной
бор}^{ьбе с «расточителями
времени». Умение ладить
с людьми – это менеджмент,
умение ладить со временем
– самоменеджмент. Причем
качество последнего
определяет эффективность
первого. Самоменеджментом
называют последовательное
и целесообразное использование
испытанных методов
работы в повседневной
практике, для того,
чтобы оптимально и
со смыслом использовать
свое время.}

^О^р^г^а^н^и^з^а^ц^и^я ^т^р^у^д^а^. ^Е^с^л^и ^н^а^в^е^с^т^и ^н^а ^с^в^о^е^м ^р^а^б^о^ч^е^м ^м^е^с^т^е ^п^о^р^я^д^о^к ^и ^е^г^о ^п^о^с^т^о^я^н^н^о ^п^о^д^д^е^р^ж^и^в^а^т^ь, ^т^о ^д^а^р^я^т^с^я ^с^е^к^у^н^д^ы^, ^м^и^н^у^т^ы, ^ч^а^с^ы, ^д^н^и ^– ^и ^п^р^и ^э^т^о^м ^т^р^у^д^с^т^а^н^о^в^и^т^с^я^б^о^л^е^е^п^р^и^я^т^н^ы^м.
^Т^о^ч^н^а^я ^ф^о^р^м^у^л^и^р^о^в^к^а ^ц^е^л^и. ^Р^и^м^с^к^о^м^у ^ф^и^л^о^с^о^ф^у ^Л^. ^С^е^н^е^к^е ^п^р^и^н^а^д^л^е^ж^и^т ^а^ф^о^р^и^з^м^: ^«^Е^с^л^и ^к^о^р^а^б^л^ь ^н^е ^з^н^а^е^т^, ^в ^к^а^к^о^й ^п^о^р^т ^о^н ^п^л^ы^в^е^т, ^н^и ^о^д^и^н ^в^е^т^е^р ^н^е ^б^у^д^е^т ^е^м^у ^п^о^п^у^т^н^ы^м^»^. ^П^о^с^т^а^н^о^в^к^а ^з^н^а^ч^и^м^ы^х ^ц^е^л^е^й ^– ^п^о^с^т^о^я^н^н^ы^й ^п^р^о^ц^е^с^с^, ^а ^н^е ^е^д^и^н^о^в^р^е^м^е^н^н^ы^й^.
^С^о^с^р^е^д^о^т^о^ч^е^н^н^о^с^т^ь ^н^а ^г^л^а^в^н^о^м ^и ^у^м^е^н^и^е ^п^л^а^н^и^р^о^в^а^т^ь^. ^Г^л^а^в^н^о^е ^– ^э^т^о ^т^о, ^ч^т^о ^с^п^о^с^о^б^с^т^в^у^е^т ^д^о^с^т^и^ж^е^н^и^ю ^п^о^с^т^а^в^л^е^н^н^о^й ^ц^е^л^и. ^П^л^а^н ^– ^э^т^о ^п^е^р^е^ч^е^н^ь ^д^е^л^, ^в^ы^п^о^л^н^е^н^и^е ^к^о^т^о^р^ы^х ^в^е^д^е^т ^к ^д^о^с^т^и^ж^е^н^и^ю ^ц^е^л^и, ^и ^т^в^е^р^д^ы^е ^с^р^о^к^и ^в^ы^п^о^л^н^е^н^и^я ^э^т^и^х ^д^е^л^. ^О^д^и^н ^ч^а^с^, ^п^о^т^р^а^ч^е^н^н^ы^й ^н^а ^п^л^а^н^и^р^о^в^а^н^и^е^,^э^к^о^н^о^м^и^{т 3}^–⁴^ч^а^с^а^п^р^и^в^ы^п^о^л^н^е^н^и^и.^Е^ж^е^д^н^е^в^н^ы^й^п^л^а^н^п^о^м^о^г^а^е^т^и^з^б^е^ж^а^т^ь^б^е^с^п^о^р^я^д^к^а,^с^у^е^т^ы^.^П^л^а^н^д^и^с^ц^и^п^л^и^н^и^р^у^е^т,^у^д^е^р^ж^и^в^а^е^т^о^т^р^а^з^н^ы^х^с^о^б^л^а^з^н^о^в^и^п^о^м^о^г^а^е^т^с^о^в^м^е^щ^а^т^ь^д^е^л^а.^П^р^е^д^п^о^ч^т^е^н^и^е^с^л^е^д^у^е^т^о^т^д^а^в^а^т^ь^в^а^ж^н^о^м^у^д^е^л^у^п^е^р^е^д^с^р^о^ч^н^ы^м^.
^Р^е^ш^и^т^е^л^ь^н^о^с^т^ь. ^«^С^о^м^н^е^н^и^е^–^н^а^ч^а^л^о^к^а^т^а^с^т^р^о^ф^ы^»^-^г^о^в^о^р^я^т^о^п^ы^т^н^ы^е^а^л^ь^п^и^н^и^с^т^ы.^К^т^а^к^о^м^у^ж^е^в^ы^в^о^д^у^п^р^и^х^о^д^я^т^и^о^п^ы^т^н^ы^е^м^е^н^е^д^ж^е^р^ы^:^б^ы^с^т^р^ы^е^р^е^ш^е^н^и^я^д^а^ю^т^п^р^е^и^м^у^щ^е^с^т^в^о^–^в^ы^и^г^р^ы^ш^в^о^в^р^е^м^е^н^и^п^о^л^у^ч^е^н^и^е^ш^а^н^с^о^в^в^о^в^р^е^м^я^и^с^п^р^а^в^и^т^ь^в^о^з^м^о^ж^н^у^ю^о^ш^и^б^к^у^в^р^е^ш^е^н^и^и^.
^У^м^е^н^и^е^г^о^в^о^р^и^т^ь^«^Н^е^т^»^.^И^з^в^с^е^х^и^з^в^е^с^т^н^ы^х^м^е^т^о^д^о^в^э^к^о^н^о^м^и^и^в^р^е^м^е^н^и^с^а^м^ы^й^д^е^й^с^т^в^е^н^н^ы^й^–^ч^а^с^т^о^е^у^п^о^т^р^е^б^л^е^н^и^е^с^л^о^в^а^«^н^е^т^»^.^Н^а^д^о^о^т^к^а^з^ы^в^а^т^ь^т^а^к^т^и^ч^н^о^и^т^в^е^р^д^о^в^л^ю^б^ы^х^п^р^о^с^ь^б^а^х^и^т^р^е^б^о^в^а^н^и^я^х^,^к^о^т^о^р^ы^е^н^е^с^о^о^т^в^е^т^с^т^в^у^ю^т^в^а^ш^и^м^ц^е^л^я^м^и^з^а^д^а^ч^а^м^.

^{7. Умение
«не утопать» в
телефонных разговорах.}

1.5. Принцип приоритетов деятельности

Принцип приоритетов представляет собой эффективный способ расстановки задач по степени важности. Сила этого метода в его простоте.

Выбор приоритетов – одна из основных привычек, которые должен выработать руководитель.

Можно уделить много времени второстепенным делам, потому, что о них громко кричат, а не потому, что они действительно важны. Поэтому часто срочные дела, которые по сравнению с остальными не так важны, выходят на первый план, оттесняя первостепенные задачи, которые, как

иногда кажется, не поздно будет выполнить и завтра. Однако завтра может не наступить никогда.

Принцип Парето как основа принятия собственных решений о приоритетах

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

* Известный итальянский экономист и социолог Вильфрдо Парето (1848-1923) в 1897 г. сформулировал принцип, названный в последствии его именем. Также принцип называют правилом 80/20, или принципом наименьших усилий. Парето установил, что люди в социуме делятся на тех, кого он назвал «влиятельным меньшинством» и «тривиальным большинством». «Влиятельное меньшинство» составляет 20% населения, в то время как на его долю приходится 80% всего богатства. Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется найденному им принципу. Парето продемонстрировал действие этого принципа на множестве примеров. Так, его принцип устанавливает, что 20% произведенной работы обеспечивают 80% полученных результатов. Если есть список из десяти дел, которые нужно выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные 8, вместе взятые. При этом для решения каждой из этих 10 задач может потребоваться одинаковое время. В то время как вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит пятикратно или десятикратно относительный вклад от остальных задач. Часто бывает, что один пункт из списка, состоящего из десяти задач, которые предстоит сделать, по своей значимости превышает все остальные девять, вместе взятых.

Хотя самые значимые задачи, как правило, и самые сложные, однако и отдача от их реализации в основном весома и значима.

Английский исследователь Ричард Кох предпринял попытку выяснить причины универсальности действия принципа Парето. Результаты своих исследований он описал в книге «Принцип 80/20: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Кох предлагает развивать специальное «мышление 80/20»: умение определять, что входит в те 20% усилий, которые могут принести 80% желаемого результата. Для этого нужно следовать следующим правилам:

1. Правила экономии усилий

- Концентрироваться на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытаясь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

- Лучше «срезать» углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.

- Лучше достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям.

__________________________

*Вронский А.И. Как управлять своим временем – Ростов н/Д: Феникс, 2007. (стр. 9).

- Вместо того, чтобы выполнять повседневную или рутинную работу самому, руководитель должен делегировать ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.

- Выбирать карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становиться возможным, брать людей к себе в подчинение, а не наниматься к кому-нибудь другому.

- Делать только то, что получается лучше всего, и то, что нравиться делать больше всего.

- «Копать глубже» - обращать внимание на странности и «иронию судьбы».

- В каждой области стараться определить, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов.

- Успокоиться, работать меньше и ставить перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на руководителя, а не против, помнить: «всех денег не заработаешь».

- Максимально использовать те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда руководитель способен показать наивысшие результаты.

Также Кох приходит к кажущимся парадоксальным выводам, которые называют «ересью принципа 80/20».

2. «Ересь принципа 80/20»

Закон Парето, утверждающий помимо прочего, что 80% всех результатов достигаются в течение 20% всего потраченного времени, переворачивает обыденные представления. Следствия этого закона радуют всех, кто страдает от постоянной спешки.

- Мы пользуемся временем нерационально. И поэтому нет смысла в «косметическом ремонте» подходов к планированию дня – нужна полная реконструкция представлений о времени.

- Нехватка времени – миф. На самом деле времени у нас предостаточно. По-настоящему мы пользуемся только 20% нашего дня. А многие талантливые люди делают основные «ходы» в течение нескольких минут. Принцип 80/20 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главных видов деятельности, то можем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.

- Закон Парето превращает время из врага в нашего друга. Потерянное время не потерянно навсегда. Время всегда возвращается на круги своя. Не для того ли в неделе 7 дней, а в году – 12 месяцев? О том же нам напоминают и повторяющиеся времена года. Мы будем более творческими и производительными, если наши отношения со временем будут спокойными и деловыми. Наш враг не само время, а то, как мы его используем.

- закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе - последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию.

1.6. Планирование как важный элемент эффективного использования рабочего времени

Работать рационально, а следовательно, и результативно гораздо выгоднее. Но работать рационально может только тот, кто этому научился. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет времени. Планирование личного труда представляет собой проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений.

Хорошее планирование призвано обеспечить практическое, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния – времени.

Чтобы избежать излишних затрат времени, руководитель должен начать с составления ежедневного временного плана, который поможет отслеживать, на что тратится время.

Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие признаки:

- неизвестно, на что расходуется время;

- неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;

- неизвестно, какие факторы влияют на работоспособность руководителя или ограничивают ее.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня (рис.1.4).

Информация о работе Эффективное использование времени руководителем