Эффективное использование времени руководителем

Рис. 1.4. Система планирования личного  труда руководителя.

Для непредвиденных  работ,  а также оперативного  решения текущих вопросов  планируется резерв  времени в соответствующие периоды рабочего дня.  При планировании  дня следует учитывать правило 60:40 – планом должно  быть охвачено  не более  60%  вашего времени,  около  40%  должно быть  оставлено в качестве  резерва времени для неожиданных дел. *

По сути дела,  планирование – это то,  с чего должен  начинать руководитель.   Это рациональное  определение того,  куда он хочет  идти  и как собирается достичь  этого.

_______________________

* С.Д. Резник. Персональный менеджмент: Учебник/С.Д. Резник и др. –  3- изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА-М, 2008. ( с. 10).

 

Существует  ряд  преимуществ  письменной формы  планирования.

 

- Письменные планы  дня обеспечивают  разгрузку   памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

- Письменно фиксируемый  план  имеет психологический   эффект  самомотивации к работе.  Ваша деловая активность  становится  более целенаправленной  и ориентированной   на строгое  следование  программе дня.

- В результате  руководитель  меньше  отвлекается  и больше  побуждается  заниматься только  намеченными задачами.

- Благодаря контролю  результатов  дня «не теряются»   несделанные дела (их переносят   на следующий день).

- За счет письменной  регистрации   повышается  эффект  от планирования,  поскольку лучше  оценивается потребность  во времени и «помехи», а также более  реалистично  планируется  резервное время.

- Последовательное  планирование  дня обусловливает  совершенствование   личной  методики  работы руководителя.

-  Если существует  ясность  относительно  того, что  надо  сделать в течение дня,  то руководитель автоматически  старается  

рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно  противодействовать «помехам»  внутреннего  или внешнего  порядка.  В этом случае не отвлекают  лишние телефонные разговоры,  он ограничивается  только самым существенным. 

В деловой  жизни оправдали  себя  следующие  плановые периоды:

-  Долгосрочные (перспективные)  цели -  планы на всю жизнь   или на несколько лет;

- Среднесрочные цели  – годовые планы;

-  Текущие цели –  месячные, декадные, еженедельные планы.

В связи с этим выделяют  перспективное, среднесрочное  и  текущее планирование (в том числе  оперативное – неделя, день).

Нельзя просто планировать, что надо сделать за месяц,  неделю, день.  Надо обязательно рассчитывать  работу во времени,  учитывать продолжительность каждой работы, сроки ее начала  и окончания.

Пять стадий планирования  рабочего дня  по методу «Альпы» *

1. Составление списка заданий.
2. Оценка  длительности  выполнения заданий
3. Резервирование  времени (в соотношении  60:40).
4. Принятие решений  по приоритетам  перепоручению  некоторых дел.
5. Контроль (учет несделанного).

 

1.7. Методы учета использования   времени  руководителя

  Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого  рабочего стиля. 

Классификация затрат  рабочего времени.  Для того  чтобы организовать свое время, руководителю необходимо уметь его правильно учитывать, анализировать, планировать, необходимо прежде всего  классифицировать  затраты времени  по различным признакам. Например:

1. Классификация  работ по их содержанию,  когда они делятся на комплексные,  экономические,  технические и т. д.
2. Классификация работ  по характеру  побудительных причин

(например,  собственная   инициатива  подчиненных,  распоряжение  начальства,  инициатива общественных  организаций  и д.р.).

3. Классификация по срочности  выполняемых работ  (например, вопросы перспективные, текущие и т. д.).

__________________

• С.Д. Резник. Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д. Резник и др. – 3- изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА-М, 2008. (с. 10).

 

4. Классификация по формам деятельности  (индивидуальная работа, собрания,  совещания, прием посетителей, телефонные разговоры, обход и т. п.).
5. Классификация по функциям  руководства (планирование, организация, распорядительность, мотивация, учет и контроль).

Результаты обследования затрат рабочего времени  руководителями и специалистами в различных странах дают основание выделить  три группы выполняемых ими работ:  регулярно повторяющиеся, нерегулярные и исключительные.

Регулярно повторяющиеся  работы  занимают у руководителей  примерно 60% рабочего времени.

Учет затрат рабочего времени. Для планирования недостаточно  иметь перечень  выполняемых работ.  Необходимо знать их фактическую продолжительность.  На ее основе можно устанавливать сроки начала и окончания работ.

Необходимо наблюдать за рабочим днем, учитывать свое рабочее время.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ использования рабочего времени  руководителя на основе опыта работы коллектива организации  «ОлекСа  Мебель»

2.1 Общая характеристика  ООО «ОлекСа  Мебель»

Организация «ОлеСа Мебель» начала свою работу в 1998 г. в г.Н. Новгороде. Основной деятельностью являлось  производство и продажа единичных моделей тумб под  теле- и  видеоаппаратуру. Это происходило в небольшом арендованном помещении. Сбывалась продукция в  несколько магазинов, а также велась продажа мебели на рынках города.  К 2004 г.  предприятие приобрело  собственные производственные площади, но в аварийном состоянии.   Реконструкция цехов  велась ударными темпами и в 2006 г. она была закончена.

На данный момент  организация  «ОлекСа  Мебель» занимается  производством и продажей серийной корпусной мебели и изготовлением мебели на заказ, снабжает своей продукцией  более 30-ти магазинов сети «Мебель плюс», а также множество других магазинов. Для изготовления      мебели предприятие мспользует самые качественные и современные материалы –  МДФ, ЛДСП (соответствующие классу экологической  безопастности Е-1), фурнитуру от ведущих российских  и европейских  производителей (приложение  ). Некоторые выпускаемые модели мебели  являются  визитной  карточкой  организации.

Наряду с традиционно  выпускаемой продукцией предприятие  постоянно увеличивает объем  освоения новых моделей. Изучение потребительского  спроса, которое постоянно ведут  наши специалисты, показывает, что  в последнее время  возрос интерес  к мебели  модульной-функциональной комплектации (приложение   ),  позволяющей   изменять  интерьер,  используя  один и тотже набор секций. Именно  модульную мебель  для   кухни,  прихожей,  гостинной  организация    планирует   выпускать  в  ближайшее время.  

В  производстве  используется   высокотехнологические  оборудования   ведущих  европейских  производителей.  Поточная  технология  в  сочетании  с  применением  высококласного  оборудования  позволяет  выпускать  продукцию  выкокого ткачества  при доступных  для России  ценах.  Сертифицированная  продукция  обеспечивает  конкурентные  преимущества  на торговых площадях  российских городов.

Сегодня приоритетами  предприятия  остаются  дальнейшее  развитие  производства, совершенствование  кооперативного  управления и финансовой политики. Намечены основные проекты,  направленные на оптимизацию производства, реальное ресурсосбережение  и сокращение затрат. Новый конвейер, новые принципы  организации  производства предполагают  сокращение объемов  затрат производства,  а это необходимо  для дальнейшего развития.  Начатая в 2006 г. оптимизация производства должна охватить все производственные подразделения. 

 

^{Управление  в ООО «ОлекСа  Мебель» строится на научной основе и может быть схематично изображено следующим образом (см. рис. 1.5):}

Информация о возможностях и опасностях для организации (конкуренты, потребители, законы, политика, технология, социокультурные изменения).

Руководители

Общаются  и принимают решения

чтобы выпол-нять

Функции планирования, организации, мотивации и контроля

для того,   чтобы

Координировать  усилия людей и  использование ресурсов

Чтобы достичь

Целей организации

 

 

Информация о силе и слабости организации

^{Рис. 1.5. Схема  организации управления в ООО «ОлекСа  Мебель»}

^{Здесь приведен процесс управления с точки зрения открытой системы, которой  и является организация. Структура организации, состоящая из отделов (подсистем), поведение руководителя и типы поведения в группах позволяют прогнозировать функционирование всей организации.}

Производственная структура  организации представлена в таблице 1.5.

                                                                                                         Табл. 1.5.

                          Производственная структура организации

№ п/п	Наименование подразделения	Предмет деятельности подразделения	Исходящие потоки
Основные цеха
1.	Складское	Снабжение материалами	Выход качественного  материала для производства
2.	Распиловочное	Распил ЛДСП на начальные  заготовки	Выход начальных заготовок
3.	Фрезеровочное, шлифовальное	Фрезеровка и шлифовка деталей	Выход полукруглых, фигурных заготовок
4.	Кромооблицовочное	Нанесение  кромки на торцы деталей	Кромооблицованные детали
5.	Сверлильное	Основная сверловка  прямых деталей, ручная сверловка фигурных деталей	Сверленые детали
6.	Стекольное	Резка стекла по размерам, шлифовка торцов стекла, изготовление фасадных частей мебели	Выход  полок для  ТВ тумб, стеклянных фасадов, зеркальных фасадов, фасадов из багета.
7.	Сборочное	а) окончательная сборка конвейерной мебели. б) сборка заказной мебели	Готовая конвейерная  продукция   Выход готовой заказной мебели
8.	Окончательный контроль качества выпускаемой продукции

Успехи и неудачи  коллектива, в первую очередь, зависят  от личности руководителя. Если он, имея определенные знания и стремление к  совершенствованию, большое значение придает стратегическому планированию работы организации, четкому и действенному контролю, постоянно анализирует состояние внешней и внутренней среды, сильные и слабые стороны организации, владеет алгоритмом управления – то его организация должна быть успешной.

В ООО «ОлекСа  Мебель» работает 160 человек, из них руководителей высшего уровня (зам. директора, начальники служб и отделов) – 16 человек, среднего уровня (зам. начальников служб и отделов) – 14 человек, низового уровня (мастера, бригадиры) – 22 чел. (см. таблицу 1.6 и рис. 1.6.).

                                                                                                         Табл. 1.6.

Состав руководящего звена ООО «ОлекСа Мебель»

№ п/п	Уровень руководства	Количество человек
1.	Руководители высшего уровня	16
2.	Руководители среднего уровня	14
3.	Руководители высшего уровня	22

 

Рис. 1.6. Состав руководящего звена ООО «ОлекСа Мебель»

 

 

 

 

 

Схема организационной структуры  ООО «ОлекСа  Мебель» представлена на рис. 1.7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1.7. Схема организационной структуры ООО «ОлекСа  Мебель»

Организационная структура ООО  «ОлекСа  Мебель» - линейно-функциональная.

Разделение труда в организации происходит по двум направлениям:

- постадийное разделение работ  в организации (горизонтальные связи);

- разделение работ по уровням иерархии в организации, как в целом, так и в её отдельных частях (вертикальные связи).

Вертикальные связи реализуются через приказы, распоряжения, распределение полномочий; тем самым, данный тип связей обеспечивает стабильность организации.

Горизонтальные связи, главное предназначение которых – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укрепить вертикальные связи и делают организацию более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.