Контрольная работа по "Менеджменту"

           Центросоюз Российской Федерации

НОУ СПО "Кемеровский  кооперативный техникум"

 

 

 

                           Контрольная работа

                    по дисциплине:Менеджмент

                                  Вариант:№_____

                                                 

                                                                                             

                                                                                            Выполнил:

                                                                студентка заочного отделения

                                                                группы 47 специальности   

                                                               "Экономика и бухгалтерский  учет"             

                                                               Иванова Евгения Вячеславовна

                                                          Проверил преподаватель:Зиновьева Л.А.

                                                                                          Оценка:_________

                                                             Подпись преподавателя:_________

                          

 

                           

 

                              Кемерово 2012

                                Содержание

1.Коммуникационный процесс............................................................3-4

1.1. Элементы и этапы процесса коммуникаций................................5-7

1.2.Обратная связь и помехи в коммуникациях.................................8

2.Правила ведения собраний  и совещаний.........................................9

2.1. Деловые совещания.........................................................................10-12

2.2.Как подготовиться к  совещанию...................................................13-14

2.3. Каких правил нужно придерживатся при  ведении делового

совещания..............................................................................................15-21

3.Характеристика информационного  обеспечения организации.....22-35

4.Список используемой  литературы и электронных ресурсов.........36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                  2     

                   1.Коммуникационный процесс

      Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная  цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией  не гарантирует эффективности общения  участвовавших в обмене людей. Чтобы  лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление  о стадиях процесса, в котором  участвуют двое или большее число  людей.

Процесс коммуникации может быть разделен на отдельные фрагменты, единицы коммуникации - коммуникативные акты. Разумеется, сам по себе коммуникативный процесс  представляет собой континуум, непрерывное  взаимодействие участников коммуникации. Однако, в целях анализа и описания, необходимо выделять дискретные единицы - так уж устроено человеческое познание.

Рассмотрим  основные понятия и термины, используемые для анализа коммуникативного процесса и его элементов.

В коммуникативных актах задействованы  участники коммуникации - коммуниканты (отправитель и получатель), порождающие  и интерпретирующие сообщения.

Коммуникантами  могут быть человеческие индивиды и  общественные институты (правительства, партии, фирмы и т.п.). В последнем  случае мы имеем дело с определенной абстракцией, ведь конечным отправителем и получателем всегда является единичный  человек. В то же время в юриспруденции, политике, бизнесе, образовании и  других общественных сферах коммуникации весьма часто ответственным отправителем признается коллегиальный или институционализированный отправитель.

Обычно  сообщения - это высказывания или  тексты. Но в невербальной коммуникации сообщением может быть изображение (дорожный знак поворота или фотография встречи политических лидеров), физический предмет (цветок на окне явочной квартиры как сообщение о провале или  архитектурное сооружение как сообщение  о его предназначении, подарок  как знак признательности или  черная метка как знак приговора). Сообщениями можно также признать поступки (например, знаковые поступки политических деятелей или шаги фирмы  по продвижению товара).

                                                                                                                                  3                           

Сообщения состоят из знаков различного рода (словесных и невербальных), изучением  которых занимается семиотика или  семиология (наука о знаках, от

греч. уЮмб, узмеЯпн `знак'). Знаки образуют знаковую систему, код или язык (вербальный язык, язык жестов, культурный код, азбука Морзе, языки программирования и  т.п.).

Коммуникация  может осуществляться как вербальными, так и невербальными средствами.

Вербальная  коммуникация для человека является основной - имеется в виду не генезис  коммуникации и не `процент использования', а универсальность этого способа  для человека, всеобщую переводимость  любых других коммуникативных средств  на вербальный человеческий язык. К  числу вербальных средств относится  устная и письменная разновидности  языка.

Невербальные  средства делятся на две группы: первичные языки (система жестов, но не жестовые языки глухонемых, пантомима, мимика) и вторичные языки (азбука Морзе, музыкальная нотация, языки  программирования). Вербальные средства изучаются лингвистикой, невербальные - паралингвистикой и отдельными разделами  семиотики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                   4

 

 1.1. Элементы и этапы процесса коммуникаций

  В коммуникационном процессе можно выделить следующие элементы:

Источник. В организации источниками информации могут быть руководители и сотрудники, высказывающие различные идеи, намерения  или сообщающие какую-либо информацию.

Отправитель. Отправителем является индивид, который  хотел бы донести свои идеи до окружающих. Для этого он должен найти информацию и выразить свои мысли и эмоции.

Сообщение. Это формулировка отправляемой идеи, закодированной в виде символов. Именно кодирование превращает идею в сообщение.

Канал. В коммуникационном процессе каналом  называется средство, с помощью которого передается сообщение получателю. В  качестве передаточного средства могут  выступать устные выступления, обращения, телефонные разговоры, различные встречи  и собрания, письменные отчеты, средства массовой информации.

Получатель. Получатель - лицо, которому адресовано сообщение, декодирует содержащиеся в  послании символы, интерпретирует для  себя их значение, используя свой опыт или предлагаемые рекомендации.

Обратная  связь. В том случае, когда получатель реагирует на коммуникации отправителя  обратным сообщением, возникает обратная связь.

Помехи, барьеры. Помехи и барьеры искажают смысл передаваемой информации и  нарушают качество сигнала. В теории передачи информации их называют шумами. Определенные шумы существуют в коммуникационном процессе всегда. Их невысокий уровень  позволяет передавать сообщения. Высокий  уровень шума может полностью  исказить смысл сообщения.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы  таковы:

                                                                                                                                   5                                                                                                                                                                           

Зарождение  идеи.

Кодирование и выбор канала.

Передача.

Декодирование.

Хотя  весь процесс коммуникаций часто  завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его  этапов, проанализируем эти этапы, чтобы  показать, какие проблемы могут возникнуть в разных точках.

Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена. К сожалению, многие попытки  обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи. Кит Девис  подчеркивает важность данного этапа: “Неудачное сообщение не станет лучше  на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив  этапа - не начинайте говорить не начав  думать”.

Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она  послужит обмену информации. Отправитель  решил только, какую именно концепцию  он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить  процесс эффективно, он должен принять  в расчет множество факторов. К  примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов  работы, должен четко понимать, что  идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может  заключаться в смутных общих  похвалах или критике поведения  подчиненных.

Этот  пример показывает также связь между  восприятием и коммуникацией. У  руководителя, который считает подчиненных  способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи обмена информацией на указанную  тему по существу. Управляющий, который  воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

 

 

                                                                                                                                   6

Еще один пример потенциальных проблем  на этапе зарождения идеи дает нам  начальник цеха, только что принявший  сообщение от высшего руководства  о том, что компании нужно на 6 % увеличить производство видеоигр без увеличения сверхурочных выплат.                                                                  

  Если начальник цеха не сможет  сообразить, каким путем лучше  всего обменяться этой информацией  с подчиненными и направит  им это сообщение в точности  таким, каким оно было получено, возможны недоразумения, поскольку  рабочие поймут лишь сам факт  того, что изменения необходимы. Если же руководитель в самом  деле подумает те идеи, которые  требуют передачи, он может прийти  к следующим заключениям:

Рабочие должны понять, какие именно нужны  изменения - прирост объема производства на 6% без дополнительных сверхурочных.

Рабочие должны понять, почему нужны эти  изменения, иначе они могут сделать  вывод, что компания пытается выжимать из них побольше, а платить поменьше, и взбунтоваться.

Рабочие должны понять, каким образом следует  осуществить изменения - качество продукции  и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует  в своем сообщении высшее руководство.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать  неудачно, поскольку по отношению  к ним именно так действует  высшее руководство. Дело в том, что  руководители высшего звена часто  служат ролевой моделью для поведения  подчиненных. Если наши руководители склонны  к принуждению или не откровенны в обмене информации с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. однако вы находитесь в  ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно  действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что  в действительности необходимо, так  это осознать - какие идеи предназначены  к передаче до того, как вы отправляете  сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

 

            

                                                                                                                     

                                                                                                                                   7            

      1.2.Обратная связь и помехи  в коммуникациях

Искажение сообщений. При движении информации на предприятии вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, а в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место когда руководитель не согласен с сообщением. В этом случае руководитель модифицирует сообщение, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Информация изменяется под влиянием её фильтрации. На предприятии существует потребность фильтровать сообщение с тем, чтобы направлять те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно работники управления определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подтолкнуть их к отмене одних и акцентированию других сообщений. Далее, поскольку подчинённые часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут направлять ему только то, что он хочет услышать.  
 
^ Информационные перегрузки. Преграды на пути обмена информацией могут быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощённый переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. То же относится и к обмену информацией.  
 
^ Неудовлетворительная структура предприятия. Если организационная структура предприятия продумана плохо, возможности руководителя продумывать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. Наиболее эффективна для организационных коммуникаций линейная структура управления. В этих условиях растёт вероятность информационных искажений. Надо создавать в фирме систему обратной связи, регулируя информационные потоки, развёртывая системы сбора предложений, печатая материалы информационного характера для использования внутри предприятия и применяя достижения современных информационных технологий.