Контрольная работа по "Менеджменту"

СЭД изначально создавались  с целью помочь предприятиям структурировать  и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с  бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД  демонстрируют только в последнее время.

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это, видно хотя бы из нечеткости самих определений  понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение  монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с  энтропией, с одним из основных понятий  классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер  пишет: "Количество информации в  системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы  есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с  обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая  энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся  хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для  закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

 

                                                                                                                       22

В теории управления целесообразно  применять определение  информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого  труда. Важно подчеркнуть ряд  требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой  процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки  и передачи информации зависит эффективность  управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных  производственных точек зрения и  с учетом требований потребителей;

•исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время. Оптимальный  способ хранения производственной информации - создание

баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При  этом способе создания и использования  массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных  производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих  сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем  объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия  в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами.

                                                                                                                       23

 Базы данных постоянно  обновляются в соответствии с  ходом технологического процесса  и с учетом требований потребителей  информации, решающих большой комплекс  информационно связанных управленческих  задач.

Выход в свет в конце 40-х  годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.

Управление социальными  системами, их подсистемами и организациями  предполагает производство, воспроизводство  и применение различных видов  информации. Оно включает:

1. Производство информации  в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения  практического опыта в области  производства, культуры, образования,  социально-политической жизни и  т.д.;

2. сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

3. аналитико-синтетическая  переработка информации (библиографическое  описание, классификация, предметизация,  аннотирование, реферирование, перевод,  кодирование);

4. хранение и поиск информации;

5. размножение и распространение  информации, передача ее потребителю;

                                                                                                                       24

 

6. использование информации;

7.контроль за эффективностью  использования информации.

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его  информационной природе. В управляющей  системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных  производствах, научно-технических  разработках о составе коллектива, формах организации его труда  и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта  и обосновываются условия и этапы  ее реализации, т. е. принимаются решения  по преобразованию объекта. Организация  реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия  на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и  объективнее информация, находящаяся  в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в  объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в  своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает  в результате своей деятельности новую командную информацию с  целью перевода управляемого объекта  из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом  и продуктом управленческого  труда.

Информация как элемент  управления и предмет управленческого  труда должна обеспечить качественное представление о задачах и  состоянии управляемой и управляющей  систем и обеспечить разработку идеальных  моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном  состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о  логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. Первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи  всем объектам определенного  класса и различаются лишь  количественным выражением;

                                                                                                                       25

2. Схемы классификационных  связей, которые отражают логику  изменений в производственном  процессе и обосновывают направления  преобразования информации (информационной  модели).

Они в большей мере связаны  со спецификой объекта. Это позволяет  выделить два уровня характеристик  информационного обеспечения:

• элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

• системный, т.е. воспроизводящий  взаимосвязи и зависимости между  классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным  условиям схема документооборота. Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе  управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд  ее особенностей. Прежде всего, информация—это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая  особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием  информационных массивов — банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для  разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится  к предметам труда особого  рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более  четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить  новые связи между отдельными классификационными группами информации.

                                                                                                                       26

Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной  при минимуме исходной информации.

Старение информации в  ряде случаев связано с потерей  ее ценности для конкретных условий  и целей, но она может быть омоложена  и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная  информация как база для анализа  динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости  от степени ее подготовленности может  быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих  отдельные стороны процесса и  его элементов;

• вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения  целесообразной производственной информации;

• информационные модели отдельных  элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние  объекта;

• информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных  элементов и процессов;

• интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения  и имеющие активную направленность.

Первые две степени  являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны  с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей  пользуется руководителем.

Решения являются идеальным  описанием желаемого состояния  объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного  применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых  условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который  данное решение направлено.

Для анализа информационного  обеспечения наибольшее значение имеет  выделение следующих разновидностей информации:

 

                                                                                                                       27

• в зависимости от описываемых  процессов - производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних  хозяйственных связях;

• по отношению к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную;

• по роли в процессе управления - директивную, нормативную, плановую, аналитическую;

• о степени обновляемости  и порядку поступления - постоянную и переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;

• по степени агрегирования - простую, интегрированную, усредненную  и т. п.;

• по степени преобразования - первичную, производную, обобщенную;

• по степени обработки - бухгалтерскую, статистическую, оперативно-производственную и т. п.

При организации информационного  обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую  от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта  на происходящие изменения и реализуемые  решения.