Контрольная работа по "Менеджменту"

 

                                                                                                                                   8

 

       2.Правила ведения собраний и совещаний

Словесное общение руководителя включает: инструктаж подчиненных, выступление  на собрании, проведение совещания, постановку задачи, дружескую, воспитательную или  деловую беседу, анализ ошибок подчиненных.

Одной из важнейших форм управленческой деятельности являются деловые встречи (беседы и совещания). Это одна из самых распространенных форм взаимодействия на работе.

Беседы. Менеджер должен уметь  вести деловые беседы. От этого  во многом зависит успех или неуспех  дела. Ученые определили, что при  восприятии одного и того же сообщения  его эмоциональная насыщенность располагается в следующем убывающем  порядке:

-индивидуальная беседа;

-групповая беседа и слушание выступающих и докладчиков, просмотр кинофильма и телепередачи;

-слушание радиопередачи;

-чтение типографского и машинописного текста;

-чтение рукописного текста.

В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при  «мозговой атаке»), дискуссия.

В теории управления деловое совещание  определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством  обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений  и способ координации активности людей и подразделений. Совещание - это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью  обмена информацией и принятия коллективного  решения по актуальным проблемам. Некоторые  авторы относят совещания к так  называемым протокольным жанрам - это  означает, что проходят они в обстановке строгой официальности, обусловленной  фиксацией устной речи, ведением протокола.

 

                

 

 

                                                                                                                                   9                

                                    2.1. Деловые совещания 

Совещание- способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.                                                                                

Актуальность  темы не вызывает сомнений, поскольку  коллективное обсуждение как форма  делового разговора имеет много  положительных сторон. Во-первых, оно  повышает эффективность мышления. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями. Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

  Деловые совещания очень разнообразны, обычно выделяют следующие виды:

- диктаторские (право голоса у  руководителя, остальные молча слушают,  получая часто нагоняй от шефа);

- автократические (ведутся в диалоговом  режиме, когда руководитель задает  вопросы каждому участнику и  получает ответы на них);

- сегрегативные (когда планируются  доклад руководителя и выступления  назначенных им подчиненных);

- дискуссионные (для них характерен  свободный обмен мнениями, вырабатывается  решение, которое принимается  голосованием участников с последующим  утверждением руководителем);

- свободные (это совещания без  четкой повестки дня и без  председателя. Чаще всего они  являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы  зашло в тупик. В этом случае  председатель собрания объявляет  большой перерыв, в ходе которого  стихийно возникают кулуарные  совещания).

 

 

                                                                                                                                10

Чаще  всего деловые совещания проводятся по следующим поводам:

-при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

при условии, что решение вопроса  затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений  организации или фирмы;

в случае, если для решения вопроса  необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения  узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому  прежде чем созывать совещания, следует  подумать относительно необходимости  его проведения. Но если проведение делового совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим  образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

Деловое совещание - это деятельность, связанная  с принятием решения группой  заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения, распределения  ролей в группе, отношения между  членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние  на характер выступлений участников совещания и его результаты. Выделяют следующие основные задачи деловых  совещаний:

1) Выяснить, проанализировать состояние  дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе ...); обменяться информацией по обсуждаемому  вопросу, скоординировать усилия  и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный  тип собрания.

2) Проинформировать коллектив о  поисках в решении проблем,  о новом опыте и возможностях  его внедрения, убедить сотрудников  в правильности проводимой хозяйственной  политики. Для решения этих задач  предназначено разъяснительное  собрание, или собрание - инструктаж.

 

 

                                                                                                                                 11

3) Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это  тип собрания - проблемное, или «мозговая  атака».

4) Отобрать и принять конструктивные  решения. Это задача собрания - принимающего решения.

5) Дать участникам необходимые  знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция,  или учебное собрание.

Эффективность делового совещания во многом зависит  от таланта организатора - от его  речевого мастерства и управленческих способностей.

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 12

                      2.2.Как подготовиться к совещанию

В наиболее общем виде подготовка к  проведению совещания включает следующие  действия: принятие решения о его  проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение  задач собрания и его общей  продолжительности, даты и времени  начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта  решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при  необходимости -- размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

После того как принято решение о  проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное  число, но только тех, которые действительно  необходимы, при отсутствии которых  совещание было бы неэффективным. По количеству участников собрания могут  быть узкими (до 5 человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них  трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в  них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное  количество участников для внутреннего  делового заседания - от 6 до 9.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо подобрать  дискутантов. Причем речь идет не о  поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию  в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно  реагировать на противоположные  точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует  рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых  коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы  не заставлять людей в течение  дня без конца переключаться  с одного вида работы на другой, заседания  целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва.

 

 

 

                                                                                                                                 13        

  С учетом общих затрат времени - т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу - начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.Требуется заблаговременно оповестить участников совещании о его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 14

2.3. Каких правил  нужно придерживатся при ведении   

                          делового совещания       

  Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Психологи предлагают перед открытием совещания  приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так  называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для  основной части, или установку, а  концовка разговора оставляет в  памяти отношение к этому разговору.

Удачно  и такое начало, когда секретарь  напоминает присутствующим, какие решения  были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально  за это отвечает. Такое начало сразу  настраивает присутствующих на деловой  лад и дисциплинирует.

Ведущему  совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты, в котором он должен сообщить: цель совещания; повестку дня; возможные решения и условия  их принятия; порядок ведения и  оформления протокола.

Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей  важности и сложности. Этот подход считается  наиболее целесообразным. Однако психологи  утверждают, что первым следует обсуждать  вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного  времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный  психологический настрой: успешно  покончив с одним вопросом, они  готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный. Выбор способа  поведения зависит от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить  то или иное совещание.

Дипломатический стиль предполагает учет мнения всех участников совещания. При этом неизбежны  компромиссы.

                                                                                                                                 15

  Присутствующие на совещании  убеждаются, что есть и их вклад  в принятие решения, что их  сотрудничество вам как руководителю  небезразлично. Дипломатия уместна  в следующих случаях:

- когда достаточно времени, чтобы  обсудить все доводы;

- решение будет успешно внедрено  только тогда, когда его признают  все участники обсуждения;

- участники совещания понимают  проблему и знают варианты  ее разрешения;

- возникли большие разногласия,  и необходимо убедить несогласных  в правильности принимаемого  решения.

При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся  «протащить» свои проекты, действуют  напористо. При таком ведении  совещания руководитель уверенно держит бразды правления в своих руках, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для реализации решений. Авторитарное поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в  том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения -- дипломатический и авторитарный -- могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания  следует отнести к нежелательным  исключениям, особенно если его участникам придется работать и дальше. Поэтому  здесь мы рассмотрим лишь дипломатический  стиль ведения делового совещания  как предпочтительный в новых  условиях, когда административно-командная  система осталась в прошлом.