Курс лекций по "Проектной деятельности"

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ МІСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА

ТЕКСТИ ЛЕКЦІЙ

з модулю

«ПРОЕКТНА ДІЯЛЬНІСТЬ»

(для студентів 5 курсу усіх форм навчання

спеціальності 7.000003 – «Управління проектами»)

Харків – ХНАМГ – 2011

              Тексти лекцій з модулю «Дослідження систем управління» (для студентів 5 курсу усіх форм навчання спеціальності 7.000003 – «Управління проектами») / Укл.: Сухонос М.К., Мущинська Н.Ю. – Харків: ХНАМГ, 2011. – 83 с.

Укладач: М.К. Сухонос, Н.Ю. Мущинська

Рецензент: к.е.н., доц. Висоцька Г.В.

              Мета цих текстів лекцій – набуття студентами теоретичних знань і практичних навичок у вирішенні прикладних завдань з модулю «Проектна діяльність».

Рекомендовано кафедрою управління проектами в міському господарстві і будівництві, протокол №  1 від «31» серпня 2010 р.

ВСТУП

Дисципліна «Проектна діяльність» є нормативною дисципліною в системі підготовки спеціалістів за спеціальністю 7.000003 – «Управління проектами».

Метою дисципліни є формування компетенцій проектного менеджера щодо ефективного виконання проектних робіт та здійснення контролю за виконанням робіт проекту.

Предметом дисципліни є специфічні механізми, процеси і інструментарій виконання, контролю і оцінки результатів проектної діяльності командою проекту на основі зведеного плану проекту.

              Головними завданнями курсу «Проектна діяльність» є навчити студентів на основі проектного документу здійснювати координацію виконання робіт проекту та на основі документів з контролю виконання, проектного документа та звітів про виконання проекту розробляти узагальнений документ про досвід реалізації проекту.

ЗМ 1.1 Виконання робіт проекту

УНЕ 1. Управління виконанням проекту.

Управління виконанням та якістю проекту

Всі проектні роботи можна поділити на 2 великі групи: роботи для виконання та роботи для контролю. Безпосередніми виконавцями перших є члени КМП, а других - підрядники, субпідрядники, співвиконавці. Чим більші масштаби проекту, тим вища частка робіт другої групи. Тому дії КМП, спрямовані на виконання проекту, в основному полягають у здійсненні контрольних функцій.
Контроль за виконанням проектних робіт базується на загальних принципах контролю, відомих з курсу менеджменту. Але деякі особливості проекту, насамперед його унікальність і часова обмеженість, визначають певну специфіку цих процесів. Виконання робіт за проектом здебільшого зосереджене на двох напрямках:

-         управління змістом проекту;

-         управління якістю проектних робіт.

Управління змістом проекту ставить мету забезпечення складу, основних характеристик та результатів згідно з затвердженим планом. Сенс цього напрямку роботи визначається тим, що унікальність проекту породжує невизначеність порядку виконання і результатів як окремих робіт, так і проекту в цілому. Тому необхідно впровадити систему контролю за змінами і своєчасно реагувати на них відповідними управлінськими рішеннями.

Управління якістю проекту діє поряд з такою функцією, як управління витратами й часом, однією з найважливіших у проектному менеджменті.
Під якістю розуміється цілісна сукупність характеристик об'єкта, які можуть задовольняти встановлені чи передбачені потреби. Звичайно потреби формулюють за допомогою характеристик на основі встановлених критеріїв. Потреби можуть включати, наприклад, експлуатаційні характеристики, функціональну придатність, надійність, безпеку тощо.

Сучасна концепція менеджменту якості спирається на такі основні принципи:

- якість - невід'ємний елемент проекту в цілому, а не окрема функція управління;

- оцінювання якості здійснює споживач, а не виробник;

- відповідальність за якість має бути адресною;

- для реального підвищення якості потрібні нові технології;

- підвищити якість можна тільки завдяки зусиллям усіх співробітників фірми;

- контролювати процес завжди більш ефективно, ніж його результат (продукт);

- політика в галузі якості має бути складовою загальної політики фірми.

Ці принципи є основою найбільш популярного та обґрунтованого з погляду методології напрямку в цій галузі - загального управління якістю (Total Quality Management - TQM).

Таким чином, менеджмент якості у межах управління проектом - це система методів, засобів та видів діяльності, що спрямовані на виконання вимог й очікувань клієнтів проекту, до якості самого проекту та його продукту. Якість проекту визначається ефективністю його розробки та здійснення згідно з вимогами замовників. У свою чергу якість продукту проекту визначається його кінцевими споживачами.

Склад процесів виконання у проектному менеджменті

Процеси виконання в проектному менеджменті спрямовані на реалізацію календарного плану проекту. У цих процесах члени КМП можуть виступати в ролі прямих виконавців, але здебільшого виконують менеджерські функції, основним завданням яких є просування до кінцевих цілей проекту.

До складу процесів виконання входять:

Безпосереднє виконання плану проекту. Тобто виконання членами КМП окремих робіт, де вони є безпосередніми виконавцями. В нашому прикладі це передусім робота, пов'язана з оформленням контракту, розробкою документації для проведення сертифікації продукції й т. ін.

Перевірка змісту проекту або контроль за виконанням робіт, до яких залучені субпідрядники чи інші зацікавлені сторони проекту. Ці роботи становлять більшість проектних робіт, щодо яких члени КМП виконують переважно менеджерські функції.

Управління якістю проекту. Під забезпеченням якості в проектному менеджменті розуміється чітке дотримання технічних, економічних, екологічних та інших параметрів проекту.

Управління командою проекту, яке полягає в удосконаленні індивідуальних і групових навичок КМП задля поліпшення роботи в рамках проекту. Робота з командою базується на відомих принципах менеджменту персоналу. Але водночас, виходячи з особливостей проекту, цей напрямок процесів виконання має певні відмінності.

Поширення інформації, що включає своєчасне надання необхідних даних щодо ходу виконання проекту його зацікавленим особам. Якісне виконання цієї роботи дає змогу вносити своєчасні зміни в плани проекту та реагувати на можливі негативні наслідки.

Управління закупівлями. Цей процес має дуже важливе значення в усій системі проектного менеджменту. Фактично він полягає у використанні бюджетних коштів, необхідних для придбання матеріальних ресурсів, обладнання, послуг. Процес управління закупівлями складається з клопотань, вибору джерела постачань та адміністрації контрактів.

Виконання плану проекту - це головний етап комплексу робіт, у ході якого формуються основні практичні результати втілення його ідеї. У здійсненні цих процесів менеджер проекту і його команда повинні скоординувати та спрямувати різні технічні й організаційні зв'язки, які визначені календарним планом проекту.
Вхідні дані процесів виконання формуються на етапі планування проекту. Тобто календарний план проекту, допоміжні плани (план управління змістом, план закупівель та ін.), встановлені методи контролю є основними вхідними даними процесів виконання.

Хоча план і є головною метою при здійсненні безпосереднього виконання проектних робіт, однак слід пам'ятати, що його параметри не мають директивного характеру. Навпаки, процеси виконання повинні перевіряти дієздатність раніше розробленого плану, його спроможність реалізувати основну бізнес-ідею проекту. І якщо в результаті виконання з'ясується, що планом не передбачені ті чи інші фактори, завданням КМП є здійснення певних коригувальних дій. Здійсненню цих дій можуть сприяти визначені допоміжні деталі до плану проекту:

- результати інших процесів планування, що не ввійшли до плану проекту;

- додаткова інформація чи документація, отримана в процесі розробки плану проекту (обмеження, допущення);

- наявна технічна документація - вимоги, специфікації, креслення;

- документація відповідних стандартів, норм та нормативів.

До методів та заходів виконання плану проекту відносять загальні управлінські навички, знання та навички щодо продукту, систему надання повноважень щодо робіт, наради з огляду стану проекту, інформаційну систему управління проектом, організаційні процедури.

Звичайно, КМП формується як команда менеджерів із тих чи інших питань, пов'язаних з виконанням проекту, тому якість виконання проекту багато в чому залежить від їх загальних управлінських навичок. Щодо проекту особливе значення серед них мають: лідерство, комунікація, ведення переговорів.

Ефективна реалізація проекту потребує від членів КМП знань та навичок щодо створення чи використання продукту проекту. Необхідні навички задаються як частина процесу планування і забезпечуються під час комплектування штатів.
Система надання повноважень щодо робіт - це формальна процедура санкціонування виконання робіт проекту з метою забезпечення їх виконання у необхідній послідовності та призначений час. Проектування системи надання повноважень щодо робіт має виходити з ідеї балансу між цінністю системи контролю та витратами на її впровадження. Наприклад, у невеликих проектах достатньо усного розпорядження про надання повноважень. Система надання повноважень припускає також призначення для виконання робіт саме тих виконавців, які змогли б виконати її краще за інших.

Зважаючи на обмежений час виконання проекту, в його реалізації дуже велику увагу слід приділяти нарадам з огляду стану проекту. Вони мають регулярно плануватися і проводитися з метою взаємного обміну інформацією щодо проекту. Це дає можливість своєчасно реагувати на зміни обставин, що можуть призвести до відхилень параметрів проекту від встановлених його зацікавленими особами. В результаті з'являються умови для своєчасного реагування на них та прийняття ефективних управлінських рішень.

Інформаційна система управління проектом складається з методів та засобів, які використовуються для збирання, зведення і висвітлення результатів усіх процесів управління проектом. Вона створюється та діє від початку і до закінчення проекту задля підтримки його впровадження. До її складу включаються документація й автоматизовані системи.

Залежно від специфіки проекту, його складності, а також вимог зацікавлених сторін у рамках його реалізації можуть діяти ці чи інші організаційні процедури. Вони можуть бути поширені на систему звітності, прийняття окремих етапів, порядок виконання стандартизованих процедур тощо. Створення найбільш раціональної організаційної процедури залежить від фахового рівня менеджера проекту та його команди, їхнього досвіду в управлінні проектами, стилю керівництва.

Параметри проекту, які підлягають керуванню

Сенс виділення проекту із системи поточної діяльності організаційної структури полягає в тому, щоб забезпечити максимальне зосередження його виконавців на досягненні мети. Тому необхідно включити до складу проектних робіт лише ті, що безпосередньо мають риси проектних, тобто одночасно є унікальними, обмеженими у часі й спрямованими на досягнення конкретної мети.
У діловому плані може обґрунтовуватися досить велика кількість напрямів реалізації бізнес-ідеї, але далеко не всі вони мають характер проектних, тобто характеризуються тимчасовістю, унікальністю та чітко виділеною цільовою спрямованістю на цілком конкретний результат. Крім того, ці напрями поділяються на ті, які безпосередньо спрямовані на створення продукту проекту, і ті, які забезпечують його ефективну експлуатацію. Для того щоб проект реалізовувався найбільш плідним засобом, необхідно в першу чергу виділити з загального кола робіт ті, які мають ознаки проектних. Це дасть змогу максимально сконцентруватися саме на продукті проекту, а звісно забезпечити його створення найбільш раціонально.

Отже, однією з передумов успішного виконання проекту є чітке визначення параметрів проекту, які підлягають управлінню. Тут має виконуватися правило: "Нічого зайвого, що безпосередньо не пов'язано зі створенням продукту проекту, матеріалізації його мети".