Курс лекций по "Проектной деятельности"

3. Засвоєні уроки. Випадки відхилень, причини вибору дій з коригування та інші типи уроків, засвоєних у результаті контролю календарного плану, мають бути задокументовані в такий спосіб, щоб стати частиною бази даних як по цьому проекту, так і по всіх проектах, що виконуються в цій організації.

УНЕ 4. Управління вартістю

Оцінка вартості проектних робіт

Оцінка вартості включає розробку приблизної (оцінки) вартості ресурсів, необхідних для виконання робіт проекту.

Якщо проект виконується за контрактом, увага має бути приділена відмінності між оцінкою вартості та ціновою політикою. Оцінка вартості включає отримання оцінки ймовірних кількісних результатів - скільки коштуватиме для організації, що виконує проект, розробка конкретного продукту чи послуги. Цінова політика - це комерційне рішення, скільки коштів може витратити організація, що виконує проект, на виробництво продукту чи послуги; тут вона використовує як один з безлічі чинників і оцінку вартості.

Оцінка вартості включає визначення і розгляд різних вартісних альтернатив. Наприклад, у більшості прикладних сфер додаткова робота протягом фази розробки широко використовується для скорочення витрат у фазі виробництва. Оцінюючи вартість, слід розглянути, чи допоможуть додаткові витрати на проектні роботи дістати економію очікуваних витрат.

Рис. 1.10. Логічна схема оцінки вартості ресурсів проекту

Вхідні дані для оцінки вартості:

1. Ієрархічна структура робіт. Ієрархічна структура робіт (WВS) використовується для упорядкування оцінок вартості і для забезпечення того, іцоб була оцінена вся необхідна робота.

2. Вимоги до ресурсів. Результати з планування ресурсів - це описання того, які типи ресурсів і в яких кількостях необхідні по кожному елементу ієрархічної структури робіт. 

3. Ресурсні норми. Окрема особа (група осіб), що працює над оцінками, повинна знати одиничні норми (погодинну зарплату персоналу, вартість кубічного ярда матеріалу тощо) по кожному ресурсу, для того щоб розрахувати проектні вартості. Якщо фактичні норми невідомі, то можна оцінити самі норми.

4. Оцінка Тривалості робіт. Оцінка тривалості робіт мас вплинути на оцінки вартості в будь-якому проекті, в якому бюджет включає витрати на фінансування робіт -капіталовкладення.

5. Інформація з архіву. Інформація з архіву відносно вартості багатьох категорій ресурсів доступна з одного або кількох таких джерел:

• Файли проекту - одна чи більше організацій, залучених до проекту, можуть зберігати записи про попередні проектні результати, які є достатньо детальними, щоб допомогти в оцінці вартості. У деяких прикладних сферах такі записи можуть зберігати окремі члени команди.

• Комерційні бази даних з оцінками вартості - інформація з архіву часто може бути доступною через комерційні канали.

• Інформованість членів команди проекту - окремі члени команди проекту можуть пам'ятати попередні фактичні результати або оцінки. Хоч така інформація І може стати у пригоді, проте вона в основному не така надійна, як та, що задокументована.

6. Карта обліку. Карта обліку описує кодову структуру, що використовується виконавчою організацією для складання фінансового звіту в головній книзі. Оцінки вартості проекту мають призначатися за правильною категорією обліку.

Методи та засоби оцінки вартості:

1. Оцінка на основі аналогів. Оцінка на основі аналогів, або оцінка «зверху - вниз», означає використання фактичної вартості попередньої аналогічної роботи як оцінки вартості майбутньої роботи. Вона часто використовується для оцінки загальної вартості проекту, коли про нього є небагато детальної інформації (наприклад, на його ранніх фазах). Оцінка на основі аналогів є однією з форм висновку експерта.

Оцінка на основі аналогів дешевша за інші методи. Вона найбільш надійна, коли попередні проекти схожі не тільки за формою, а й за змістом, і коли особи (група осіб), що виконують цю роботу, мають необхідний досвід.

2. Параметричне моделювання. Параметричне моделювання включає використання властивостей (параметрів) математичної моделі для прогнозу вартості проекту. Моделі можуть бути простими (при зведенні житлового будинку квадратний метр житлової площі коштуватиме певну суму грошей) або складними (одна модель вартості розробки програмного забезпечення використовує 13 різних змінних чинників, по кожному з яких є 5-7 значень).

Як вартість, так і точність параметричних моделей варіюється у великих межах. Найбільш імовірно надійними вони будуть, коли інформація з архіву, що використовується для розробки моделі, була достатньо точною, використовувані в моделі параметри є такими, що чітко вимірюються кількісно, і коли модель масштабується - працює однаково добре як для дуже великого проекту, так і для дуже малого.

3. Оцінка «знизу - вверх». Метод полягає в оцінці вартості окремих елементів робіт і подальшому підсумовуванні їх для отримання результату по проекту.
Вартість і точність оцінки «знизу - вверх» залежать від розміру окремих елементів робіт: чим дрібніші елементи робіт, тим вищі вартість і точність. Команда управління проектом має оцінити, що важливіше: підвищена точність або підвищена вартість.

4. Програмні засоби. Такі програмні засоби, як програмне забезпечення з управління проектами й електронні таблиці, широко використовуються для допомоги в оцінці вартості. Вони можуть спростити використання методів, описаних вище, і в такий спосіб сприяти прискоренню розгляду вартісних альтернатив.

Результати з оцінки вартості

1. Кошторис. Кошторис - це кількісна оцінка імовірних значень вартостей ресурсів, необхідних для завершення робіт проекту. Вони можуть бути представлені сумарно або детально.

Вартості мають бути оцінені для всіх ресурсів, які використовуватимуться в проекті. Вартості включають (але не обмежуються) вартості трудових ресурсів, матеріалів, поставок і спеціальні види вартостей, такі як поправка на інфляцію чи бюджетний резерв.

Вартість загалом виражається в грошових одиницях (доларах, франках, ієнах і т.ін.) для того, щоб спростити порівняння як всередині одного проекту, так і між різними проектами. Інші одиниці, такі як людино-години або людино-дні, можуть бути використані, якщо без їх застосування не можна буде правильно оцінити вартість проекту (наприклад, труднощі у відмінності ресурсів з дуже різними вартостями). Інколи для оцінки можуть бути застосовані різні одиниці вимірювання -щоб вдосконалити контроль за управлінням.

Оцінка вартості може уточнюватися в ході виконання проекту, для того щоб відобразити додаткові деталі. Для деяких прикладних сфер розроблені рекомендації відносно того, коли і з яким очікуваним ступенем точності мають виконуватися подібні удосконалення. Наприклад, компанія ААСЕ International визначила таку послідовність з п'яти типів оцінки в будівельних проектах на стадії інжинірингу: порядок величин, концептуальна, підготовча, головна і контрольна.

2. Допоміжні деталі. Допоміжні деталі для оцінки вартості повинні включати:

• Описання змісту роботи, що оцінюється. Це часто виконується з допомогою WВS-структури.

• Документування основ для оцінки, тобто як вона виконується.

• Документування всіх зроблених допущень.

• Зазначення діапазону можливих результатів. Величина і тип додаткової детальної інформації варіюються залежно від прикладної сфери. Збереження навіть грубих прикидок може виявитися цінною інформацією для кращого розуміння того, як проводиться оцінка.

3. План управління вартістю. План управління вартістю вміщує описання, як краще управляти розбіжностями по вартості (наприклад, різні реакції на основні й на другорядні проблеми). План управління вартістю може бути формальний і неформальний, дуже детальний і широко окреслений, заснований на потребах зацікавлених осіб проекту. Він є допоміжним елементом загального плану проекту.

Визначення бюджету

Визначення бюджету включає поділ кошторису по роботах проекту для створення вартісної основи для контролю за виконанням.

Рис. 1.11. Логічна схема визначення бюджету проекту

Вхідні дані для визначення бюджету:

1. Кошторис.

2. Ієрархічна структура робіт. Ієрархічна структура робіт визначає проектні елементи, яким мас бути надана вартість.

3. Календарний план проекту. Календарний план проекту включає дати планового старту й очікуваного фінішу по проектних елементах, яким будуть надані вартості. Ця інформація необхідна для надання вартості тим часовим періодам, з якими вона зв'язана.

Методи та засоби для визначення бюджету:

1. Методи та засоби оцінки вартості. Методи та засоби для розробки оцінки вартості проекту, використовуються також для складання кошторису по кожній роботі проекту.

Результати з визначення бюджету:

Вартісна основа. Вартісна основа - це бюджет, впорядкований по часових періодах і використовуваний для контролю і відстежування вартісного виконання в проекті. Розробляється такий бюджет з допомогою підсумовування оціночних вартостей по періодах. 

Багато проектів, найчастіше великі, можуть мати безліч вартісних основ для вимірювання різних аспектів вартісного виконання. Наприклад, план витрат або прогноз руху грошових коштів є вартісною основою для вимірювання сум відшкодувань.

Контроль вартості

Контроль вартості зосереджується на виявленні чинників, що впливають на вартісну основу, для гарантії того, що ці зміни будуть сприятливими, визначенні того, що вартісна основа змінилася, і на управлінні фактичними змінами по мірі їх виникнення. Контроль вартості включає:

• Відстежування вартісного виконання для виявлення відхилень від плану.

• Гарантування того, що всі відповідні зміни точно відображені у вартісній основі.

• Запобігання включенню у вартісну основу неправильних, невідповідних або незатверджених змін.

• інформування відповідних зацікавлених осіб про затверджені
зміни.

Контроль вартості включає пошук відповідей на запитання «чому», що стосуються як позитивних, так і негативних відхилень. Він має бути ретельно інтегрований Іншими процесами контролю (контролем за зміною змісту, контролем за зміною календарного плану, контролем якості та іншими видами контролю). Наприклад, неправильні реакції на відхилення по вартості можуть спричинити проблеми з якістю чи календарним планом або неприпустимо підвищити ризик на пізніх стадіях проекту.

Рис. 1.12. Логічна схема контролю вартості проекту

Вхідні дані для контролю вартості:

1. Вартісна основа.

2. Звіти Про виконання. Звіти про виконання (обговорюються в пункті 10.3.3.1) несуть інформацію про вартісну відповідність витрат бюджету. Звіти про виконання іноді підказують команді менеджерів проекту «вузькі місця», які можуть спричинити проблеми в майбутньому.

3. Запити на зміну. Запити па зміну можуть бути в різних формах - усні та письмові, прямі та непрямі, ініційовані зсередини та зовні, обов'язкові та необов'язкові. Зміни можуть зажадати збільшення бюджету, а можуть привести і до його зменшення.

4. План управління вартістю.

Методи та засоби контролю вартості:

1. Система контролю за зміною вартості. Система контролю за зміною вартості задає процедури, за якими може змінюватися вартісна основа. Система включає роботу з документами, системи відстежування і рівні повноважень, необхідні для затвердження змін. Система контролю за зміною вартості має буги вбудована в загальну систему контролю.

2. Контроль за виконанням. Технологія контролю за виконанням допомагає оцінити величину будь-яких відхилень, що відбуваються. Аналіз освоєного обсягу особливо корисний для контролю вартості. Важливою частиною контролю вартості є визначення того, що спричинило відхилення, і рішення про те, чи потрібне коригування по цьому відхиленню.

3. Додаткове планування. Мало проектів виконуються відповідно до плану. Потенційні зміни можуть зажадати нових чи скоригованих кошторисів або аналізу альтернативних підходів.

Результати контролю вартості:

1. Скориговані кошториси. Скориговані кошториси є зміною вартісної інформації, що використовується для управління проектом. У разі необхідності мають бути оповіщені відповідні зацікавлені особи. Скориговані кошториси можуть зажадати внесення змін в інші аспекти загального плану проекту, а можуть і не зажадати.

2. Коригування бюджету. Коригування бюджету - це спеціальна категорія коригувань кошторисів. Коригування бюджету - це зміни затвердженої вартісної основи. А ці цифри коригуються тільки у відповідь на зміну змісту. У деяких випадках відхилення вартості можуть бути настільки серйозними, що стане неминучою зміна вартісної основи для надання реалістичного контролю виконання.

3. Коригуючі дії. Коригуючі дії - це ті, що відбуваються з метою узгодження очікуваних майбутніх показників виконання проекту з планом проекту.

4. Оцінка по завершенні. Оцінка по завершенні (ЕАС) — це прогноз підсумкових проектних вартостей, що грунтується на виконанні проекту. Найбільш загальні технології прогнозування базуються на таких відхиленнях: