Мотивация персонала

3. Рассмотреть возможности  использования неформальных коммуникаций  в целях организации.

4.Охарактеризоать содержание коммуникационного  процесса.

5. Рассмотреть коммуникационные  барьеры.

6. Охарактеризовать коммуникационные  сети.

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ПОНЯТИЕ КОММУНИКАЦИЙ  В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и значение  коммуникаций

 

    Существенное значение в организационном поведении имеет установление продуктивных информационных взаимосвязей, эффективное использование коммуникативных возможностей и ресурсов организации. Успешные коммуникации обеспечивают повышение результативности работы всех звеньев организации и достижение целей управления.

    Коммуникации – это одна из наиболее  сложных и неоднозначных проблем организационного поведения.

    Коммуникации обусловлены социальной сущностью человека, они имеют большое значение в личной, профессиональной и организационной сфере.                        Д.Кац и Р.Канн считают, что коммуникации являются жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация представляет собой важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и интеграции организационных отношений [17, с.262].

    Оценка специалистов показывают, что в активной жизни большинства людей процессы общения, коммуникации занимают до 75% времени. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний.

    Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения[9, с.249].

Цели коммуникаций в  организационном поведении состоят в следующем:

- обеспечение продуктивного  взаимодействия на основе обмена  информацией, удовлетворение потребностей  в общении;

- совершенствование межличностных  отношений;

- регулирование и оптимизация  поведения персонала;

- установление эффективных информационных каналов внутри и вне организации;

- обеспечение достижения  целей организации.

    Опросы показали, что 73% американских, 63% английских  и 85 % японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием  на пути достижения эффективности их организациями. Согласно другому опросу, примерно 250 тыс. работников из 2 тыс. компаний обмен информацией представляют  себе как одну из самых сложных проблем в организации

[17,с.263].

    Информация выступает одним из важнейших институтов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией  в устном и письменном виде посредством  символов. При этом передаваемая информация  должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения [9, с. 249].

    Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом:

    Контроль - с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции;

    Мотивация - организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.;

Эмоциональное выражение - для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности;

И, наконец, собственно функция  передачи информации - эта функция  связана с ролью коммуникативности  в процессе принятия решений. Она  позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Функциональная характеристика коммуникативного акта может быть дана в зависимости от его направленности и его основной коммуникативной задачи.

    Р. Димблби и Г. Бертон выделяют шесть функций сообщений и коммуникативных актов: предупреждение, совет, информация, убеждение, выражение мнения, развлечение. Эта классификация функций является прагматической, то есть, связанной с употреблением коммуникативных средств для достижения определенных целей.

    Существуют следующие формы коммуникации — письменная, устная, визуальная и т.п. Эти формы отличаются друг от друга особыми системами кодирования послания.

    Средства коммуникации — объединяют различные формы коммуникации, зачастую используя некоторую технологию для заполнения временного и пространственного расстояния между отправителем и получателем сообщения (например, книга: слова, шрифты, картинки, графика). Средства массовой коммуникации (СМК) также могут включать различные формы коммуникации. Например, телевидение и кино использует слова устного языка, картинки, музыку; газета — слова письменного языка, шрифты, иллюстрации и т.п.

    Некоторые из форм и средств коммуникации связаны с технологическими ограничениями. Например, слова слышны только на расстоянии силы голоса отправителя и слуха получателя. Печатные же материалы более стойки ко времени и пространству.

    Все формы и средства коммуникации являются «продолжением человеческого тела», дополняя и усиливая недостаточные функции, в особенности зрения и слуха. Например,  громкоговорители и средства передачи звука усиливают голос, сокращая  расстояние между коммуникантами.

    Средства коммуникации могут быть использованы как преднамеренно, так и непреднамеренно. Невербальные сигналы (мимика) очень часто информируют получателя без особого желания на то отправителя сообщения. Посторонний слушатель также может быть непроизвольным получателем устного речевого сообщения.

    Американский исследователь Эдвард Сепир проводил разграничение между фундаментальными средствами, или первичными процессами, коммуникативными по своей природе, и некоторыми вторичными средствами, облегчающими процесс коммуникации.

    Согласно Сепиру, первичные средства коммуникации следующие: язык, жестикуляция, имитация публичного поведения в процессе включения в образ жизни общества и «социальный намек» (неявные процессы новых актов коммуникативного поведения). Вторичные средства коммуникации  направлены на облегчение первичных коммуникативных процессов в обществе: языковые преобразования, символизм и создание физических условий для осуществления коммуникативного акта.

    Языковые преобразования связаны с заменой кода, познаковым «переводом» (например, устного языка в письмо, азбуку Морзе и т.п.) и делают коммуникацию возможной в тех случаях, когда она затруднена обстоятельствами (например, время и расстояние).

    Символические системы (флажки-сигналы на флоте, семафор и светофор, горн в армейской коммуникативной среде и т.п.) переводят возможное вербальное сообщение не познаково, а глобально, целиком. Это требуется в тех случаях, когда необходима быстрота восприятия сообщения, быстрота реакции, когда ожидается простейший ответ типа да/нет. В армии, например, где «приказы не обсуждают», или на дороге, когда для поворота на большой скорости не так много времени, длинные текстовые сообщения были бы неуместны.

    Развитие физических условий, позволяющих осуществлять коммуникацию, по Сепиру, включает железные дороги, самолет (доставляют коммуниканта), телеграф, телефон, радио (доставляют сообщение или его воспроизведение). При этом увеличение количества средств расширяет и сферу коммуникации.

    Два противоположных взгляда на эти процессы принадлежат М. Мак-Люэну и Э.Сепиру. Мак-Люэн считал, что средства во многом определяют и само содержание сообщения. Он полагал, что современная культура — визуальная по своей сущности, в противовес, например, культуре XIX — начала XX века, преимущественно письменной (печатной). Глобализация коммуникации, по Мак-Люэну, ведет к созданию единого коммуникативного пространства — «глобальной деревни». Э.Сепир, напротив, высказывал «опасение быть понятым слишком многими». С его точки зрения, это ставит под угрозу психологическую реальность образа расширенного Я, противопоставленного не-Я.      Невозможность удержать сообщение в тех границах, на которые оно рассчитано, признавалось и платой за облегчение коммуникации (примеры: подслушивающие устройства или падение уровня художественных ценностей при увеличении спроса и тиража). В то же время он понимал, что угрожающим препятствием воспринимаются скорее сдерживающие факторы коммуникации, например, разнообразие языков и необходимость перевода. Он также положительно оценивал глобализацию научного сообщества и введение языка международной коммуникации.

 

 

1.2. Виды коммуникаций  в организации. Классификация  коммуникаций.

 

    Коммуникации, осуществляемые  в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков (табл. 1).

 

Таблица 1 -  Классификация коммуникаций в организации

 

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	- Коммуникации с помощью      технических средств, информационных технологий - Межличностные
Форма общения	- Вербальные - Невербальные
Каналы общения	- Формальные - Неформальные
Организационный признак (пространственное расположение каналов)	- Вертикальные - Горизонтальные - Диагональные
Направленность общения	- Нисходящие - Восходящие

 

 

    Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются  с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий

(УИС). Менеджеры с помощью УИС могут,  например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой- либо интересующей их области.

    Межличностные  коммуникации. Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях « лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют наибольшую значимость для изучения ОП. На межличностные коммуникации оказывает влияние различные факторы (Приложение А).

    Это коммуникации, имеющие место в организациях  не только между членами рабочих  малых контактных групп. Они  заслуживают особого внимания  по целому ряду причин.

    Во-первых, межличностные  коммуникации отличаются особой эмоциональной окрашенностью, поэтому их эффективность во многом обусловлена личностными чертами партнеров коммуникации.

    Во- вторых, межличностные  коммуникации представляют наибольший  интерес для изучения организационного  поведения, поскольку в первую очередь от их качества зависит характер и продуктивность рабочих взаимодействий. Их основное назначение – содействие решению официальных задач, стоящих перед группами как функциональными единицами организации. Требования, которым должны отвечать межличностные коммуникации, обусловлены прежде всего характером и содержанием трудовой деятельности группы и организации в целом. В бригаде сборщиков, работающих на конвейере, вероятно, больше будут цениться ловкость и точность движений, в проектной группе – профессиональная компетентность, эмоциональная включенность в дела группы, нацеленность на результат.

    В-третьих,  межличностные коммуникации образуют  фундамент, на котором выстраиваются  все виды внутриорганизационных  отношений: между коллегами, руководителями и подчиненными, руководителями разных рангов, сотрудниками организации и клиентами, причем отношений как официальных, так и неофициальных. Существенное значение в межличностной коммуникации имеют личностные черты и деловые качества участников, а также функционально-ролевая структура группы. Главное требование, которому должны отвечать межличностные коммуникации, состоит во взаимном доверии. Отсутствие или дефицит доверия на межличностном уровне подобно коррозии, разрушающей любые искусственные конструкции. Обычно этот дефицит имеет место при недостаточно ясно определенных или общественно сомнительных целях. Без взаимного доверия не может быть надежной и эффективной обратной связи, поэтому если такая связь отсутствует, то причину следует сначала искать в отсутствии доверия. Важные условия доверия: