Мотивация персонала

Получатель декодирует (переводит, расшифровывает) сообщение. Декодирование – процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму.      Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), 
его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

    Результаты декодирования  зависят от навыков, установок,  знаний, ожиданий, социокультурной  среды получателя.

    Обратная связь. Заключительным элементом коммуникационного процесса  выступает обратная связь. Она присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию по полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю – кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т. д. Обратная  связь дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

    Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс[9, с.251].

 

 

 

                    2.2 Эффективность межличностных коммуникаций

 

    Под эффективностью  коммуникаций понимается отношение  информации, принятой без искажений  получателем, к информации, посланной  отправителем:

                                               Эк = Ии: Ио,

где Эк - эффективность коммуникации; Ии и Ио – информация, полученная без искажения, и отправленная информация соответственно.

    Другими словами,  эффективная коммуникация – это  такая, при которой получатель  понимает и принимает все, что  собирался передать ему отправитель. Препятствия, снижающие эффективность коммуникации, определяются как помехи, шумы или коммуникационные барьеры.

    Основные источники  коммуникационных барьеров в  организации:

- функциональная обособленность  структурных подразделений;

- культурно-социальные  различия работников;

- личностно-психологические  особенности;

- физические условия  общения (организация пространства  общения, дефицит времени и  применяемые технические средства).

    Функциональная  обособленность структурных подразделений создает барьеры, «высота» которых зависит  от числа звеньев и ступеней управления, типом взаимосвязей между ними, распределением прав, обязанностей и ответственности между должностными лицами и функциональными блоками и ячейками. Чем меньше иерархических этажей в конструкции организации и чем более однородно содержание деятельности структурных ячеек, тем легче преодолеваются барьеры, связанные с их организационной автономией.

    Культурно-социальные  различия, обусловленные принадлежностью людей к разным социальным группам (национальным, земляческим, профессиональным, возрастным) и сообществам порождают семантические барьеры, связанные с различием смыслов, вкладываемых в одни и те же слова. Например, слово «поведение» в словаре общей лексики определятся как образ жизни и действий. В научной же лексике представители разных социальных наук, употребляющих слово «поведение» как термин, раскрывают его значение по-разному. Слово «труд» в то же словаре имеет четыре значения : это и «деятельность», и «занятие», и любые «усилия», и «результат» всего названного.

    Один из  самых распространенных видов  семантического барьера – внутригрупповой  язык (сленг или жаргон). Трудовые, профессиональные и социальные  группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп, он облегчает внутригрупповое общение. Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в эту группу, и с другими группами его использование создает серьезные препятствия общению.

    Наряду с  перечисленными видами коммуникационных барьеров следует учитывать перегрузку и нежелание делиться информацией.

    Перегрузки  каналов коммуникации возникают,  когда объем информации на  входе в канал общения существенно  превышает возможности ее обработки  или реальные потребности получателя.

    Нежелание  делиться информацией, поскольку обладание ею – один из источников власти. Люди, располагающие важной информацией, имеют возможность использовать ее для влияния  на других  и на процесс принятия решений, поэтому они «выдают»  ее в виде сообщений в зависимости  от того, насколько это необходимо в конкретной управленческой ситуации. Информацией не хотят делиться, чтобы использовать ее в подходящий момент [11, с.335].

    Эффективность межличностной коммуникации определяется по результатам актуализации двух основных социалънозначимых функций — взаимодействия и воздействия.

    Эти результаты зависят от трех основных условий, определяющих характер речевого общения: а) типа коммуникативных личностей; б) восприятия смысловой и оценочной информации; в) целенаправленного воздействия друг на друга.

    Для эффективности межличностной коммуникации наиболее оптимальными вариантами этих условий являются: а) совместимость партнеров как коммуникативных личностей; б) адекватное восприятие смысловой и оценочной информации; в) воздействие через убеждение.

 

 

 

Факторы, определяющие эффективность межличностных коммуникаций.

   Чтобы успешно осуществлять коммуникацию, менеджеры должны хорошо знать общие концепции межличностного общения, но так же особенности межличностного общения в рамках организационных систем.

    Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Существуют факторы, влияющие на эффективность межличностных  коммуникаций.

    Общие факторы предполагают некоторые правила общения.

-  Должны вырисовываться  линии общения;

-  В конце каждой  линии должны находится лица, способные пользоваться ею;

-  Должны быть некоторые  средства, подтверждающие использование  линий;

-  Должно быть достаточное  побуждение к использованию линий общения;

- Должна быть выбрана правильная форма общения, то есть устная, письменная, диаграммная или рисуночная.

    Процесс общения включает ряд звеньев: намерение – внимание – восприятие – запоминание – участие.

    Существуют организационные факторы, влияющие на эффективность коммуникаций.

    Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций, в частности, имеют в основном вертикальный характер, т.е. идут сверху вниз. Вместе с тем существует три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать, — потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различное время в течение рабочего дня.

По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован в поощрении  потоков во всех трех направлениях — вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется, в разном объеме) по каждому  из трех направлений осуществляются одновременно.

    Восприятие работниками любой коммуникации определяется многими организационными и личностными факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано изменением получаемой информации или рабочего окружения. На восприятие также влияют прошлый опыт и личные факторы.

    Стимул может появляться, когда руководитель верхнего уровня издает приказ об улучшении качества отчетов, которые он получает от своих подчиненных. Лицо, получающее такое требование, находится под влиянием восприятия характера информации. Оно может отвергнуть, изменить или приукрасить полученную информацию, что, безусловно, является личностным феноменом.

    Стиль управления. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой обеспечивающей свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций.

    Из-за высокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми, послания должны передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы все работники участвовали в работе, чтобы никто из них единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

    Разделение труда. Разделение труда на микро - или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации. Это происходит по ряду причин: работники лучше и конкретнее понимают свою работу, и это понимание является взаимным; цели подразделения являются общими; физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше. Все эти факторы связаны с улучшением коммуникаций.

    В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие изменения в технологии работы и персонале, можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания, что упрощает взаимопонимание между участниками. Но такая относительная простота в разработке сети коммуникаций не характерна для динамичной организации. Здесь должна передаваться нерутинная информация, например, когда на предприятии осваивается новая продукция с уникальными техническими характеристиками, что требует изменения сети коммуникаций.

    Коммуникация, которая не следует уставу или общим правилам данной организационной системы называется «неформальной организационной коммуникацией». Она существует согласно установившейся системе личных отношений между членами организации. Неформальные связи устанавливаются в организации независимо от руководства и служат интересам этого коллектива.

    Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд.

    Хотя некоторые менеджеры считают, что данная система может отрицательно сказываться на эффективности деятельности организации, некоторые же поощряют сети неформальных коммуникаций, считая, что благодаря этой сети создается обратная информационная связь, которая может стать ценной для совершенствования всей организационной системы.

    Коммуникативные барьеры в межличностных коммуникациях – это:

1) преграды, обусловленные  восприятием, - неодинаковое восприятие  одинаковой информации разными  людьми вследствие различий в  ценностях, опыте, ожиданиях и представлениях;

2) семантические (смысловые)  барьеры – несовпадение способов  использования слов и их значений;

3) невербальные преграды  – неоднозначное толкование символов (кроме слов), приводящее к искажению  смысла сообщения;

4) плохая обратная  связь или ее  отсутствие – невозможность получить подтверждение правильной интерпретации сообщения;

5) неумение слушать  – неудовлетворительные способности  воспринимать информацию.

    Для устранения  барьеров в межличностных коммуникациях  рекомендуется использовать такие приемы:

- обдумывание и пояснение  сообщения перед началом его  передачи адресату;

- исключение двусмысленных  выражений во избежание искажений  семантики и восприятия;

- выбор непротиворечивых  невербальных средств общения;

- демонстрация эмпатии и открытости;

- установление эффективной  обратной связи [17, с.271].

    Устранение  коммуникативных барьеров позволяет  создавать успешные коммуникации, обеспечивающие эффективное организационное  поведение.

 

 

 

 

2.3 Коммуникационные сети

 

    Коммуникационная сеть – соединение определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью  каналов коммуникации. Каналы – связи, обеспечивающие взаимодействие и передачу информации между объектами коммуникации.

  Коммуникационные  сети могут быть двух типов: централизованные и децентрализованные.

    В централизованных  сетях информация движется последовательно  от одного участника к другим. Централизованные сети являются  разомкнутыми, они отражают, как  правило, иерархическую модель  организационных отношений и могут быть эффективны при определенных условиях.

    В децентрализованных  сетях происходит свободное циркулирование  информационных потоков между  участниками благодаря децентрализации  управления. Это обеспечивает эффективное  решение задач высокой сложности, формирование организационного поведения на основе самостоятельности, творчества и инициативы.

    Коммуникационные  сети характеризуются количеством  организационных единиц (участников  коммуникационного процесса) и каналов  связи, а также их взаимодействием. Три основных вида коммуникационных сетей (Приложение В): 1) последовательные – информация движется  линейно (последовательно) между участниками коммуникации ( «цепь», «игрек»);