Общая характеристика сущности организации труда менеджера

Другой подход предусматривает  оценку не результатов труда, а самого работника как личности. При этом оцениваются знания, навыки и черты  характера.

Методы оценок менеджера разнообразны:

- оценка по анкетным данным, отзывам и результатам беседы;

- аттестация в виде экзаменов  по отдельным дисциплинам; 

- балльная оценка всей совокупности  профессиональных, деловых и личных  качеств;

- оценка с помощью тестов; использование  анкеты интервью;

- оценка по результатам работы.

Самым сложным моментом является оценка личностных качеств работника. Наиболее частыми методами здесь являются методы бальных оценок и метод  коэффициентов, основанные на субъективных мнениях опрашиваемых экспертов, в  качестве которых выступают коллеги, руководители и подчиненные, хорошо знающие аттестуемого.

Для исключения субъективизма при  оценке руководителей во многих странах  она проводится в специальных  оценочных центрах, располагающих  набором специальных тестов и  упражнений для проверки качеств  и навыков, имеющих преимущественное значение для управленческой деятельности на том уровне, для которого кадры  подбираются. Упражнения стандартны, поэтому  оценка происходит на равных для всех условиях. Те, кто осуществляет оценку, проходят специальную подготовку и свои функции выполняют на достаточно высоком профессиональном уровне.

Оценочные центры являются одновременно и учебными, так как большинство  используемых тестов и упражнений широко применяются при подготовке кадров.

 

          2.2. Принципы  научной организации труда менеджеров.

 

Под научной организацией управленческого  труда понимают совокупность мероприятий, обеспечивающих планомерное и наиболее эффективное использование труда  работников аппарата управления. Эти  мероприятия должны обеспечить наиболее эффективную связь аппарата управления с управляемым коллективом и  с внешними организациями.

Кроме того должны быть обеспечены экономичность, оперативность и надежность управления. Управленческий труд является специфической  разновидностью умственного труда, прямо не участвующего в создании материально-вещественных ценностей. Но через организацию тура непосредственных исполнителей управленческий труд воздействует на предметы труда, тем самым прямо  и непосредственно влияя на результаты производства. Специфической особенностью управленческого труда является то, что предметом труда является информация.

Эффективность труда управления зависит  от целого ряда организационных, экономических  и психологических условий. Это  может быть прямой эффект, если результатом  является сокращение численности или  величины затрат на содержание административно-управленческого  аппарата, или косвенный эффект, если результатом являются конечные результаты производства.

Для того чтобы более эффективно использовать способности работников, избавлять их от перегрузки, необходимо соблюдать некоторые принципы научной  организации управленческого труда.

Принцип специализации заключается  в обеспечении  правильного соотношения  различной специальности и квалификации в соответствии с объемом работ  по выполнению каждой управленческой функции. При этом должны учитываться  образование, квалификация и индивидуальные качества каждого работника.

Принцип синхронизации предполагает согласованность в деятельности различных работников по видам управленческих работ.

Принцип прямоточности обеспечивает выбор кратчайших путей прохождения управленческой информации.

Принцип ритмичности предусматривает  равномерную загрузку каждого работника  управления в течении рабочего дня и по периодам производства.

Принцип стандартизации заключается  в обеспечении руководителей  подразделений стандартными средствами управленческого труда и формами  документации.

В сфере управленческой деятельности используется три вида нормирования.

Нормы выработки устанавливают  определенные объемы работ за определенное время. Они используются при нормировании труда технических исполнителей.

Нормы обслуживания определяют количество технических средств управления, обслуживаемое одним работником в системе управления. Применяются  при нормировании труда инженерно-технических  работников.

Нормы управляемости определяют количество работников, подчиненных непосредственно  одному руководителю на определенном уровне управления.

 

 

           2.3. Рекомендации по планированию  рабочего дня и улучшению его  структуры.

 

Планирование личного труда  является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на день, неделю,  месяц, год. Он должен быть нацелен на решение главных  задач, на отыскание способов рационализации труда.

          Планирование  означает подготовку к реализации  целей и упорядочение времени.  Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим.

          Чтобы  правильно выполнять свои функции  и достигать целей, менеджер прежде всего должен чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда он будет готов перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.                  

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

          При  составлении плана дня лучше  оставить 20% рабочего времени свободными. Т.е. 80% - запланированное время, 20% - непредвиденное  время. В план личного труда  не следует включать ежедневно  повторяющиеся дела, для них просто  надо зарезервировать 25-30% рабочего  времени. 

          Необходимо  документировать потраченное время.  При этом надо указывать, как  и на что оно было потрачено.  Т.о. менеджер  имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

           Сведение  задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план  необходимо иметь представление  о предстоящих делах, к примеру,  разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

           Регулярность  – системность – последовательность.

           Реалистичное  планирование. Необходимо планировать  лишь тот объём задач, с которым  мы реально можем справиться.

Работы, подлежащие выполнению в течение  дня, ранжируются по срочности и  значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с  почтой, прием посетителей, так как  в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей  работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление  сводок).

Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным  вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует  проводить в начале и в конце  недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует  включать ежедневно повторяющиеся  дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

С целью повышения эффективности  своего труда любой менеджер должен:

- уметь определять важность  и очередность решения возникающих  проблем; 

- не поручать другим решение  стратегических проблем, но второстепенные  вопросы передавать заместителям;

- быть требовательным к себе  и другим, не допускать безответственности;

-  в чрезвычайных ситуациях  действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

- с достоинством проигрывать;

- быть последовательным и справедливым  в своих действиях.

 

       2.4. Рекомендации  по организации рабочего места  менеджеров.

 

Если рассматривать рабочее  место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую  часть работы. От того, какой это  будет кабинет, зависит, и то, как  будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено  рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса организация  рабочего места необходимо учитывать  следующие моменты:

   1.  Внутренний объем и  форма кабинета. В зависимости  от ранга менеджера приемлемая  площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

   2.  Мебель. Здесь необходимо  учитывать следующие моменты:

      3.1.   Антропометрические  показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

      3.2.  Обеспечение  удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей  утомляемости, хорошего зрительного  восприятия, свободы движения и  другого;

      3.3.  Рациональная  планировка и компоновка мебели;

      3.4.  Мебель должна  выглядеть эстетично.

   3.  Оборудование. Для нормальной  работы менеджера необходимо  иметь:

      4.5.  Канцелярские  принадлежности.

      4.6.  Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для  связи внутри организации), а другой  для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для  выхода за пределы организации)  по возможности должен быть  таким, что на звонок по нему  должен отвечать сначала секретарь,  а если необходимо переключать  звонок на менеджера. Это позволит  меньше отвлекать менеджера.

      4.7.  Компьютер.  В настоящее время без компьютера  нельзя представить нормальной  работы менеджера. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать  информацию о положении дел  на рынке, в-третьих, он позволяет  быть в курсе дел на предприятии  и многое другое. Но здесь необходимо  учитывать, что полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

      4.8.  Ежедневник. Необходимая  вещь, позволяющая менеджеру не  забывать назначенные встречи  или другую полезную  информацию.

   4.  Цветовое оформление  кабинета. Цветовые тона должны  быть не резкими, мягкими. Цвета  лучше выбирать из светлых  тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют  снижению утомляемости, но и увеличивают  объем кабинета. Важно также, чтобы  все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны  для здоровья.

   5.  Санитарно-гигиенические  условия работы. Основные нормативы  приведены в таблице № 1.

 

                                       * Т а б л и ц а 1

                                       * Общегосударственные нормативы  санитарно-гигиенических условий  работы служащих

 Показатели | Значение показателей |

 Микроклимат  |

1. Температура (оС) |  |

1.1. Теплый период года | 22 - 25 |

1.2. Холодный период года | 20 - 22 |

2. Относительная влажность воздуха  (%) | 60 - 90 |

3. Скорость движения воздуха  (м/с) | до 0,3 |

 Уровень освещенности  |

 Общий | 300 люкс |

 Всеми источниками света | 750 люкс |

 Уровень шума (звука)  |

 Нижний | 60 дБ |

 Верхний | 75 дБ |

 

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места менеджера.

 

приставка

кресло 

входная дверь

стол для совещаний

журнальный 

столик

кресло

 

приставка

 

диван/кресло

 

стол для совещаний

журнальный

столик

 

столик

 

Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три  зоны. Первая зона - непосредственно  рабочее место менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван или одно, два комфортабельных  кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных  столов. Рабочая поверхность стола  должна быть твердой и гладкой, преимущественно  из дерева. Не следует покрывать  стол  стеклом, так как его блестящая  поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных  места). Стулья вокруг стола для конференций  не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.