Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет экономики и управления

Кафедра коммерции и менеджмента

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

 

Автор

студент 3 курса,

 

 

 

Специальность                     «Менеджмент»

Специализация                     «Управление малым бизнесом»

Руководитель:

канд. экон. наук, доцент                                                  

 

 

 

 

Нижневартовск, 2014

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                       3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ                        6

1.1 Сущность, назначение и  особенности информационного обеспечения  в процессе управления предприятием                                                                               6

1.2 Источники информации                                                                                            15

1.3 Технология информационного обеспечения управленческих процессов            18

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА ПРИМЕРЕ РЕДАКЦИИ ЖУРНАЛА «ВЫБИРАЙ»                                                                                               21

2.1 Общая характеристика  деятельности редакции журнала «Выбирай»                 21

2.2 Анализ системы информационного обеспечения в процессе управления жизнедеятельностью редакции журнала «Выбирай»                                                   28

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ            34

3.1 Внедрение новых информационных технологий в процесс управления деятельностью редакции                                                                                                 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                                37

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ИССЛЕДОВАНИЙ                41

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для принятия взвешенных управленческих решений в условиях динамичного развития окружающей среды каждому хозяйствующему субъекту требуется эффективная система информационного обеспечения, адекватно и всесторонне отражающая сложившуюся ситуацию. Качественное информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и, порой, средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Процесс реализации нововведений в управлении всегда будет связан с использованием компьютерной техники и информационно-коммуникационных технологий. В этом проявляется одно из важнейших свойств информатизации - ее универсализм и всепроникающая способность как инструментария, обеспечивающего процессы в деле совершенствования управления и поддержки систем управления на высоком уровне эффективности.

Цель информационного обеспечения фирмы состоит в том, чтобы с помощью собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда оперативных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и их работниками, подготовка к переработке, переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и внедрения новых информационных технологий.

Использование современных информационных технологий в процессе управления предприятием является необходимым условием повышения эффективности ее работы. Именно сейчас, на современном этапе развития рынка, использование информационных инструментов и систем информатизации в управлении является хотя и не единственным, но одним из важнейших рычагов достижения целей, которые стоят перед организациями. В связи с этим актуальными для изучения представляются вопросы информационно-коммуникационных технологий, используемых на современных рпедприятиях. Разработка, прием, хранение и передача информации позволяет процессу управления организацией быть максимально результативным. Этим обусловлена актуальность выбранной темы.

Объект исследования– редакция периодического печатного рекламно-информационного издания журнала «Выбирай».

Предмет исследования – информационное обеспечение управления редакцией печатного рекламно-информационного журнала «Выбирай».

Цель данной курсовой работы заключается в изучении процесса информационного обеспечения, как эффективного инструмента управления организации.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, с учетом всех функций управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу

Теоретической и методической базой исследования стали труды отечественных ученых, исследовавших проблему управления организацией, а также исследования в области  информационного обеспечения управления на уровне предприятия, нашедшие отражение в работах Т.Ю. Базарова, Ю.Н. Болдырева, А.И. Мишенина, С.А. Николаевой, В.Ф. Палий, А.Х Раметова, Г.В. Савицкой, Я.В. Соколова, а также зарубежных авторов: И .Ансоффа, Дж. Ч. Гаррисона, К. Друри, Ф. Котлера, Э. Майера, М.Х. Мескона, Дж. Риса, А.А. Томпсона, Д. Хана, Р.  Энтони и других.

На основании поставленной цели были определены следующие задачи:

• изучить понятия "информация", "информационное обеспечение", "информационные технологии" как составляющие суть информационного обеспечения управления;
• выявить роль информационного обеспечения в процессе управления  деятельностью организации;
• изучить существующую систему информационного обеспечения исследуемого объекта;
• на основании выявленных особенностей деятельности определить перспективы развития и пути совершенствования системы информационного обеспечения управления деятельностью редакции.

Поставленные цели и задачи исследования определили структуру курсовой работы, которая состоит из введения,  основной теоретической части, состоящей из трех параграфов, в которых изложены теоретические аспекты информационного обеспечения организации, выяснены значения понятий  «информация», «информационное обеспечение»; вторая часть работы посвящена изучению исследования сточки зрения интересующей проблематики; в третьей части изложены рекомендации по совершенствованию существующей системы информационного обеспечения; заключения и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения в процессе управления предприятием

 

1.1 Сущность, назначение и особенности информационного обеспечения в процессе управления предприятием

 

Одним из основополагающих факторов улучшения показателей эффективности деятельности  предприятия  любой отрасли является улучшение качества управления. Совершенствование методов управления и форм его реализации происходит при непосредственном участии достижений современного научно-технического прогресса в части  развития информатики, призванной к  исследованию законов, способов и методик сбора, накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Современные  информационно-технические новшества направлены на  сокращение управленческого аппарата и снижение  затрат на его функционирование. Так, например, появление и последующее широкое распространение радио,  телефонов,  телевидения, персональных компьютеров, а также глобальной сети Интернет  неизбежно привело к совершенствованию системы информационного снабжения управленческих процессов на предприятии. В окончательном результате роль информационных потоков в системе  управлении организацией непрерывно возрастает. Данный факт напрямую связан с мировыми переменами социально-экономического характера, появлением и повсеместным внедрением последних достижений в области техники и технологий и результатами проведенных научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию на первое место среди всего числа факторов развития  производственного процесса. Непрерывный информационный обмен необходим в качестве  обязательного условия функционирования современной техники,  и как средство повышения качества и контроля использования всех имеющихся  ресурсов, и, следовательно, как предпосылка успешной организации самого производственного  процесса.

Совершенствование системы информационного обеспечения управленческих процессов ставит перед собой следующие задачи:

1) Снижение расходов

• расходов на почтовые отправления;
• стоимости программного обеспечения;
• фонда заработной платы;
• коммунальных услуг;
• на проведение переговоров;
• оформление договоров.

2) Свести к нулевым показателям возможные расходы в будущем за счет:

• снижение расходов на обслуживание управленческого сектора;
• оптимизации численности персонала;
• сокращения времени на  обработку данных.

3) Получение  выгоды как  материального, так и  нематериального характера за счет:

• улучшения качества  собранной и обработанной информации;
• повышения общей производительности труда;
• улучшения и ускорения обслуживания;
• образования новых производственных мощностей;
• принятия более взвешенных и обоснованных решений
• улучшение качества контроля над всеми процессами;
• сокращения просроченных платежей и др.

Понятие информационного обеспечения является достаточно объемным, оно вполне глубоко изучено и  широко представлено в настоящее время.

Информационное   обеспечение  управления -  это  совокупность всех каналов поступления информации, во взаимосвязи с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом по организации, но и по отдельным функциональным подразделениям. Современный процесс получения и передачи информации представлен на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

 

Это представленная в простом виде схема передачи информации в одном направлении. Однако процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через большое число посредников, а это чревато искажением и  задержками передаваемых посланий. Помимо этого, передаваемая информация часто преобразовывается, и это будет  зависеть от целевого адресата. Так, к примеру, при передачи информации вверх по вертикали от подчинённых к руководителю должно произойти  её сжатие и обобщение, а при передачи наоборот, вниз, от руководителя к подчинённым – информация должна принять более детальный и  конкретизированный вид. Суть в этом процессе состоит в том, что скорость передачи информации должна быть максимальной, а допустимые  искажения -  минимальными. Именно от  этого условия в первую очередь зависит обоснованность управленческих  решений, что в итоге скажется на  увеличении показателей прибыли компании.

В процессе управления любой организацией непрерывно происходит информационный обмен. При этом направления движения информации могут меняться: оно может быть как  вертикальным, как нисходящим, так и восходящим (от руководителя к подчинённым  и в обратном порядке  - от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между руководителями подразделений, работников одного уровня). В качестве источника информации могут выступать совершенно разнообразные сведения, их выбор будет зависеть от вида экономической деятельности предприятия, ее контрагентов, избранной стратегии развития и от множества других факторов. Передаваться могут и сведения о уровне цен на рынке, размерах и показателях прибыльности компании в определенный период,  указания руководителя  организации.