Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления редакцией журнала.       В  условиях  рыночной  экономики  целесообразно  создание  централизованной   службы документационного обеспечения управления.

Сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение в редакции – это секретарь, бухгалтер и отчасти заместитель директора по организационно-административной части. Их деятельность в данной организации обеспечивает:

• создание  и  оформление   текущих документов;
• регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;
• работа с письмами (запросами), обращениями контрагентов;
• контроль за сроками исполнения документов;
• машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
• оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение.

Процесс информационного обеспечения управления редакцией журнала «Выбирай» включает следующие основные типовые операции:

• утверждение концепции каждого конкретного выпуска;
• распространение утвержденных положений до исполнителей в техническо-редакторской группе;
• создание, сбор и обработку договоров, заявок на размещение рекламной продукции;
• прием готовых макетов, создание новых по заявленным требованиям заказчиков;
• составление и набор информационной части журнала исполнителями;
• передача готовых макетов, текстов проверяющему звену;
• передача замечаний, корректировок;
• передача издания в печать.

     Каждая из этих операций в организации реализуется документально как в  традиционном  исполнении, так и в виде электронных  документов.         Также аппарат управления редакции в лице директора, его заместителей и главного редактора реализует свои функции главным образом посредством  универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих посредством деятельности секретаря.

Каждый сотрудник в  рамках данной организации  имеет  дело  с   огромным количеством информации, и его деятельность в редакции подчинена информации, выраженной в документах, на различных носителях. Своевременный и быстрый доступ  к  ней  является  критическим  для повышения  продуктивности  работы  сотрудников.   Поэтому в  редакции журнала было принято решение о создании единой информационной   с единой базой данных, централизованным  хранилищем  информации,   обеспечивающее   унифицированный доступ  к  ним  всех  сотрудников, в виде созданного и установленного единого рабочего сервера. Это проявляется в наличии корпоративной электронной почты и общекорпоративной  базы  данных коллективного  доступа,  с  помощью  которых  сотрудники  получают  доступ  к  нужным документам, а также создают новые. Такая система обеспечивает возможность свободного  обмена  информацией между   сотрудниками,   создавая эффект синергии.       К примеру, очень часто в процессе заключения контракта на  размещение  какого-либо материала в журнале «Выбирай» может потребоваться совместная работа  сотрудников  редакционного  отдела,  журналиста, фотографа и бухгалтерии, и при  этом  важно  обеспечить  оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих  разных  отделов,  вовлеченных  в единый процесс.

     Обеспечение обмена  информацией  с  внешними  контрагентами редакции журнала,  является  для деятельности организации настолько   же   важным   для   успешного   ведения   дела,   как   и внутрикорпоративный средства коммуникаций.

     Таким образом, на  уровне  организации  в  целом  с  помощью  информационных  систем возможно  решать  весь  спектр  задач  автоматизации  –  обеспечение  обмена  информацией, корпоративные  хранилища  документов  и  знаний,  автоматизация   горизонтальных   деловых процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава  3. Совершенствование системы  информационного обеспечения управленческих процессов в организации

 

3.1  Внедрение новых  информационных технологий в  процесс управления деятельностью редакции

 

В процессе разработки рекомендаций по усовершенствованию процесса информационного обеспечения при принятии управленческих решений, необходимо использовать компьютерные информационные технологии.

Данная необходимость обусловлена и тем еще,  что редакция имеет малый штат сотрудников при огромном количестве поступаемой, требующей обработки и исходящей информации. Существующий  документооборот, выходит зачастую за пределы одного города. Работа с базами данных, . использование интерактивного режима  и безбумажная обработка документов, а также пополнение баз данных - необходимые составляющие  для оптимизации рабочего процесса современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций и улучшения экономических показателей.

Эффективной работе подразделений способствуют различные виды техники и технологии. В процессе оптимизации процессов управления на каждое рабочее место в редакции журнала должен быть установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. Персональные компьютеры должен быть оснащен стандартными и специфическими элементами программного обеспечения (в зависимости от типа выполняемых сотрудником организации работ):

• операционными системами Windows или  IOS со стандартными пакетами приложений;
• Антивирус NOD 32, или Kaspersky с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков  ежедневно;
• обязательной возможностью выхода в глобальную сеть Интернет;
• программой учета «1С-предприятие»;
• файлами для запуска сетевых программ: Гарант, Консультант Плюс;
• прикладными программами: Advego Plagiatus 1.1.0.49, Corel Draw.

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в исследуемой редакции установлена локальная сеть.

Каждый из сотрудников  редакции должен иметь свое имя в сети и пароль для входа в сеть, также должна быть разработана  внутренняя электронная почта организации, по которой можно послать информацию любому из сотрудников, зная его сетевое имя.

При необходимости, для сохранения конфиденциальности получаемой и передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например, нескольким пользователям. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, заместителем и  между  несколькими  сотрудниками при совместной разработке проектов.

Необходимо отметить, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Исчезает необходимость использовать носители для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме он-лайн. Наконец, можно отметить экономию средств при техническом обеспечении редакции: нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.

Сотрудники исследуемого предприятия используют в своей работе различные информационные технологии. Отдел журналистов пользуется текстовыми редакторами, в основном Word и графическими редакторами типа Chartist-b, Corel Draw, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Отпадает необходимость использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже рассчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.

Бухгалтерия и секретарь должны быть оснащены последней версией соответствующего вида программы «1С – предприятие», призванную для автоматизированного учета и обработки соответствующей информации. При использовании современных телекоммуникаций возможна оперативная передача информации из первых уст в режиме он-лайн.

Применение факса и модема должно помочь в передаче информации по внешним каналам и  контрагентам, для получения от них необходимых сведений.

По нашему мнению, максимальное использование передовых информационных технологий хорошо подготовленными менеджерами, квалификация которых позволяет им использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность редакции работать в условиях развивающегося рынка не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их, принимая управленческие решения, контролировать их реализацию.

В сегодняшних динамичных условиях развития окружающей среды считается необходимым внедрение передовых технологий в производственный и управленческий процесс. Этому должно содействовать руководство организации, через приобретение информационных продуктов и современной техники, а также через повышение квалификации сотрудников редакции в целях освоения новых технологий, процессов и устройств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Постоянно растущее число конкурентов во всех экономических сферах деятельности сегодня  предоставляет большие возможности развития рекламному бизнесу. Именно реклама в наши дни является способом распространения информации в массы о всех открытиях, явлениях, разработках и событиях, происходящих в мире. Редакция журнала «Выбирай» на рекламном рынке города Нижневартовска заняла достаточно прочное место и не дает достаточно основательно пробиться конкурентам, превосходя их по качественным и количественным параметрам. Однако в условиях постоянно меняющейся среды любая организация не может стоять на месте. Развитие организации заложено в ее потенциале: сотрудниках, их умениях и знаниях, в политике управления и выбранной стратегии, технико-технологическом обеспечении.  В данной курсовой работе доказано положение о том, что в качестве средства и инструмента в повышении уровня развития организации целесообразно использовать современные технологии информационного обеспечения всех процессов управления в целях подготовки, разработки и повышения качества, целесообразности и обоснованности принятых решений, последствия которых скажутся на дальнейшем положении организации.

В данной курсовой работе проведен анализ существующей системы информационного обеспечения объектом исследования, доказана необходимость и важность процесса информационного обеспечения в повседневной работе редакции рекламного издания. Достаточно полным, своевременным и актуальным информационное обеспечение становится благодаря применению электронно-вычислительных устройств, которые позволяют добиться автоматизации процесса, сокращают время и затраты на организацию процесса управления организацией Здесь прослеживается взаимосвязь между этими двумя процессами: несмотря на то, что современных процесс управления не мыслится без применения электронных устройств, но именно трудности  управления  предприятиями в современных условиях обусловили широкое применение электронно- вычислительной техники и последующую разработку автоматизированных  систем   управления .

Без автоматизации  процессов управления организации не выдержать конкурентной борьбы: использование современных  информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Благодаря современным информационным технологиям изменился инструментарий всех процессов управления организацией: от  планирования, организации, руководства до контроля.

На основании проведенного исследования мы делаем вывод о том, что внедрение системы развитого автоматизированного информационного обеспечения процессов управления в редакции рекламного издания позволяет:

• повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных, создание общего сервера, корпоративной электронной почты;
• снизить расходы на управление предприятием за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;
• изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы, дать им  возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить своевременный и точный анализ,  учет и контроль всех имеющийся ресурсов на всех уровнях управления;
• повысить эффективность обмена данными между исполнителями, как по горизонтали, так и по вертикали;
• гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Но использование даже самых современных и самых дорогих информационных систем не является спасением от всех угроз и непредвиденных неприятностей. Большую роль здесь играет не техника, а челокек, управляющий ею, поскольку информационная система – это просто высокотехнологичный инструмент, который требует навыков обращения с ним, а  также организационная культура персонала.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия позволил выявить  слабые и сильные стороны исследуемого объекта, и на этом основании предложены меры по улучшению управления организацией с помощью внедрения последних информационных технологий.

В данной курсовой работе был продемонстрирован процесс внедрения новой информационной системы для повышения качества управления на примере редакции журнала «Выбирай», после чего можно с уверенностью утверждать, что внедрение передовых  автоматизированных  систем информационного обеспечения  вывело процесс управления компанией на качественно иной уровне, нежели с существующей системой предыдущего поколения.