Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

На  эффективность принимаемых  в организации управленческих решений оказывает влияние большое количество показателей:

• знания, опыт, а также  личные качества сотрудников управляющего звена;
• знания, опыт, и  личные качества исполнителей всех уровней;
• уровень технического оснащения организации, который оказывает непосредственное влияние на следующий пункт;
• оперативность, качество и  достоверность получения информации;
• сложившаяся ситуация на рынке

 

 

 

 

 

 

Iвх - входящаяя информация о состоянии объекта управления

Iос - осведомляющая информация  о текущем состоянии объекта управления

Iу - управляющая информация  в результате сопоставления сведений об объекте управления

U - воздействие исполнителей на объект управления

V - отклонение состояния  объекта управления при условии воздействия факторов внешней среды

 

Рисунок 2. Система движения и воздействия информации в управления объектом

 

Орган управления должен в полной мере использовать своевременную точную и достоверную информацию, которая накапливается, обрабатывается, сохраняется и распространяется с помощью современных научных методов и высокотехнологичных устройств. В наши дни – это объективная необходимость, которая обусловлена требованиями рынка и окружающей среды своевременно  и адекватно реагировать на проблемы, появляющиеся в  динамичной  и непрерывно развивающейся обстановке. Необходимо не только располагать объективной и достоверной  информацией, но и  уметь верно трактовать ее, делать логически обоснованные  выводы и воплощать  эти выводы в  управленческих решениях. Из этого положения, мы можем заключить, что  необходимость присутствия информационной составляющей в управленческом процессе  очевидна, т.к. именно информация является основой всего процесса управления.

Что же такое непосредственно информация? С точки зрения этимологи  термин информация происходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Существует огромное количество  пониманий и точек зрения на понятие «информация». Так, к примеру, наиболее общее философское определение информации понимает ее  как  отражение окружающего  мира: «Информация - отраженное разнообразие. Информация является одним из основных универсальных свойств материи.1» В более узком смысле,  с практической точки зрения «информация» определяется как «все сведения, являющееся объектом хранения, передачи и преобразования"2.

Подавляющее большинства исследователей имеют собственное понимание данного термина, порой в чем-то схожее и пересекающееся, однако иногда встречаются и кардинально разные версии. Все многообразие взглядов на информацию в той или иной степени укладывается в две основные модели понимания, первая из которых определяет информацию в качестве неотъемлемого свойства материи, т.е. ее атрибут, от этого данная концепция получила название «атрибутивная», а вторая трактует информацию  как неотъемлемый элемент самоуправляемых (социальных, биологических, технических) систем, как  их функцию этих систем, эта концепция получила название «функционально-кибернетическая концепция»3.

Перейдем к рассмотрению некоторых из основных существующих на сегодня точек зрения на понятие «информация».

Согласно толкового словаря, понятие «информация» включает  в себя  «содержание сообщения или сигнала; сведения, рассматриваемые в процессе их передачи или восприятия, позволяющие расширить знания об интересующем объекте»4. «Информация - первоначально - сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-нибудь другим способом»5.

Обобщая изученный материал, можно заключить, что информация  - это обозначение некоторой формы связей или зависимостей явлений, объектов и  мыслительных процессов. Информация  - это  абстрактное понятие, которое относится к определенному виду закономерностей материального мира и отражается в человеческом сознании. Многообразие трактовок данного явления обусловлено большим количеством областей применения информации и класса задач, для которых применимо данное понятие.  Так автор теории информации К. Шеннон определяет информацию как «коммуникацию, связь, в процессе которой устраняется неопределенность»6.

Определение А.Д. Урсула  дает следующее понимание информации  “разнообразие, которое один объект содержит о другом, отраженное разнообразие. … Информация существует только там, где существует разнообразие». Под разнообразием понимается “характеристика элементов множества, заключающаяся в их отличии, несовпадении”7. Передача разнообразия от одного объекта к другому представляет собой информационный  процесс.

Наиболее простое определение дается С.В. Анисимовым:  «Информация -  это всякое сообщение или передача сведений о чем-либо, что заранее не было известно»8.

Исследователями Л.И. Бергом  и Ю.И. Черняком  информация описана, как «отражение в сознании людей объективных причинно-следственных связей в окружающем реальном мире»9.

Подводя итог изучению определений термина «информация», можно сделать вывод, что в общем смысле, информация – это совокупность сведений, подвергающихся передаче, хранению и  обработке; это способ устранения неосведомленности, неопределенности и  незнания о каком-либо  явлении, событии, процессе.

Как можно понять из вышеперечисленного, сегодня можно встретить множество определений данного понятия. Однако зачастую, смысл этих трактовок сводится к определению информации как к совокупности сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру и глубину потенциальных знаний органа управления о процессах или явлениях, а также их взаимосвязей с окружающей средой. В состав управленческой информации входят только  данные, уменьшающие неосведомленность об интересующих менеджера объектах. Информация в процессе управления - это совокупность необходимых, осознанных и верно воспринятых сведений, необходимых для проведения анализа какой-либо  конкретной ситуации, предоставляющая возможность комплексного рассмотрения  и оценки причин возникновения и развития, позволяющая выявить ряд альтернативных решений, с помощью которых возможно  подобрать оптимальное управленческое решение, а также осуществить контроль за его исполнением.

Необходимая для управленческого процесса информация должна обладать определенными свойствами:

1. Достоверность – информация не должна искажать истинное картину событий.
2. Полнота – информации должна быть  достаточной для понимания ситуации  и принятия решений.
3. Ясность – информация должна быть адаптирована для понимания адресатом.
4. Ценность и  актуальность – ценность информации заключается в ее актуальности на момент принятия управленческого решения.

По отношению к объекту исследования информация может быть  внешней и внутренней. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, деловых встреч, конференций, официальные и правовые документы и прочее. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, принятые  на  каждом конкретном предприятии и т.д.

По отношению к объекты управления информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более подробной характеристики  исследуемой предметной области.

По периодичности поступления информация может  подразделяться на эпизодическую и регулярную. Эпизодически поступающая информация формируется по мере необходимости, это могут быть сведения о новом конкуренте. К  регулярной информации можно отнести плановые и учетные данные.

Регулярная информация же в свою очередь делится на подвиды: постоянную, сохраняющую свою актуальность длительное время (план счетов,  шифры, коды, и др.); и условно-постоянную, которая сохраняет свое значение в течение определенного периода времени (принятые нормативы, показатели плана); переменную, которая характеризует частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии объекта управления на определенную дату).

По отношению к процессу обработки всю информацию можно разделить на  первичную (данные первичного учета, обследований, инвентаризаций) и вторичную, прошедшую определенную обработку и преобразование (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В хозяйственно деятельности крупных фирм передача информации является непременным и основополагающим  фактором  нормального функционирования. И в условиях динамичной окружающей среды особое значение приобретают такие качества информации, как оперативность и достоверность. Для многих организаций  внутрифирменная система информирования решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это относится, прежде всего, к  процессам обеспечения предприятий продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Также большое  значение имеют сведения об отклонении от плановых показателей, возникших  в ходе производства, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, которая содержит новые научные сведения и знания об объектах окружающей среды. Это непрерывно восполняемый общий фонд  технических сведений, своевременное применение которых на практике обеспечивает предприятию высокий уровень конкурентоспособности.

Вся полученная информация служит фундаментом  для подготовки соответствующих отчетов, докладов и предложений для подготовки и принятия управленческого решения.

Важную роль в использовании информационных ресурсов играют способы ее регистрации, накопления, обработки и передачи; система хранения и выдача информации в нужной форме; переработка информации. Технология информационного процесса будет рассмотрена ниже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Источники информации

 

Содержание и качество информации, преподносимой  руководителю, играют главную  роль в процессе управления предприятием. Анализируемая информация не должна ограничиваться только экономическими показателями, также должны быть представлены технические, технологические и иные сведения об объекте. Все источники данных  можно подразделить на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам, как можно понять из названия, относятся все типы планов, разрабатывающихся на предприятии (текущие, оперативные, стратегические, технологические карты), а также сведения по установленным нормативам: сметы, ценники, проектные задания и др.

К источникам информации учетного характера относятся  все данные, содержащиеся в  документах бухгалтерского, статистического и оперативного учетов, а также все виды отчетности и первичная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении процесса управления предприятием принадлежит бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности, именно в них наиболее полно отражаются показатели и результаты  хозяйственной деятельности. Своевременный и полный анализ данных, отображенных  в учетных и отчетных документах, обеспечит своевременное принятие необходимых мер, которые позволят улучшить процесс выполнение планов, и достичь лучших результатов.

Данные статистического учета – это сведения, в которых содержится качественная и  количественная характеристика массовых процессов и явлений, эта информация используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более своевременному и точному на конкретный период времени по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению процесса управления необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создавая условия для повышения эффективности в будущем принятых решений.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязаны пользоваться  все хозяйствовующие субъекты, осуществляя  свою деятельность, к ним относятся: законы, указы президента, постановления правительства и местных органов самоуправления, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей организации.

2) Правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и  судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4) Материалы изучения  передового опыта, полученные из  различных источников (Интернет, телевидение, радио, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).