Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

Таблица 1. SWOT-анализ редакции журнала «Выбирай»

Редакция журнала состоит из группы творческих сотрудников, как правило, филологов, занимающихся редактированием, подготовкой к полиграфическому воспроизведению и руководством другими процессами по выпуску печатного издания.

     Состав сотрудников исследуемого нами предприятия описан выше, в схеме

организационной структуре редакции, Каждый из этих сотрудников имеет

должностные обязанности, определяемые типовыми инструкциями и

внутриредакционными положениями. Важнейшее значение для деятельности

редакционного коллектива журнала имеет функциональное разделение труда.

Оно определяет его структуру, порядок организации работы. Прежде всего,

оно приводит к разделению работников на две части: редакторскую и

производственную.

Редакторскую ветвь возглавляет Главный редактор, которому подчиняется весь редакционный состав журнала.

Главный редактор — руководитель творческого редакционного процесса, отвечающий за составление плана выпуска журнала, формирование издательского портфеля, контролирует профессиональный уровень всех элементов технологического процесса вплоть до выхода в свет и распространения издательской продукции. Главный редактор возглавляет разработку проектов тематических, годовых  и перспективных и планов издания с учетом конъюнктуры информационного рынка и планов редакционно-подготовительных работ. Ведет контроль над приемом материалов, их предварительной оценкой, соблюдением установленных сроков представления информации, сроков сдачи их в набор, контролирует содержание издания и качество его полиграфического исполнения, подготавливает материалы для заключения договоров с рекламодателями и трудовых договоров с нанимаемыми сотрудниками, участвует в оформлении документов по расчетам за выполненные ими работы. Главный редактор контролирует работу редакторов, их загрузку, качество и сроки редактирования а также осуществляет контрольное чтение письменного материала, подготовленного к сдаче в печать, участвует в разработке художественных проектов оформления изданий, определяет качество печатных работ полиграфического предприятия и решает вопросы, связанные с обоюдными претензиями издательства и типографии. Помимо этого он анализирует причины ошибок, опечаток в изданиях и  определяет в этом виновных лиц. В обязанности главного редактора входит и содействие в повышении квалификации работников  его подразделения и оставление отчетов о выполненных работах по выпуску журнала.

Группа редакторов представлена пятью сотрудниками, занимающимися литературным редактированием текстов, готовящихся в печать. Они рассматривают поступающие материалы, дают им предварительную оценку с целью определения возможности и условий их издания, необходимости доработки,  редактирования, участвуют в подготовке издательских договоров. Также редакторский коллектив оставляет заключения о возможности издания материалов в представленном виде или после доработки с учетом предлагаемых исправлений, дополнений, сокращений. В процессе редактирования эти сотрудники проверяют выполнение требований, предъявляемых к статьям по их доработке и комплектности представленного материала  и осуществляют необходимое литературное редактирование. Рассматривает иллюстративные материалы, художественный редактор определяет их место в издании.

Несмотря на то, что секретарь редакции относится к вспомогательному персоналу, ему отведена немаловажная роль в информационном обеспечении  процесса управления редакцией. Ему поручено вести все делопроизводство в организации, регистрировать принятые материалы и сроки выполнения работ лицами, участвующими в издании. Он ведет оперативный учет хода выполнения графиков подготовки и прохождения рукописей и корректурных оттисков. Хранит авторские статьи и документы, относящиеся к ним, в установленном действующими правилами порядке, под руководством редактора осуществляет техническую подготовку рукописей к сдаче в набор. Проверяет цитаты и цифровые данные, транскрипцию имен, терминов, наименований, правильность написания и унификацию символов, единиц измерения, соблюдение единообразия обозначений в иллюстрациях, тексте.

Другая важнейшая ветвь издательства – производственная. Она включает группу журналистов, дизайнеров и  верстальщиков. Главную по численности группу составляют сотрудники, занимающиеся версткой будущего выпуска. Они составляют конечный вариант издания перед выпуском, готовят его на утверждение, занимаются конечной корректировкой и обработкой полученного материала.  

В группе дизайнеров рекламы, находятся сотрудники, выполняющие функцию  художественного и технического редактирования работают. Они выполняют по заказу издательства разовые работы по той или иной части оформления статей (рисунки, иллюстрации, фотографии, обложка, суперобложка, форзац книги и т.п.).

Заместитель директора оп организационно-административной части участвует в подготовке проектов договоров с полиграфическими предприятиями на выполнение полиграфических и оформительских работ, графиков редакционных и производственных процессов, осуществляет оперативный контроль за своевременностью выполнения принятых полиграфическими предприятиями заказов редакции. Оформляет заказы и передает электронную версию издания в установленные сроки полиграфическим предприятиям.

Главный бухгалтер и его помощник занимаются экономическими (коммерческими) расчетами, составлением производственных планов, калькуляций стоимости и себестоимости издательской продукции, начислением заработной платы и других доходов сотрудников, ведением деловой, кадровой и иной документации.

Все вышеперечисленные штатные единицы редакции журнала подчинены директору, который представляет собой управленческую ветвь. Он руководит редакционно-издательской и производственной деятельностью своего подразделения. Ему подчиняется основной редакторский состав, бухгалтерия и заместитель по организационно-административной части, секретарь и остальной вспомогательный персонал.

Выше была представлена типичная структура редакции среднего размера. В нашем же случае речь идет о редакции журнала «Выбирай».

2.2 Анализ системы информационного  обеспечения  в процессе управления  жизнедеятельностью редакции журнала  «Выбирай»

При формировании редакции учредителями журнала руководило стремление к повышению конкурентоспособности издания и к сокращению расходов, связанных  его подготовкой, производством и распространением. Именно поэтому руководители редакции журнала «Выбирай» избрали такую структуру организации, которая насчитывает необходимый минимум сотрудников. Однако каждый из них является универсальным работником, способным совмещать несколько видов деятельности. Например, главный редактор журнала «Выбирай», помимо своих непосредственных обязанностей, выполняет роль корректора и выпускающего редактора. Группа редакторов в своей деятельности выполняет функции корректоров, наборщиков, и технических редакторов. Создание столь малочисленной редакции позволило упростить весь процесс управления коллективом, ликвидировать ряд операций, связанных с выпуском издания, ускорить принятие решений, определяемых изменениями динамичной окружающей среды. И, что особенно важно, подобная структура открывает возможности для разумной экономии средств, запланированных в редакционном бюджете. Это стремление руководства редакции стало выполнимо с оснащением редакции современной техникой: персональными компьютерами, соответствующим программным обеспечением, принтерами и другими необходимыми устройствами.

Поскольку журнал, как печатное издание  – относится  к средствам массовой информации, главенствующее место в организации деятельности предприятия играют именно информационные потоки, как внешние, так и внутренние. Основной целью информационно-обеспечительного процесса  редакции является снабжение сотрудников информацией, являющейся предметом обмена, то есть сообщения. Одними их главных средств получения, обработки и хранения информации в процессе управления жизнедеятельностью редакции являются современные средства компьютерной техники.

Управление редакционным коллективом должно обеспечить его нормальное функционирование. Чтобы добиться желаемого результата, следует учитывать несколько факторов. Среди них – тип издания, особенности его целевой аудитории, размеры и состав редакции и, конечно, его структура.

Редакция функционирует нормально, когда ее коллектив обеспечил системность своей деятельности и добился ритмичности и цикличности выпуска периодического издания.

Все звенья, элементы редакции образуют систему, где все находится во взаимозависимости. Выход из строя или даже просто сбой какого-либо элемента – плохая работа одного из сотрудников – немедленно сказывается на деятельности всего коллектива, может привести к снижению уровня периодического издания. Ухудшается освещение одного из важных тематических направлений газеты – снижается эффективность их выступлений. Это скажется на реализации тиража, на поступлении доходов в редакцию. Для того чтобы не нарушать ритм подготовки и выпуска издания, опытный руководитель постарается предусмотреть возможность взаимозаменяемости сотрудников и примет меры для замены ненадежного работника другим сотрудником, даже если это потребует дополнительных расходов.

Организация работы редакции характеризуется ритмичностью ее деятельности. Выпуск журнала производится через равные временные интервалы длиной в  две недели. Эта ритмичность обусловливает, с одной стороны, производство всех операций, связанных с подготовкой и выпуском периодического издания, в строгой, заранее утвержденной последовательности. С другой же стороны -  производство каждой операции к определенному времени, в установленный срок. В редакции журнала «Выбирай» сложилась следующая последовательность работы: сначала идет разработка и печать обложки издания, одновременно идет сбор, обработка и верстка текстового материала (статей), за неделю до выхода начинается сбор информации по объектам недвижимости, за три дня до выхода идет верстка всего номера, затем печать и брошюровка.

Неизменный и ровный ритм выполнения работ – свидетельство четкого понимания коллектива поставленных целей и задач, одна из гарантий отсутствия ошибок и сбоев, устранение последствий которых требует непредвиденных расходов времени, энергии и финансовых ресурсов. В связи с этим, поддержание ровного делового ритма в редакции – забота ее руководительского состава.

Деятельность коллектива в промежутках между выпусками журнала основывается на нескольких важнейших направлениях – от сбора информации до ее переработки и выпуска периодического издания, содержащего готовую информацию.

Именно поэтому перед руководством печатного издания встает задача обеспечения непрерывного притока информации из всех необходимых ее источников для обеспечения деятельности фирмы. Характер этой информации зависит от утвержденной концепции номера, целевой направленности издания и особенностей его целевой аудитории. Для изучаемого издания важнейшее значение имеет информация, дающая представление о событиях моды, индустрии красоты, культурно-массовых мероприятиях, маркетинговых акциях, сложившихся тенденциях, новых событиях города.

Все источники информации делятся на две части: внутриредакционные и внередакционные. В редакции журнала «Выбирай» имеет несколько журналистов и фотограф, собирающих информацию со всех интересующих мест. К внередакционным источникам издания относятся материалы от заказчиков и  других контрагентов фирмы.

Оценка значения различных источников информации для конкретного выпуска журнала, отбор важнейших из них и организация их эффективного использования  - вот необходимые  условия обеспечения редакции необходимыми сведениями.

Организовав непрерывный приток информации в редакцию, руководствующее звено переходит к решению вопросов, связанных с ее применением. Большая часть полученной информации используются в очередном и последующих выпусках журнала. Оставшаяся актуальная информация, сохраняется в  редакционном банке данных, который, как говорилось выше открывает широкие возможности для поиска необходимой информации. Он служит важной цели: сохраняет накопленную информацию о местных событиях и людях, представляющую интерес для будущих изданий без распространения ее в сите Интернет.

Программные средства современных информационных технологий в изучаемом предприятии в целом разделяются на системные и прикладные.

К системным программным средствам относятся установленные  тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы,  командно-файловые процессоры  - они предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

 Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности в редакции классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых документов – стандартный пакет Microsoft Office;
• системы обработки финансово-экономической информации – «1C-предприятие»;
• системы управления базами данных;
• системы подготовки презентаций Corel Draw;
• системы интеллектуального проектирования (осуществляющие дизайн и  оформление журнала) Corel Draw, Photo Shop.

     Управление хозяйственной деятельностью редакции журнала «Выбирай» требует переработки больших объемов различной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю  издательскую  деятельность журнала и планово-экономические показатели. Вся  информация,  циркулирующая  в газеты «Все для Вас. Недвижимость» и  необходимая   для   управления, представляет собой информационную систему.