Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

7) Устная информация, полученная  во время проведения встреч  с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К наиболее важным видам источников информации можно отнести следующие:

1. внутрифирменные источники:
• специализированные группы сотрудников;
• все виды отчетности и учета;
• деятельность уполномоченных сотрудников.
2. внешние источники:

• всевозможные публикации;
• отчеты правительственных агентств;
• отчеты торговых организаций;
• контрагенты компании;
• другие компании:

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

1.3 Технология информационного  обеспечения управленческих процессов

 

Информатизация процессов управления в сегодняшнее время основана в основном на использовании передовой  вычислительной техники. Этот процесс  многоаспектный, и включает в себя:

• создание соответствующей техникой базы, с использованием (последних информационных технологий и электронно-вычислительных машин;
• организацию сектора производства и обработки информации с функцией ее дальнейшего распределения.
• отработку механизма информационного обеспечения и создание эффективной системы управления этими процессами;
• усовершенствование процесса информационного обеспечения путем внедрения и последующей эксплуатации прогрессивных методов, форм, а также средств осуществления информационно-обеспечительной деятельности в процессе управления предприятием, а также создание необходимых для этого организационно-экономических, материально-технических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий обработки данных в процессе управления позволяет оптимизировать  и рационализировать затраты на осуществление  информационных процессов, повышая их гибкости и динамику, расширяет диапазон исследуемых факторов при принятии управленческого решения. В конечном итоге все преимущества от  использования позволяют улучшить качество управления и поднять его на новый уровень.

Эффективное применение зависит от следующих условий:

• качества и уровня имеющейся самой электронно-вычислительной техники;
• созданного для них программного обеспечения;
• подготовленности исполнителей и среды применения.

Оснащение передовой электронной техникой позволяет:

• экономить  расходы, связанные с осуществлением процесса управления за счет сокращения численности работников, участвующих  в процессе и требуемого времени;
• обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
• повышает эффективность деятельности проектно-конструкторских работ;
• облегчает составление финансовых документов.

Во внутрифирменной системе информационного обеспечения процесса управления предприятием используются следующие виды вычислительной техники:

• электронно-вычислительные машины как персональные, так и крупногабаритные;
• микропроцессоры;
• средства телекоммуникаций;
• средства автоматизированной обработки текстовой информации.

Сегодня электронно-вычислительные машины используются, не только для решения расчетных задач, но и обработки текстовой и  графической информации,  и в связи с этим термин «вычислительная техника» перестал точно  соответствовать типу задач, решаемых при помощи компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать любые виды информации: цифровую, текстовую и графическую. В системе управления предприятием электронно-вычислительные машины чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства, а также осуществления  контроля  их выполнения;
• ведения учета и отчетности;
• расчета заработной платы;
• осуществления контроля движения производственных материальных запасов;
• регистрации поступления платежей;
• контроля над поступлением и выполнением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках электронно-вычислительные машины проверяют качество поступающих на производство деталей, соответсовие их стандартам и нормам.

Сегодня получило широкое распространение по всему миру устройство для автоматического набора текста с голоса без использования машинистки. Подобные  ЭВМ позволяют  уменьшить затраты на ввод информации на 60 - 70% .

Организации годами накапливают огромный объем  информации, и быстрый поиск при этом становится возможным только лишь при эффективном размещении и хранении этой информации. Созданные информационные базы данных включают весь комплекс показателей, характеризующих хозяйственно-экономическую деятельность организации в целом и ее подразделений, а также материал о  влияющих на полученный результат факторах. Такие базы данных постоянно систематически обновляются с учетом требований управленческого звена, которое является основным пользователем базы данных.

Использование банков данных резко ускоряет процесс получения информации из источников первичной информации, обеспечивает возможность принятия обоснованного и правильного решения и, тем самым, улучшает качество управления.

Для успешного и разностороннего использования ЭВМ и адаптации их к потребностям каждого конкретного хозяйствующего субъекта существенное развитие в современных условиях получило создание прикладных программ разной целевой направленности, облегчающие сбор, обработку и выдачу информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ существующей системы информационного обеспечения управленческих процессов на примере редакции журнала «Выбирай»

 

2.1 Общая характеристика  деятельности редакции журнала  «Выбирай»

 

Журнал «Выбирай» – сеть глянцевых изданий о товарах и услугах. Журнал «Выбирай» - федеральное издание, которое издается в более чем 30 городах России и нескольких городах СНГ. Первый номер журнала «Выбирай» появился на свет 1 апреля 2000 г., в г.Нижневартовск издается с 2010 г. Периодичность издания – 2 раза в месяц. Издается в формате А5 и содержит в среднем от 120 до 150 страниц. Журнал  распространяется бесплатно в самых популярных местах отдыха, развлечений и покупок каждого города. Скорость, с которой расходится свежий номер — от 3 до 5 дней. Ежемесячный тираж "Выбирай" во всех городах его издания составляет более миллиона экземпляров, что автоматически ставит его число самых тиражных журналов страны. Тираж издания в г. Нижневартовске 10 000 экземпляров. Периодическое печатное издание журнал «Выбирай» является рекламным продуктом. Данное издание предоставляет платные рекламные услуги: на его страницах размещаются рекламные баннеры как местных, так и федеральных фирм. Редакция журнала «Выбирай» занимается осуществлением информационных услуг, а так же оказанием платных рекламных услуг:

• заключает договоры на платные  рекламные услуги;
• предлагает и определяет размеры рекламных модулей для клиентов;
• занимается дизайном рекламных макетов для последующего размещения в журнале;
• осуществляет подготовку материала и написание статей, а также выполняет услуги по  корректировке и адаптации текста.

Тарифы Редакции на размещение рекламы  являются одними из самых высоких среди расценок на публикацию макетов объявлений и рекламы на рынке г. Нижневартовска.

Учредитель: ООО "Издательская группа "Парамон"  
Издатель: ООО "Победа"  
Адрес редакции: 628611 Тюменская обл., ХМАО, г. Нижневартовск, ул. Ленина, 15, корп. 2  
Телефон:  (3466) 45-79-50; 25-97-57

Веб-сайт: www.pobeda86.ru

Целевая аудитория  журнала - это не только частные лица, но и огромное количество предпринимателей всех сфер деятельности - рестораторы, владельцы медицинских центров, салонов красоты, туристических агентств, гостиниц, саун и т. д.  Издание предназначено для широкого спектра аудитории, огромное количество людей имеют у себя журнал "Выбирай", чтобы быть в курсе всех новинок, событий,  рекламной активности и маркетинговых шагов участников экономической среды города.

Тематика журнала – мода, культурные события города, развлечения, спорт, туризм, индустрия красоты. Журнал «Выбирай» относится к информационно-развлекательным изданиям.

Штат редакции небольшой состоит из 25 сотрудников. Организация не имеет кадровой службы. Организационная структура редакции журнала «Выбирай» представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. организационная структура редакции журнала «Выбирай»

 

Структура предприятия – линейно – функциональная.

Анализ факторов внешней и внутренней среды, потенциальные угрозы  и способы их устранения, а также  возможности развития и способы их осуществления отображены в приведенном ниже SWOT-анализе.

		Возможности	Угрозы
		О1 Увеличение количества потенциальных клиентов (заказчиков рекламных услуг) О2 Увеличение читательской аудитории в целях продвижения рекламных продуктов	Т1  Снижение спроса рекламодателей Т2 Снижение читательского интереса Т3 Разрастание конкурентов до такого же уровня популярности и объема тиража
Сильные стороны	S1 Один из самых первых и известных печатных рекламных изданий г. Нижневартовска S2Самый большой тираж среди рекламных изданий в городе	S1-O1 Организация презентаций, участие в культурно-массовых мероприятиях в предпринимательской сфере города с привлечением руководителей новых организаций. S1-02 Расширение количества точек раздачи журнала S2-О1 Создание и раздача буклетов с описание преимуществ для рекламодателей S2-O2 Расширение количества точек раздачи журнала	S1-T1 Поддержание статуса журнала путем участия в городских мероприятиях, созданием и раздачей буклетов с писанием преимуществ журнала S1-T2 Поддержание статуса журнала путем участия в городских мероприятиях S1-T3 Поиск и выбор нового конкурентного преимущества для читательской аудитории рекламодателей S2-T1 Снижение стоимости на рекламные услуги, активное привлечение новых рекламодателей S2-T2 Поиск новых и пересмотр старых мест размещения журнала S2-T3 Поиск и выбор нового конкурентного преимущества для читательской аудитории рекламодателей
Слабые стороны	W1 Малая доля публикуемых информационно-познавательных статей среди пестроты и засилии рекламными продуктами W2 Недостаточная квалификация сотрудников редакции в области маркетинга, дизайна рекламы, журналистики и копирайта W3 Высокая стоимость рекламных  услуг		W1-T1 - W1-T2 поиск и публикация интересных сведений и статей W2-T1 повышение квалификации сотрудников редакции, участие в тренингах, практических семинарах в целях получения новых знаний, умений и навыков в рекламном деле или поиск новых высококвалифицированных специалистов W2-T2 проведение анализа читательского спроса и публикация более актуальных статей, сведений, поиск новых маркетинговых средств привлечения внимания читателей W3-T1 Снижение стоимости рекламных услуг и разработка гибкой системы скидок при постоянном размещении W3-T2 -