Организация личной работы руководителя

Таблица 3.2.

Циклограмма рабочего дня заведующего МДОУ

 

Время	Содержание работы
9.00-9.05	Ознакомление с перечнем дел на день, составленным секретарём
9.05-10.05	Анализ документов
10.05-11.00	Организация и участие  в совещании
11.00 – 12.00	Работа с документами
12.00-13.00	Работа с деловой  корреспонденцией, деловая переписка
13.00-14.00	Время на отдых, обеденный  перерыв
14.00-14.50	Работа с банковскими  документами
14.50-15.00	Отслеживание текущего состояния дел, корректировка действий
15.00-16.00	Работа с обращениями граждан
16.30-16.30	Подготовка  документов и материалов к совещанию  на завтра
16.30-17.00	Написание плана работы

 

На основе предложенной циклограммы и общего исследования можно дать следующие рекомендации: необходимо делегирование полномочий секретарю, что позволит руководителю освободиться от выполнения части формальных функций. Необходимо также при планировании рабочего дня учитывать внешние факторы, такие как интенсивность движения на дорогах и график работы учреждений, которые необходимо посетить. Это также позволит существенно сократить временные затраты. Необходимо увеличить время на отдых, что поможет избежать переутомления и соответственно будет способствовать увеличению эффективности труда

Следующее, на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия. Не следует обходить вниманием различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Кроме того, необходимо проводить инвентаризацию работы за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

На рисунке 2.2 представлен разбор поглотителей времени, согласно технике самоменеджмента.

 

 

 

 

Анализ использования времени

 

 

 

Анализ временных потерь

 

 

 

 

 

Рис.2.2 - Разбор “поглотителей” времени. Техника самоменеджмента.

Более четкое планирование своей работы будет означать подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как мы видим, началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода. “Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”. Дневной план строится на основе декадного плана с помощью метода “Альпы” (составление заданий; оценка длительности акций; резервирование времени в соотношении 60:40; принятие решений по приоритетам и перепоручению;  контроль и учёт несделанного)

Дневник времени – является важнейшим  рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля. Составление распорядка дня и организация трудового процесса также необходимы для достижения поставленных целей.

Кроме того, необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Это может быть:

1)  рациональное чтение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2) Рациональное проведение совещаний. Можно рекомендовать к внедрению следующие формуляры, способные сократить обработку результатов совещания и способы протоколирования.

“План обсуждения”

Тема             

Дата     

Время     Место проведения        

Документы для обсуждения                                  

Участники                        

 

Пункты повестки дня	Решения, результаты, мероприятия	Памятка для выпол-ния

 

Подраздел, отдел, подотдел		Итоговый протокол совещания			Дата
Тема:	Место проведения: Продолжительность:
Ведущий обсуждения	Ведущий протокол (с указанием № тел.)			Повестка дня От                     .
Участники совещания			Привлечённые участники

 

3) Переговоры по телефону. Они занимают достаточно большое количество времени в рабочем дне помощника главы администрации, поэтому можно рекомендовать соединиться к глобальной информационной сети, что даст возможность отличного обмена информацией.

4) Рациональное ведение корреспонденции (подготовьте стандартных ответов; совершенствование документооборота).

Все это позволит оптимизировать работу помощника главы администрации  города и сократить продолжительность  его рабочего дня до 8 часов.

Таким образом, разработанные инструменты эффективной организации времени, методики анализа ситуации, стратегии и комбинации по системе внедрения технологий рационализации рабочего времени позволят максимально эффективно использовать временные ресурсы, достигать поставленных целей, получать большую прибыль и как следствие - повышать социальную эффективность деятельности. Социальная значимость рекомендаций состоит в том, что они содействуют повышению личностного роста руководителя, положительно влияют на самоактуализацию, повышают мотивацию, удовлетворенность работой, а также способствуют в целом развитию личности руководителя.

Кроме того, можно порекомендовать  ввести программу «АРМ» - автоматизированного рабочего места, что позволит сократить временные затраты на ведение документации и повысить эффективность принятия управленческих решений.

С помощью АРМ возможно также формирование по различным параметрам отчётных форм, вывода их на печать и сохранения в электронном виде.  Благодаря этому программные средства АРМа позволяют осуществлять мониторинг обработки данных на основе информации, представленной в удобной для восприятия форме.

Рассчитаем экономическую  эффективность использования современных  информационных технологий.

Проанализируем динамику управленческих затрат на примере  работы заведующего и его заместителя  по годам. Выясним, как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

             Для успешного осуществления функций в исследуемой организации необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени.

 

Таблица 3.2

Определение экономии от снижения трудоемкости

 

Основные обязанности  ответственных лиц	Затраты времени, в часах		Темпы роста
	2010	2011	10/11
1.  Заведующий МДОУ	86	65	25%
Организация приема родителей	20	17	15%
Ведение журнала учета  обращений	10	8	20%
принятие решений по документам	16	12	25%
Контроль хода решений	16	8	50%
Формирование отчетов	24	20	17%
2. Заместитель  заведующего МДОУ	60	46	25%
учет, сохранность, пополнение учебно-материальной базы, соблюдение правил санитарно-гигиенического режима и охраны труда,	24	20	17%
учет и хранение документации	15	10	33%
Составление графиков учебных занятий	5	4	20%
Консультации родителям и воспитателям	16	11	31%

 

Рекомендуемая  к внедрению  программа позволяет вести:

• Электронную анкету
• Электронный журнал учёта документов
• Формировать Базу данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов

Произведём расчёты  эффективности от принятых мероприятий.

На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый  экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим, сколько стоит один час работы сотрудников исходя из их месячных окладов.

 

    С_ч = О / К_ч                            (3.1)

где   С_ч  - Стоимость часа работы

О  - Месячный оклад

К_ч  - Количество часов в месяце (К_ч=176час)

                                 С_ч1 = 8961/176 = 50,91 руб.

                                 С_ч2 = 9564 / 176 = 54,34руб

По следующей формуле (3.6) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

 

      

ч                                   (3.2)

 

где Э – экономия от снижения трудоёмкости

Т₁ и Т₂ – трудоёмкость операции до и после

n – число сотрудников в подразделении

 

Для заведующего МДОУ:

Э_{1 =} 1*21*50,91 = 1069,11 руб.

Для заместителя заведующего МДОУ: 

Э₂ = 1*14*54,34 =760,66 руб.

Общая экономия для двух руководителей:

Э =1069,11 + 760,66 =1829,77

          Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы о количестве сэкономленного времени.

 

Таблица 3.3

Определение экономии от снижения трудоёмкости

 

Должность	Оклад, руб.	Стоимость часа работы, руб.	Экономия  времени,  час	Количество сотрудников	Экономия от снижения трудоёмкости, руб.
Заведующий МДОУ	8961	50,91	21	1	1069,11
Заместитель	9564	54,34	14	1	760,66
Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб.                                                                                                                                                                                 1829,77								1829,87

 

Полученная сумма экономии составляет примерно 10% от суммы окладов всех сотрудников. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение АРМ мероприятий были затрачены средства в размере 25000 рублей.