Отчет по практике в гастрономе ООО «Урал»

- кредитоспособность и  финансовое положение поставщика  и др.

Как правило, результаты анализа  по критериям выбора приводят к заключению договора или контракта с поставщиком.

В случае повторной или  регулярной поставки - поставщик получает от компании заявку на товар согласно действующим с поставщиком и  заранее согласованным коммерческими  условиями.

При регулярной поставки, главным инструментом являются базы данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара. Эти инструменты нужны для того, чтобы собрать и структурировать информацию о товаре. У компании нет другого источника информации о товаре кроме той, которую предоставляет поставщик. На этом этапе важно выяснить всё, что влияет на поставку и продажу товара: наличие инструкций на русском языке, сертификатов, гарантий, данные об упаковке, сроки подтверждения и отправки заказа, рекламная поддержка и POS- материалы, минимальная партия, комплектность, возможность и обеспечение транспортировки и таможенного оформления.

В базе должно быть:

-  наименование товара (перечисление по группам, категориям  и товарным позициям), причём важно  вносить в базу не только  поставляемый товар, но и потенциально  интересный  к поставке товар.  Если ассортимент товара очень  велик , то нужно выбрать те группы  или категории товаров, которые для вашей компании актуальны;

-  код или артикул  поставщика и штрих – код  (ели есть). Возможно указание  внутреннего кода вашей компании, если товар уже  поставляется  и внесён  в вашу ассортиментную  матрицу. Это обеспечит поиск  товаров и исключит дублирование  наименования;

-  цена или диапазон  с возможными скидками. Так как  величина скидок за партию  может изменяться (в зависимости  от объёма, условий оплаты, величины  кредитной линии, бонусов и  т.д.), то менеджер при составлении  заказа может заранее рассчитать  стоимость  поставки и выбрать  нужное количество или способ  оплаты;

-  свойства (размер, цвет, комплектация и т.д.);

-  упаковка или другие  параметры, важны для логистики.  Это позволяет на этапе заказа  или оформления  ассортимента  от поставщика определить максимальную  партию (например, коробка), своевременно  подать информацию на склад  или в отдел логистики о  величине заказа.

На основании такой  базы очень удобно формировать и  отправлять регулярные заказы поставщику. База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, всегда возможно  увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.

Шаг 3. Оформление и отправка заказа.

Шаг 4. Подготовка и оформление заявки  на товар поставщику.

Определив нужный товар, менеджер по закупкам оформляет собственный  заказ или заявку на поставку.

Форма заявки может быть любой: устной – в случае простого заказа однотипного товара, который  уже давно поставляется и не требует  никаких дополнительных согласований с поставщиком («Поставьте, пожалуйста, десять упаковок товара Х, артикул такой  – то»); письменной – в электронной  или факсовой форме (опять же форма  заявки произвольная – простое перечисление позиций или бланк – заявка по согласованной с поставщиком  форме). Каждая компания вырабатывает форму заказа, которая ей удобнее.

Письменная форма предпочтительнее, так как дает возможность сверить  затем подтверждение с сомой  заявкой и проверить, те ли позиции  и в том ли количестве там будут  поставлены.

Но все чаще стал пользоваться популярностью электронный заказ  – разновидность размещения заказов  поставщику на базе электронного обмена данными (ElectronicDataInterchange, EDI), а также использование электронных каталогов и синхронных данных о товарном запасе.  Для этого как минимум требуется связать компанию и поставщика в единую информационную систему (EDI). Преимущества системы очевидны (надежность, скорость передачи и обработки данных), но пока это преимущественно действует в крупных западных сетевых компаниях.

Шаг 5. Получение подтверждение  от поставщика на поставку товара.

Поставщик подтверждает заказ  к поставке, высылая подтверждение. Задача менеджера на этом этапе –  сверить подтвержденное и заказанное количество, и номенклатуру товара. Если заказ был заранее рассчитан, то сверка не займет много времени. В противном случае придется перепроверять каждую товарную позицию и пересчитывать сумму и количество товара. Если этого не сделать, то существует вероятность ошибки у поставщика – расхождение в номенклатуре, цене и /или количестве товара.

Если на этом этапе требуется  корректировка заказа, она происходит по инициативе закупщика.

Если корректировки не требуется, то заказ считается принятым и готовится к поставке.

На основании подтверждения  выставляется счет (счет-фактура, инвойс или проформа-инвойс – зависит  от типа поставки), который и будет  являться официальным документом, и  на основании которого будет производиться  оплата заказа. По нему затем будут  формироваться все документы  по приему товара, вноситься предварительные  данные в информационную систему.

На этом же этапе менеджер по закупкам обязан проконтролировать  или обеспечить наличие всех необходимых  для поставки сертификатов.

Шаг 6. Выполнение обязательств по оплате заказа.

В зависимости от достигнутых  договоренностей поставка может  идти в кредит (денежный, но чаще всего  товарный) или по предоплате. Обязательства  по оплате товара большую роль оказывают  на формирование рыночной цены. Данные о сумме счета заносятся менеджером в баланс,  и на основании баланса  затем формируется план оплат  для бухгалтерии. 

Шаг 7. Подготовка груза к  отправке, выбор способа транспортировки.

Получив счет и выполнив свои обязательства по оплате товара, менеджер по закупкам обладает точной информацией, что груз будет готов  к поставке такого-то числа в таком-то объеме. Именно эта информация нужна  торговому отделуОАО «Красногорское» для подбора оптимального способа транспортировки.

На этом этапе задача менеджера  по закупкам – принята информация в торговый отдел о грузе и  о моменте выхода товара от поставщика и предполагаемой дате прихода.

Очень важно понять будет  ли груз доставлен в составе консолидированной  поставки или будет иметь место  монопоставка. От этого будут зависеть расходы на транспортировку товара и как следствие – его себестоимость.

Как правило, в случае самостоятельной  поставки все расходы на транспортировку  товара ложатся на плечи компании-получателя.

Шаг 8. Контроль за оформлением и выпуском товара со склада поставщика.

Необходим контроль за отгрузкой  товара – на практике бывает, что  именно в момент загрузки происходят неприятные неожиданности (машина пришла, но не на тот склад, ил пришла машина, но она имеет не те номера, что  указаны в транспортных документах, часть груза не входит в контейнер, отсутствует необходимый сертификат, при погрузке упала палетта и груз пострадал… и т.д.).

В случае нормальной отгрузки менеджер по закупкам получает копии  товарно-транспортных накладных и  на их основании вносит предварительные  данные в информационную систему  об ожидаемой поставке.

Шаг 9. Поступление товара.

Пока груз в пути, менеджер по закупкам должен контролировать его  прохождение, запрашивая информацию от отдела логистики или от поставщика. Если происходит задержка в пути, то менеджер по закупкам должен узнавать об этом первый, чтобы вовремя принимать  решения о заказе следующей  партии товара.

Груз прибыл на склад –  происходит разгрузка.  На этом этапе  задача закупщика – получить от склада акт приемки груза и  убедиться, что товар прибыл согласно заказу.

Если товар прибыл в  комплекте и согласно накладным, в соответствии с отгрузочными документами (нет недостачи, боя, браковка при  транспортировке, нарушения упаковки и т.п.), то он приходуется. Официально цикл закупки можно считать завершенным.

Шаг 10. Работа с претензиями.

Если имеется недостача  груза или повреждение внешнего вида - составляется соответствующий  акт, а затем претензия товароведом-брокером. В ТТН будут сделаны соответствующие  отметки во время приемки груза. При приемке товаров по количеству и качеству взяты под контроль сроки реализации.

Шаг 11. Взаиморасчеты с  поставщиком за полученный товар.

Контроль завзаиморасчётамис поставщиками возложен на менеджера коммерческого отдела, а учет по оплате ведется бухгалтерией.

Шаг 12. Получение результатов.

Конечный результат ООО  Гастроном «Урал» - получение прибыли, снижение издержек обращения. Последовательность этих шагов приводит к получению таких результатов.

Вывод: в  данной теме были рассмотрены и изучены подробно все шаги технологического процесса в работе менеджера коммерческого отдела. И только соблюдение менеджером этой пошаговой цепочки приведет к эффективной работе и к хорошим экономическим результатам ООО Гастроном «Урал».

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ИЗУЧЕНИЕ РОЗНИЧНОЙ ЛОГИСТИКИ В ООО Гастроном «Урал»

В компании, как правило, отдел закупок и отдел логистики  разделены между собой. Но в ООО Гастроном «Урал» функции этих двух отделов совмещены в торговом отделе. В торговом отделе ООО «Урал» функционирует  подразделение - склад. Склад осуществляет логистику складирования и переработки.

Сотрудники отдела закупки ООО «Урал» осуществляют закупочную деятельность, заказывая товар у поставщика и передавая информацию о заказе на склад. Склад осуществляет хранение товара. Группа оперативного учета возлагает на себя информационную и распределительную деятельность.

Информационная логистика представляет собой потоки информации, которые являются связующими нитями всех звеньев логистической цепочки (закупка-поставка-приемка-хранение-перемещение-распределение-продажа).

Важно учесть при работе с любой информационной системой, чтобы она могла обеспечивать движение своевременной и достоверной  информации для всех отделов.

Рабочим звеном информационной системы являются специалисты, которые  заносят все данные по товародвижению – как в составе отдела закупок, так и отдельное подразделение. Представим наглядно в виде схемы  распределение функций логистики  между отделами в ООО «Урал» на данном рисунке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – функции логистики в ООО «Урал».

 

Основные операции, которые  склад производит с товарами, представляют собой повторяющийся циклический  процесс: приемка-идентификация товара - оприходование -транспортировка до места хранения-хранение - комплектация-отгрузка.

Каждый из этих этапов может  быть детализирован до конкретных шагов, которые требуется сделать, чтобы  процесс был завершен до конца.

На рисунке данном рисунке наглядно показан процесс оприходования товара в продовольственной сети на территории ООО «Урал». Каждая из этих операций оказывает существенное влияние на скорость товарооборота и общую эффективность компании.

 

 

 

 

 

Рисунок 3 – Процесс оприходования  товара

 Приемка производится  согласно процедуре «Процесс  закупки» (производится сверка товаров  по количеству, качеству, после сверки  товар приходуется);

- после оформления прихода  товар перемещают либо сразу  в место хранения, либо во вспомогательную зону. Если товар находится во вспомогательной зоне, то он подвергается дополнительной обработке – штрих-кодированию, переупаковке, сортировке и т.п.

Дополнительная обработка  поставленного товара в вспомогательную зону имеет свои задачи. Итак, если  сеть осуществляет продажу импортных товаров, на которых имеются разные системы штрих- кодов , то требуется или использование оригинальных штрих-кодов производителей или нанесения на товары своих собственных штрих-кодов( что ведет к дополнительной работе для сотрудников склада) .

При использовании кодов  производителей требуется их занесение  в карточки товара. Занесение кода возможно как в автоматическом варианте- непосредственно считыванием кода с этикетки сканером системы, так и ручное- занесение оператором цифрового значения в соответствующее поле.

Еще одна очень важная деталь в изучении складской логистики  – порядок проведения инвентаризации на складе. Инвентаризация – это  зеркало учетной политики компании.

Процесс инвентаризации должен происходить в любой торговой организации шаг за шагом. В ООО «Урал» шаги процесса инвентаризации соблюдаются.

Соблюдение правил проведения инвентаризации отражает целиком работу склада и помогает увидеть «плюсы»  и «минусы», над которыми нужно  работать.

Таким образом, в этой теме была изучена логистика, в том числе информационная, транспортная и складская, и закупки ООО «Урал». На рисунке 2 наглядно была представлена схема распределения функций логистики между отделами торговой организации. Ознакомились с функциями распределительного центра в, а так же с порядком проведения инвентаризации на складе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТЕМА 5 ПРИОБРЕТЕНИЕ УМЕНИЙ ПО УПРАВЛЕНИЮ ТОВАРОМ

СТРУКТУРА АССОРТИМЕНТА РОЗНИЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ