Автор работы: Пользователь скрыл имя, 08 Марта 2015 в 13:40, отчет по практике
Целью прохождения практики является формирование и развитие профессиональных навыков студента в сфере ГиМУ.
На период прохождения практики перед студентом стояли следующие задачи:
Закрепление теоретических знаний, полученных в университете, а также приобретение практических навыков, профессиональных знаний и умений.
Проверка степени готовности к самостоятельной работе в государственном учреждении.
Изучить содержание и основные направления деятельности ОУФМС по Псковской области в г. Пскове;
Наиболее распространенные и эффективные инструменты внутреннего контроля в ОУФМС представлены на схеме 3.
Схема 3. Инструменты контроля в Отделе УФМС
В соответствии с рисунком 7 можно сделать вывод, что процесс выявления и оценки показателей эффективности работы сотрудника, выявление ошибок и проступков в его деятельности, протекает посредством изучения отчёта, который сотрудник обязан писать еженедельно, ежеквартально и ежегодно; непосредственного наблюдения за работой сотрудников в отделе; совещания и беседы (устного отчёта) о проделанной работе (или о проблемах).
Также в Отдел приезжают проверки из УФМС по Псковской области с целью контроля за исполнением сотрудниками своих должностных обязанностей, проверки эффективности функционирования отделений, проверки компетентности кадрового состава с занимаемыми ими должностями, оценка общего уровня выполнения Отделом своих задач и функций.
ГЛАВА 5. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ В ОТДЕЛЕ УФМС РОССИИ ПО ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ В Г.ПСКОВЕ
5.1 Модель, элементы и этапы коммуникационного взаимодействия в Отделе между руководителем и подчиненными
Одной из важнейших задач деятельности Отдела УФМС России по Псковской области в г. Пскове является активное участие наряду с другими органами исполнительной власти, в непосредственном контакте с гражданами РФ, иностранными гражданами и различными организациями. Для организации работы в Отделе также необходим внутренний коммуникационный процесс.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми (сторонами).
В нашем случае адресантом может являться Паламарчук Р.И., доносящая необходимую для работы Отдела информацию до адресата, т.е. специалиста-эксперта. Данный коммуникативный процесс является вертикальным потоком передачи информации по нисходящей линии. Если же адресантом выступает сотрудник Отдела, а адресатом – руководитель, то вертикальный поток передачи информации происходит по восходящей линии. Движение формальной информации сверху - вниз в основном тесно связано с формальной системой властных полномочий (руководитель-подчиненный), определенной и зафиксированной в соответствующей документации - штатном расписании, положении об Отделе, должностных инструкциях.
Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения.
Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:
1.Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.
2.Сообщение - собственно информация, закодированная в символы.
3.Канал - средство передачи информации.
4.Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует (рис.5).
Рис.5. Модель коммуникационного процесса и элементы последнего
В ходе коммуникации адресант и адресат проходят несколько взаимосвязанных этапов (схема 4). Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную информацию. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен.
Схема 4. Этапы коммуникационного процесса
Итогом выступает обратная связь - это базовая реакция на услышанное, прочитанное или увиденное. Информация (в вербальной либо невербальной форме) направляется обратно отправителю, указывая на то, в какой мере сообщение было понято, поверил ли ему получатель, усвоил ли он его и согласен ли с ним.
5.2. Коммуникационные барьеры в Отделе
Адекватность восприятия информации во многом зависит от наличия или отсутствия в процессе общения коммуникативных барьеров. В случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к получателю.
Эффективному общению препятствует барьер субъективной интерпретации смысла информации. Этот барьер возникает потому, что любое полученное сообщение преломляется через призму личного опыта партнера по общению, его образования, происхождения, знаний, склонностей, предубеждений, надежд, страхов, симпатий и антипатий, желаний и ожиданий на момент передачи информации. В результате человек слышит не то, что было сказано, а то, что он думает, что было сказано. Данный барьер входе прохождения практики в Отделе УФМС России по Псковской области в г.Пскове был выявлен, при этом быстро разрушался в процессе уточнения смысла сказанного.
Также барьером коммуникации является часто психологический феномен восприятия самого коммуникатора и отношения к нему: чувство недоверия, неприязни, которое вызывает коммуникатор, передается и на сообщаемую им информацию, которая не воспринимается как значимая. Данный барьер в коммуникационном процессе выявлен не был, т.к. в Отделе дружный и сплоченный коллектив.
Барьеры социально-культурных различий между партнерами по общению. Социальные, политические, религиозные и профессиональные различия могут привести и приводят к различной интерпретации тех или иных понятий и идей в передаваемом сообщении. Барьер социально-культурных различий в Отделе также не наблюдался.
Барьеры непонимания включают в себя фонетический, стилистический, семантический и логический барьеры.
Фонетический барьер связан с недостатками речи, к которым относятся:
Семантический барьер непонимания связан с различиями в системах значений участников общения. Очень часто непонимание возникает вследствие того, что одному и тому же слову придаются разные значения и возникают споры, которые не имеют объективного основания, а связаны с различным пониманием смысла. Нужно постоянно уточнять, какое значение вкладывает собеседник в тот или иной термин.
Стилистический барьер непонимания может разрушить нормальную межличностную коммуникацию. Он возникает при несоответствии стиля речи коммуникатора и ситуации общения или стиля речи и актуального психологического состояния партнера по общению, что не наблюдалось во время прохождения практики.
Логический барьер непонимания возникает в тех случаях, когда логика рассуждения, предлагаемая коммуникатором, кажется неверной его партнеру по общению, противоречит присущей ему манере доказательств или слишком сложна для него. Данный барьер также не наблюдался в коммуникационных процессах Отдела, но имеет место быть.
Эмоциональные барьеры возникают тогда, когда, получив информацию от коммуникатора, человек более занят своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами. Слова обладают сильным эмоциональным зарядом, говорят даже об энергии слова [электронный ресурс]. Эмоциональные барьеры имеют место быть в процессе коммуникаций Отдела.
5.3. Информационный обмен в Отделе
В ходе прохождения практики сильных отклонений (недопониманий) при коммуникационном процессе не выявлено. Все сотрудники Отдела выполняют свои задачи, при возникновении вопросов руководитель помогает в решении проблем. Несмотря на это в процессе коммуникации были выявлены некоторые преграды:
1. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.
2. Отдел оснащен компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации, но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри данного Отдела. Сотрудникам приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени и недовольство граждан.
Существуют различные способы совершенствования коммуникационного обмена. А именно:
1. Регулирование информационных потоков. Руководитель на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Для этого необходимо оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации.
2. Система обратной связи. Обратная связь является составной частью контрольно-управленческой информационной базы Отдела.
3. Информационные технологии. К сети Интернет должны быть подключены все компьютеры, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию. Система электронной почты также способствует совершенствованию обмена информацией в организации. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров [6].
Итак, коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в организации узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках Отдела и на всех ее уровнях следует поощрять.
ГЛАВА 6. ФОРМУЛИРОВКА ОСНОВНЫХ ПРОБЛЕМ В ОТДЕЛЕ УФМС РОССИИ ПО ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ В Г.ПСКОВЕ НА ОСНОВЕ ПРОВЕДЕННОГО АНАЛИЗА
6.1. Формулировка основных проблем и предложения по совершенствованию деятельности Отдела
В ходе прохождения практики в Отделе УФМС России по Псковской области в г.Пскове не было выявлено глобальных проблем. Однако на некоторые минусы все же стоит обратить внимание.
Анализируя кадровый потенциал Отдела было установлено, что Отдел УФМС нуждается в высококвалифицированных кадрах. Самое большое количество направленных работников на повышение квалификации составило 12 человек за последние 3 года. При этом в Отделе присутствует большая текучесть кадров. Идет большой приток новых работников, однако число уволенных также растет.
По результатам анализа можно сделать вывод о том, что основу персонала составляют молодые, энергичные и квалифицированные люди. Руководство это объясняет тем, что при приеме на работу предпочтение отдается кандидатам в возрасте до 30 лет, так как по их мнению люди этой возрастной категории имеют наибольший потенциал, энергию и желание работать и зарабатывать деньги. К тому же такие кандидаты уже имеют, как правило, некоторый опыт работы. Но в большинстве случаев новых сотрудников Отдела не устраивает заработная плата, что и является проблемой не только в Отделе, но и во многих организациях и учреждениях города.
Анализируя процесс коммуникаций в Отделе УФМС России по Псковской области в г.Пскове были установлены некоторые преграды: информационные перегрузки сотрудников и отсутствие единой внутренней сети.
Многие сотрудники перегружены работой. Опять же данная проблема объясняется текучестью кадров и нехваткой персонала. При прохождении практики студенту была выражена благодарность за помощь в работе Отдела, поступило предложение о прохождении следующей практики и дальнейшем трудоустройстве.
В последние годы стало популярным развитие электронной базы, как среди государственных органов, так и в крупных организациях. К сожалению, на данный момент начинает разрабатываться только внутренняя единая сеть Отдела. Из-за данной проблемы сотрудникам приходится выполнять лишнюю работу: самостоятельная доставка некоторых документов в Управление ФМС РФ по Псковской области, печать и направление писем в регионы Псковской области, а также занесение старой информации в разрабатывающуюся базу.
7.1. Основные сведения, цели и задачи программы