Проект открытия и функционирования

В зависимости от специфики и размера проекта в его реализации могут принимать участие разное количество, как людей, так и сторонних организаций.  В нашем случае, количество участников проекта ограничено, следовательно, они будут загружены работой не только по своей специальности, т.е. некоторые роли членов команды будут совмещаться. У каждого члена команды свои функции, степень участия в проекте и степень ответственности за его реализацию. (см. Матрицу ответственности).

Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта, раскрывает её организационная структура. Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом:

• ведущие участники проекта заказчик и подрядчик создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта;
• единая команда во главе с руководителем проекта (см. рис. 2.9.).

Число участников проекта зачастую меняется по мере того, как проект движется от одной фазы своего жизненного цикла к другой.

 

Рис. 2.9 Организационная структура предприятия

 

2.4.1 Организационное планирование

Организационное планирование включает определение, документирование и распределение ролей, ответственностей и отношений отчетности в проекте. Роли, ответственности и отношения отчетности могут быть распределены как между отдельными лицами, так и между группами лиц. Отдельные лица и группы лиц могут быть частью организации - исполнителя проекта или могут занимать внешнюю позицию по отношению к ней. Внутренние группы часто имеют отношение к специфическим функциональным отделам, как например, бухгалтерский.

 

2.4.2 Процесс подбора кадров

Этот процесс, включает получение необходимых человеческих ресурсов и назначение их на определенные работы по проекту. Необходимо обеспечение того, чтобы доступные ресурсы отвечали требованиям проекта.

При подборе персонала необходимо обратить внимание не только на уровень квалификации претендентов, но и на их личные характеристики, это необходимо не только для продуктивности работы команды, но и для создания эффективно работающего коллектива. Требования к персоналу представлены в таблице 2.7.

 

Таблица 2.7. Квалифицированные требования к персоналу

Критерии	Требования
Пол	Женский, мужской
Возраст	23 - 45
Образование	Высшее фармацевтическое образование
Специальность	Фармацевт, провизор,
Опыт работы	Не менее 5 года
Психологические и личные качества претендента	Приятная внешность Коммуникабельность Ответственность Аккуратность

 

Проектные роли и ответственности должны быть распределены между соответствующими участниками проекта. (см. Матрицу ответственности табл. 1.4.). Роли и ответственности могут варьироваться во времени.

Потребность в обучении - если набранный персонал не имеет навыков, необходимых в проекте, эти навыки нужно развивать.

Подбор кадров и назначение их на должности происходит по следующей схеме: если кандидат соответствует квалификационным требованиям, его приглашают на собеседование с руководителем проекта. При удачном прохождении собеседования кандидата принимают на вакантную должность. Нам недостаточно своего персонала для выполнения проекта, поэтому будем пользоваться услугами сторонних организаций и временных работников. В нашем проекте будут как временные, так и постоянные участники проекта. Работники, которые являются постоянными, включаются в штатное расписание и для каждого из них разрабатывается должностная инструкция.

 

Таблица 2.8. Человеческие ресурсы

Постоянные работники (должность)	Временные работники	Сторонние организации
Директор	Юрист	Инспектор ГНИ
Бухгалтер	Нотариус	Сотрудники органов статистики
Зав аптекою	Бригадир	Сотрудники социальных фондов
Провизор-аналитик	Строительная бригада	Агентство недвижимости
Провизор		«Велтон-Телеком»
Фармацевт		Фирма «Мебель»
Санитарка		Фирма «НЕО»
		Управление потребительского рынка
		Государственная служба лекарственных средств и изделий медицинского назначения
		Коммунальные службы

 

2.5 Управление коммуникациями в проекте

 

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределение и сохранения необходимой проектной информации. Под информацией подразумевается собранные, обработанные и распределенные данные. В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

• заказчик - для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;
• поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании, необходимых для выполнения работ;
• непосредственные исполнители работ на месте.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

 

2.5.1 Планирование коммуникаций

Планирование коммуникаций - определение потребностей участников проекта в информации и коммуникациях: кому нужна информация, когда и в какой форме она должна быть представлена. Требования к коммуникациям являются суммой информационных требований участников проекта. Данные требования определяются сочетанием типа и форматом требуемой информации с анализом ценности этой информации. В нашем случае план управления коммуникациями будет варьироваться от кратких разговоров до расширенных встреч, от письменных документов до немедленно доступных по сети календарных планов. Ограничениями могут выступать те факторы, которые лимитируют возможности проекта. В ходе реализации некоторые члены проекта не всегда находятся на объекте или в пределах г. Харькова, в этом случае доступными коммуникационными технологиями будут являться мобильная связь или Интернет (если необходим, для предоставления какого-либо отчете или документации в электронном виде).

Наиболее часто встречающиеся средства коммуникаций: городская связь, мобильная связь, факс, Интернет, компьютер. План управления коммуникациями может быть формальным или неформальным, высоко детализированным или общим, в зависимости от потребностей проекта. План управления коммуникациями для нашего проекта предоставлен в таблице 2.9.

 

 

Таблица 2.9. План управления коммуникациями в проекте

Отправитель	Получатель	Содержание сообщения	Форма отчетности	Способ предоставления	Сроки
Руководитель	Штатные сотрудники	Должностные инструкции	Документ	Лично	Один раз при приёме
Менеджер сторонней организации	Руководитель	Заключение договора	Документ	Личная встреча	По мере необходимости
Менеджер сторонней организации	Зав аптекой	Прайсы на продукцию	Эл почта, бумажный носитель	e-mail лично	Еженедельно
Зав аптекой	Менеджер сторонней организации	Заказ товара	Телефонная связь, иногда лично	Беседа	Ежедневно
Зав аптекой	Менеджер сторонней организации	Возврат некачественной продукции	Документы и товар	Через курьера	По мере необходимости
Зав аптекой	Руководитель	Информация о закупке товара	Устно	Лично или телефон	Ежедневно
Зав аптекой	Бухгалтер	Информация о полученном товаре	Документ от поставщиков	Лично	Ежедневно
Бухгалтер	Работники	Начисление заработной платы	Расчетная ведомость	Лично	2 раза в месяц
Бухгалтер	Руководитель	Учёт затрат на продукцию	Документ	Лично	Ежемесячно
Провизоры	Зав аптекой	Товары под заказ	Заявка	Письменно	Ежедневно

 

2.5.2 Распределение информации

Распределение информации включает обеспечение доступности необходимой информации участниками проекта по мере надобности. Оно включает выполнение плана управления коммуникациями, также, как и ответы на неожиданные запросы на информацию.

Входы распределения информации.

• результаты работ;
• план управления коммуникациями;
• план проекта;

Методы и средства распределения информации.

Коммуникационные навыки. Эти навыки используются при обмене информацией. Отправитель ответственен за обеспечение ясности, однозначности и полноты информации, так, чтобы получатель мог получить её в корректном виде и правильно интерпретировать. Получатель ответственен за то, чтобы гарантировать получение информации в её полной форме и корректное её понимание. Виды коммуникаций:

• письменные или устные, слушание или произнесение;
• внутренние или внешние (общество, рекламное агентство);
• формальные (отчеты) или неформальные (записи, разговоры);
• вертикальные и горизонтальные;

Виды распределения информации:

• встречи;
• распределение твердых копий документов;
• общий доступ к электронным базам данных;
• факс;
• электронная почта;
• речевая корреспонденция.

Выход распределения проектной информации - проектные записи которые включают корреспонденцию, записки, отчеты и документы, описывающие проект. Проектные записи хранятся в организованной форме.

 

2.5.3 Предоставление отчетности об исполнении

Предоставление отчетности об исполнении включает сбор и распределение информации по выполнению с целью обеспечить участников информацией о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта. Эти процессы включают:

• отчеты по степени выполнения - описание того, где сейчас находятся проект;
• отчеты по прогрессу - описание того, чего достигла команда проекта;
• предположения - относительно будущего статуса и прогресса проекта;

Предоставление отчетности об исполнении должны в общем обеспечивать информацию по предметной области, расписанию, затратам и качеству. В некоторых проектах требуется информация по рискам и поставкам. Отчеты могут быть подготовлены комплексно или выборочно.

План проекта предоставлен в разделе 2.1.3.

Форма предоставления информации про ход выполнения задач проекта: - форма отчетности MS Project см. приложение №2.

После того, как будут достигнуты цели проекта или фазы или произойдёт их прекращение по какой-либо другой причине, данный проект или фаза требуют закрытия. Административное завершение состоит из их утверждения и документирования и документирования результатов проекта в целях формализации приемки продукта проекта. Действия по административному завершению не должны откладываться до закрытия проекта. Каждая фаза проекта должна быть должным образом закрыта для того, чтоб убедиться, что не произошло потерь важной и полезной информации.

Документы, составленные для описания продукта проекта должны быть доступны для рассмотрения в период административного завершения:

• электронные таблицы;
• электронные файлы;
• планы;
• спецификации;
• техническая документация;

Архив проекта. Полное собрание проектных записей должно быть подготовлено для архивации. В обязанности архиватора будут входить следующие функции:

• введение и сохранение бумажной документации по проекту;
• сохранение финансовой документации (накладные, финансовые отчеты);
• сохранение электронных документов (отчёты, база данных);
• сохранение истории проекта в электронной форме (средства MS Project);

 

2.6 Управление риском в проекте.

 

Управление риском в проекте включает процессы, связанные с определением, анализом рисков, реагированием на них; максимизацию результатов позитивных событий и минимизацию последствий неудач.

 

Таблица 2.10. Управление риском в проекте

Управление риском в проекте	Идентификация риска
	Оценка риска
	Разработка методов реагирования на риск
	Контроль реагирования на рисковые события

 

Концепция риска и дохода является одной из ключевых концепций в финансовой и производственной деятельности предприятий.

Риск - определяют как стоимостное выражение вероятностного события ведущей к потерям.

Необходимо отметить, что риск присутствует всегда, и можно попытаться снизить риск до удовлетворительного уровня, но полностью устранить нельзя. Получить прибыль при проведении той или иной операции можно только в случае, если риски были заранее предусмотрены, изучены, измерены и подстрахованы. Важнейшие риски можно рассмотреть группами к первой группе отнесём: кредитный, процентный, ко второй группе относят: рыночный риск, риск стихийных бедствий. Ни один из видов риска не может быть устранён полностью. Говоря о необходимости учёта риска при управлении проектом, обычно имеем ввиду основных его участников: заказчика, исполнителя и т.д.