Пути повышения эффективности и качества управленческих решений ИП «Яворский»

Директор совместно с менеджером по складу проводит ревизию остатков товаров на складе, таким образом, он контролирует его работу.

Директор совместно с менеджером по браку списывает некачественные товары.

Работу помощника по хозяйственной части директор проводит визуально, т.е. оценивая его работу по эстетическому виду.

Оценивая работу кадровика, директор рассматривает личные дела работников, соответствуют ли они для данной должности. Есть ли у них соответствующая квалификация.

При контроле работы бухгалтера директор проверяет бухгалтерский баланс. Важным критерием оценки работы бухгалтера является правильно заполненная налоговая декларация.

Кадровик, бухгалтер, менеджер на складе и менеджер по браку контролируют работу продавцов по следующим критериям: наличие жалоб от клиентов на работу персонала, соответствующий внешний вид, выполнение плана по продажам, выполнение правил работы.

Недостатками в работе магазинов ИП «Яворский» являются: недостаточная информация продажи и качества товаров, т.е. что больше раскупается; некомпетентность продавцов принимаемых на работу; недостаточный контроль за работой продавцов; «медленное» получение информации о ситуации на рынке продаж подарков и сувениров и поведение конкурентов ИП «Яворский».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Пути повышения эффективности  и качества управленческих решений

3.1. Обоснование необходимости повышения эффективности процессов и методов управления в организации

 

В результате интервью с руководством было выяснено что, индивидуальный предприниматель преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избегания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

Рассмотрев работу индивидуального предпринимателя можно сделать следующие выводы: индивидуальный предприниматель в работе своих магазинов использует:

- форму контроля - структурно функциональную форму внутреннего аудита;

- время осуществления контрольных действий  - текущий контроль;

- уровень автоматизации контроля - неполностью автоматизированный внутренний контроль;

- методические приёмы контроля - собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.);

- иерархичность объектов контроля - контроль подсистем системы объектов;

- функциональная направленность контроль - кадровый контроль, административный контроль, финансово-экономический контроль, бухгалтерский контроль, правовой контроль;

- характер взаимоотношений контролирующего и контролируемого работника - контроль, обусловленный отношениями подчинённости.

- временная направленность контроля - стратегический контроль, оперативный контроль;

- пространственный аспект - процессный контроль;

- источники данных контроля - документальный контроль, фактический контроль;

- характер контрольных мероприятий - плановый контроль, внезапный контроль;

 - периодичность проведения контрольных мероприятий - системный контроль, периодический контроль;

- полнота охвата объекта контроля - сплошной контроль;

- интенсивность проведения контроля - контроль, осуществляемый в нормальном режиме.

К недостаткам работы организации следует отнести: отсутствие контроля, направленного на обеспечение безопасности коммерческой организации; отсутствие стратегического контроля, неполностью автоматизированный внутренний контроль. Эти недостатки документально не сопровождаются.

Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам (но без жесткой к ним привязки). Поскольку все вокруг стремительно меняется, система контроля должна к этим изменениям своевременно приспосабливаться, а поэтому отличаться гибкостью, иначе контроль будет вечно “опаздывать”, что сделает невозможным использование его результатов на практике.  
Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Выгода – это более устойчивое положение перед конкурентами, это нельзя количественно измерить! Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Любой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руководством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты, учета личных качеств людей, их должностного положения, связей в коллективе, благожелательного подхода к людям.

Таким образом, эффективный контроль невозможен без учета человеческого фактора.

Предполагаемым эффектом должно стать более стабильное положение индивидуального предпринимателя на рынке продаж подарков и сувениров. Усиление своего положения перед конкурентами. Наилучшая подготовленность к неожиданным действиям конкурентов и изменению рынка. Т.е. при снижении продаж ИП понесет меньшие потери, чем его конкуренты, это тоже очень трудно количественно рассчитать, потому что рынок продаж может вести себя по-разному!

Некоторые вещи, такие как положение, перед конкурентами, подготовленность к изменениям на рынке продаж нельзя измерить в денежном выражении. А если и можно то это очень сложно, нужны такие данные, которыми автор не обладает.

Выполнив данные решения для устранения сбоев в магазинах ИП «Яворский», индивидуальный предприниматель сможет наиболее эффективно контролировать работу своей организации. Что должно привести к дальнейшей успешной работе в сфере розничной продажи подарков и сувениров.

3.2. Пути повышения эффективности процессов и методов управления в организации

 

Для улучшения работы организации индивидуальному предпринимателю следует сделать следующее: полностью автоматизировать внутренний контроль, т.е. установить в магазинах по одному компьютеру, провести образовательные курсы для обучения на компьютерах, установить на складе один компьютер и установить непосредственно у бухгалтера, менеджера по браку, кадровика и у самого ИП «Яворский» по одному компьютеру, соединив их по локальной сети. ИП сможет полностью контролировать весь процесс работы его организации. На компьютерах установить четыре программы: одна для менеджера на складе (1С: Склад), он сможет узнавать какой вид товара наиболее охотно раскупается, соответственно покупать его у оптовых продавцов; вторая программа для кадровика (1С: Предприятие). Кадровик сможет контролировать работу продавцов, т.е. узнавать, кто из них какое количество товара продает; третья программа для менеджера по браку (1С: Предприятие). Он будет контролировать качество закупаемых товаров; четвертая программа (1С: Предприятие) для бухгалтера, он сможет ввести учет продаж и брака товаров. При чем каждая программа должна быть доступна только для конкретного человека, т.е. кадровик не должен иметь возможность просматривать информацию предназначенную для бухгалтера. У ИП должен быть доступ ко всем четырем программам. Это позволит ему уделять серьезное влияние на развитие рынка продажи подарков, т.е. что более лучше будет продаваться в различных сезонах. Следить за поведением конкурентов, их ценовой политике, это обеспечит экономическую безопасность предприятия.

При этом следует учитывать следующее:

• обработка информации при помощи системы электронной обработки не позволяет сделать отметки о проведенной проверке; невозможно это сделать и вручную, так как ручная обработка документов не проводится;
• обработка однородных операций выполняется по единому образцу. Это исключает возможность случайных ошибок, которые нередко возникают при обработке документации ручным способом.
• электронная система обработки информации может автоматически выполнять определенные рабочие операции или же на основании задания проводить систематически внутреннюю проверку обрабатываемой информации. Наличие хорошо функционирующей системы электронной обработки данных исключает возможность ошибок и неточностей (недостатков, совершаемых сотрудниками). В данном случае имеются в виду ошибки, возникающие при обработке информации: описки, грамматические ошибки, ошибки в подсчете итогов, ошибки, возникающие при передаче информации. Здесь машина намного надежнее человека.

Сроки установления данной системы контроля выбирает сам ИП. От автора не зависят сроки установления компьютеров. Поэтому он не может написать конкретные сроки.

Практические действия руководства экономического субъекта направлены на установление и поддержание системы внутреннего контроля на своем предприятии. Предполагаемый эффект: во-первых, он позволяет индивидуальному предпринимателю или исполнительному органу наладить контроль за автономными подразделениями фирмы (за магазинами).

Во-вторых, проводимые целевые контрольные проверки и целевые анализы позволяют выявить резервы продаж и определить наиболее эффективные направления развития.

Особое место в системе внутреннего контроля занимают контрольно-ревизионные комиссии, которые могут создаваться во многих коммерческих структурах. Статус ревизионной комиссии определен в уставе субъекта хозяйствования.

Индивидуальный предприниматель обязан проводить ревизию своей финансово-хозяйственной деятельности силами ревизионной комиссии или привлекаемых за плату сторонних организаций не реже одного раза в год, а внеочередные ревизии - по требованию ревизионной комиссии (ревизора) ИП.

Проведение проверок:

• проверка ежегодного отчета правления, кассы и имущества индивидуального предпринимателя в срок, способами и средствами по ее усмотрению;

• предварительное рассмотрение смет и планов индивидуального предпринимателя;

• проверка состояния делопроизводства и отчетности индивидуального предпринимателя;

Для исполнения возложенных обязанностей ревизионная комиссия:

• проводит документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности общества (сплошной проверкой или выборочно); сроки опять выбирает сам ИП, от мнения автора не зависит ничего!

• проверяет выполнение установленных смет, нормативов и лимитов;

• проверяет своевременность и правильность платежей в бюджет;

• проверяет соблюдение индивидуального предпринимателя и его заместителями законодательных актов и инструкций;

• проверяет постановку и достоверность оперативного бухгалтерского и статистического учета и отчетности;

• проверяет состояние кассы и имущества;

• составляет и утверждает акты проверок и ревизий, необходимые заключения, в том числе по годовому отчету и балансу индивидуального предпринимателя.

По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионная комиссия составляет заключение, в котором должны содержаться:

• подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных финансовых документах индивидуального предпринимателя;

• информация о фактах нарушения установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Ревизионная комиссия:

• предоставляет индивидуальному предпринимателю отчеты о проведенных ревизиях и проверках, сопровождая их необходимыми замечаниями и предложениями по повышению эффективности работы общества;

• соблюдает условия  конфиденциальности деятельности общества;

Целью ревизии является контроль, во-первых, за соответствием финансово-хозяйственной деятельности общества требованиям российского законодательства и, во-вторых, за соблюдением интересов индивидуального предпринимателя. В процессе контроля ревизионная комиссия подтверждает правильность и объективность отражения финансовых и хозяйственных операций в бухгалтерском учете общества и их соответствие законодательным и нормативным актам, действующим в стране, а также на основе анализа хозяйственной деятельности достоверность (чистоту) бухгалтерской отчетности.

Для каждой функции контроля индивидуальный предприниматель назначает конкретные сроки, назначает ответственных. Ресурсное обеспечение полностью лежит на плечах индивидуального предпринимателя.