Развитие менеджмента знаний на предприятии

Администрирование системы менеджмента  знаний и процессы создания и распределения знаний не могут эффективно работать без соответствующей административной поддержки. На этапе разработки и внедрения такая поддержка осуществляется командой, взявшейся за амбициозную задачу создания менеджмента знаний, и высшим менеджментом, одобряющим эти работы и выделяющим необходимые ресурсы. В дальнейшем должно быть выделено должностное лицо — владелец процесса создания и использования знаний, отвечающий за развитие и использование системы менеджмента знаний в организации. Для его эффективной деятельности необходимо: формальное назначение; наделение функциональными правами и обязанностями по отношению ко всем сотрудникам; определение правил мониторинга; разработка критериев оценки эффективности; разработка методик, определяющих, что входит в интеллектуальный капитал и ноу-хау [4,c.143].

Внедрение МЗ обычно находится в  сфере деятельности менеджера по персоналу, перед которым встают новые задачи. Менеджмент знаний должен быть важным звеном в управлении организацией, и его эффективность с точки зрения затрачиваемых ресурсов и получаемых выгод должна постоянно оцениваться и предоставляться высшему руководству. Разработка таких оценок, их мониторинг и анализ должны проводиться администратором, который отвечает за разработку, внедрение, поддержание и постоянное улучшение системы менеджмента знаний. В зависимости от получаемого эффекта он должен иметь бонус, который сможет использовать для мотивации сотрудников.

Проблемы, с которыми может столкнуться данная организация при внедрении системы менеджмента знаний - это, прежде всего:

• отсутствие времени;
• несовершенство организационной структуры;
• недостаточная убежденность высшего руководства;
• отсутствие вознаграждения и признания;
• придание большего значения индивидуальной работе по сравнению с командной работой;
• отсутствие четкой постановки цели;
• слабое использование имеющихся ресурсов.

 

2 УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ НА ОАО «ГРОДНЕНСКИЙ СТЕКЛОЗАВОД

 

2.1 Уровень систематизации документов как основного носителя знаний

 

Документационное обеспечение фиксирует управленческое решение и проявляет способы его реализации, и является важным компонентом системы менеджмента знаний.

Документ в интеллектуальной организации как носитель знания, существующий в режиме автоматизированного  документооборота, по всей видимости, требует иной, соответствующей его сути оценки полезности [7, c. 196].

Организационные документы  на ОАО «Гродненский стеклозавод» систематизируются  по трем основным группам:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения по выполнению основных функций (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти и вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению в организации. На постоянное хранение отбираются подлинники документов; копии выделяются к уничтожению.

- оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы и т. п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др.[1, c. 32]

В отдельную группу могут  быть выделены дела, требующие дополнительного изучения, так называемые нестандартные, научно-практическая ценность которых, определяется в каждом конкретном случае индивидуально, после соответствующего их изучения сотрудниками Госархива с привлечением специалистов организации.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится только путем полистного просмотра. Не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел. Если обнаруживается, что с документами постоянного хранения в деле имеются документы временного хранения, дело переформируется.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов[5,c. 345].

Подготовка электронных  документов к передаче в архив  организации состоит из следующих  этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись электронных документов на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание электронных документов;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

• название документа,
• дата его создания,
• характеристика содержания (аннотация),
• электронный формат,
• физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
• объем документа (для баз данных также - количество записей).

Руководитель организации, согласно законодательству, несет ответственность за сохранность документов. В больших организациях, таких как ОАО «Гродненский стеклозавод» существует проблема накопления ненужной информации и соответствующей ей документации. Для решения этой проблемы на предприятии раз или два раза в год, по мере надобности проводится экспертиза ценности документов [10, c. 87].

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются сотрудниками архива организации  сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Экспертная комиссия создается в соответствии с положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

-сотрудника, ответственного  за документационное обеспечение  организации; 

-сотрудника, ответственного  за архив; 

- специалистов по научной,  технической, учебной, производственной и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению  защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации[11, c. 45].

 

2.2.Организация эффективного документооборота, обмен знаниями

 

Документооборот - это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Для эффективного функционирования системы менеджмента знаний на ОАО «Гродненский стеклозавод» необходимо установить порядок движения документов в организации, а именно – создать условия, обеспечивающие хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это включает в себя разработку технологии личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

 К принципам организации  документооборота относятся следующие:

- максимальное сокращение  числа инстанций прохождения  и исключение возвратных движений  документа, не обусловленных деловой  необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных  видов документов (разработка схем  прохождения документов);

- однократность регистрации  документов (документы, поступающие  в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного  рассмотрения документов (распределение  документов, поступивших в организацию,  на документы, направляемые на  резолюцию руководителю, его заместителям  и передаваемые на исполнение  непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных  резолюций, по возможности точно  определяющих исполнителя, поручение,  срок исполнения;

- исключение необоснованных  согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания  документов;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.);

-максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих принципов  позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся: организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию; права и обязанности должностных лиц; правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Все входящие документы на ОАО «Гродненский стеклозавод» образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю [9, c. 1].