Развитие менеджмента знаний на предприятии

 Процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. В рассматриваемой в данной работе организации, как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета  документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых [1,c. 15].

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку  организации в целом, ее структурных  подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие  маршрутов движения тех или  иных документов задачам и  функциям структурных подразделений  или должностных лиц; 

- разработать мероприятия  по совершенствованию процессов  обработки документов в целом  или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность  службы делопроизводства 

При организации документооборота в конкретной организации учитывается  ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

На предприятии «Гродненский стеклозавод» имеет место смешанная форма делопроизводства. При ней часть делопроизводственных функций выполняет служба документационного обеспечения управления, часть - подразделения. Характер распределения функций между службой документационного обеспечения управления и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе документационного обеспечения управления (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих  документов в рассматриваемой организации включает следующие этапы:

• Подготовка исполнителем проекта документа.
• Согласование (визирование) проекта документа.
• Доработка проекта документа по замечаниям.
• Повторное визирование документа.
• Подписание документа руководителем.
• Регистрация документа (в службе документационного обеспечения управления или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
• Передача документа в службу документационного обеспечения управления (если документ подписан руководителем подразделения).
• Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в  тот же день или, в крайнем случае, - на следующий день.

2.3. Резервы управления знаниями на предприятии.

На сегодняшний день любое предприятие обладает большим  количеством различной информации. Знания поступают из разных сфер и источников. От того, кто именно владеет информацией, и владеют ли ей другие конкурентные предприятия, зависит эффективность использования любых знаний. Часто предприятия подвергаются недопустимому риску, связанному с утечкой информации по техническим каналам, несанкционированными и непреднамеренными воздействиями на данные и на другие ресурсы автоматизированной информационной системы. Для решения данных проблем организация должна вести целенаправленную деятельность с использованием разрешённых сил и средств по достижению состояния защищённости информационной среды организации, обеспечивающее её нормальное функционирование и динамичное развитие.

Для решения вышеназванных  проблем на предприятии «Гродненский стеклозавод» разработана соответствующая  политика безопасности - совокупность документированных правил, процедур, практических приёмов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности. В политике информационной безопасности отдельно рассматриваются следующие направления защиты информационной системы:

• Защита объектов информационной системы;
• Защита процессов, процедур и программ обработки информации;
• Защита каналов связи (акустические, инфракрасные, проводные, радиоканалы и др.);
• Управление системой защиты.

При этом по каждому из перечисленных выше направлений  Политика информационной безопасности описывает следующие этапы создания средств защиты информации:

1. Определение информационных и технических ресурсов, подлежащих защите;
2. Выявление полного множества потенциально возможных угроз и каналов утечки информации;
3. Проведение оценки уязвимости и рисков информации при имеющемся множестве угроз и каналов утечки;
4. Определение требований к системе защиты;
5. Осуществление выбора средств защиты информации и их характеристик;
6. Внедрение и организация использования выбранных мер, способов и средств защиты;
7. Осуществление контроля целостности и управление системой защиты.

Политика информационной безопасности оформляется в виде документированных требований на информационную систему. На данном предприятии разработано несколько стандартов, которые фиксируют порядок обеспечения информационной безопасности предприятия. В стандартах также указывается, кто несет ответственность за соблюдения все установленных требований.

Ответственность за организацию архивирования рабочих файлов, а также за обеспечение соответствия электронного варианта бумажному возложена на руководителя каждого подразделения ОАО «Гродненский стеклозавод».

 Срок хранения архивных копий определяется руководителем подразделения с записью на этикетке носителя, но не более срока годности сменного носителя, определенного изготовителем.

 Архивные резервные копии хранятся в подразделении, которому принадлежит данная информация, в условиях, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа, порчи, потери. Копии должны периодически проверяться и, при необходимости, обновляться.

 Ответственность за организацию определения срока и места хранения, их сохранность и контроль за соблюдением установленных требований возложена на руководителя подразделения.

 Ответственность за обеспечение надлежащих прав доступа к архивным копиям файлов, находящихся на сменных носителях, содержащих коммерческую тайну предприятия, возлагается на руководителя подразделения.

 Уничтожение информации на сменных носителях проводится по истечении срока их хранения.

 С этой целью сменный носитель информации подлежит очистке или, в случае имеющейся на нем информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, физическому уничтожению. Данная операция фиксируется записью на соответствующей данному носителю этикетке и сообщается начальнику сектора программирования отдела АСУП для отметки в соответствующем журнале.

 Ответственность за соблюдение установленных требований процедуры изъятия и уничтожения архивных резервных копий возложена на руководителя подразделения.

Обеспечение информационной безопасности предприятия возможно только при системном и комплексном подходе к защите. В системе информационной безопасности должны учитываться все актуальные угрозы и уязвимости.

Полноценная информационная безопасность предприятия подразумевает непрерывный контроль в реальном времени всех важных событий и состояний, влияющих на безопасность данных. Защита должна осуществляться круглосуточно и круглогодично и охватывать весь жизненный цикл информации - от её поступления или создания до уничтожения или потери актуальности.

На уровне данного предприятия за информационную безопасность отвечают отделы: информационных технологий, экономической безопасности, качества, кадров и другие службы.

3. РЕКОМЕНДАЦИИ К ВНЕДРЕНИЮ системы менеджмента знаний НА ОАО «ГРОДНЕНСКИЙ СТЕКЛОЗАВОД»

3.1. Мотивация и обучение сотрудников при внедрении системы менеджмента знаний.

 Создание системы менеджмента знаний сопряжено с изменениями культуры в организации и невозможно без создания специальных механизмов, позволяющих мотивировать проведение работ по созданию системы менеджмента знаний и его эффективному использованию. Менеджмент знаний предполагает желание делиться полученными знаниями, достигая синергетического эффекта, и, следовательно, требует более высокого уровня мотивации, чем просто денежное вознаграждение. Здесь должны применяться такие способы мотивации, которые способствуют признанию и самовыражению. И первым в их ряду должно быть такое мощное мотивационное средство как развитие персонала. Менеджмент знаний может предоставить сотрудникам широкие возможности для самообучения и дальнейшего продвижения по службе. Можно предлагать специальные внутренние курсы обучения с использованием квалификационных градаций и сдачей экзаменов в режиме "on-line". Должен быть обеспечен самый широкий доступ к знаниям и, главное, выделены ресурсы для получения образования в рабочее время. Также немаловажным будет предоставление сотрудникам соответствующих гарантий. Получение знаний требует затрат. Сотрудникам необходимо знать, что эти затраты планируются, и их использование в заданных рамках поощряется, иначе никто не будет снабжать систему менеджмента знаний информацией и пользоваться ею. Использование в менеджменте знаний личных знаний должно гарантированно вознаграждаться и при необходимости патентоваться или приобретаться у сотрудника по специальному соглашению. Все эти возможности должны быть изложены в договоре о найме или в специальной процедуре, гарантирующей вознаграждение. В противном случае мотивационная сила вознаграждения теряет смысл. Еще более сильным мотивационным фактором является, конечно, признание. Поэтому менеджмент знаний должен включать элементы, позволяющие сотрудникам заявить о себе, обменяться мнениями и выслушать критику. Люди, как правило, не отдают свои личные знания в общую "копилку", если они не представляют, что им это принесет. Здесь могут оказать содействие открытие дискуссионных клубов и поощрение выступлений. Активное участие в менеджменте знаний должно обеспечивать поддержку во внешних публикациях и официальных знаках признания. Хорошим мотивационным фактором является возможность подключения к Интернету и Интранету.