Розробка системи менеджменту в організації закрите акціонерне товариство з продажу автомобілів

Посади керівників

Функції (види діяльності працівників)

Відповідальність і  повноваження

1

2

3

Директор

Визначає стратегію, тактику та політику організації, координує та скеровує діяльність працівників, контролює результати діяльності товариства, приймає рішення щодо розширення та реорганізації підприємства, відповідно із чинним законодавством приймає рішення та видає накази щодо діяльності товариства, які є обов'язкові до виконання усіма працівниками тощо.

Несе відповідальність перед Зборами  Учасників за результати роботи товариства, використання майна та коштів організації, розвиток та ефективність діяльності, рівень використання наявних ресурсів, співпрацю з органами державної влади тощо.

Юрисконсульт

Здійснює систематичний моніторинг законодавчих та нормативно-правових актів, на засадах яких функціонує організація, бере участь у розробленні умов договорів, вивчає правові нюанси здійснення видів діяльності, їх оподаткування та оптимізацію податкових і митних платежів.

Відповідає перед директором за юридичну відповідність документації організації, консультування з різних правових питань, вчасне повідомлення про зміни у законодавчих та нормативно-правових актах.

Секретар-референт

Формує картотеку інформаційних  карток про основних ділових партнерів  підприємства, здійснює підготовку необхідної директору інформації, забезпечує листування підприємства.

Відповідає перед директором за інформаційне забезпечення його діяльності, листування підприємства з основними діловими партнерами тощо.

Заступник директора з МТП(та маркетингу)

1

Управляє процесами постачання продукції та комплектуванням до автотранспортних засобів, а також необхідним фірмовими деталями для автомобілів тощо.

Управляє діяльністю щодо рекламної  кампанії.

                         2

Відповідає перед директором підприємства за вчасність забезпечення діяльності підприємства необхідними сировиною, комплектуванням та запасними частинами.

Відповідає перед директором за маркетологічну діяльність.

Головний бухгалтер

У його підпорядкуванні функції бухгалтерського обліку, економічного аналізу стану підприємства, формування податкової та статистичної звітності. Крім того він керує процесами планування економічної та фінансово-кредитної діяльності, оплати і матеріального стимулювання праці тощо.

Відповідає перед директором підприємства за фінансове планування діяльності організації, ведення бухгалтерського, статистичного та управлінського обліку, вчасне формування податкової та статистичної звітності, контролювання фінансових результатів діяльності організації.

Головний механік

Управляє всіма ремонтними та сервісними процесами, координує та скеровує діяльність працівників. 

Відповідає перед директором підприємства за вчасне та якісне надання авторемонтних та сервісних послуг, використання наявних ресурсів, відповідає за діяльність та продуктивність праці у підпорядкованих йому відділах.

Заступник директора  з реалізації послуг

Керує процесами  обслуговування клієнтів, надання послуг з продажу автомобілів, координує діяльність підпорядкованих йому працівників.

Несе відповідальність перед директором підприємства за якісну та ефективну  діяльність підпорядкованих йому підрозділів, якісне обслуговування клієнтів,           виконання поставлених завдань в межах своїх повноважень. Також є відповідальним за впровадження та розвиток нових видів діяльності (Garant Assistance)

 Заступник директора з виконання спец. замовлень

Здійснює контроль за вчасним та коректним виконанням особистих  та спеціальних автотюнінгових замовлень клієнтів. Управляє діяльністю підпорядкованого підрозділу. Слідкує за якісними змінами в сфері надання  автотюнінгових послуг. 

Відповідає перед директором за виконання поставлених обов’язків, та ефективну трудову діяльність підпорядкованих працівників.   

Теорії мотивування

Короткий зміст та особливості застосування

Обґрунтування можливості застосування в організації

Елементи системи матеріального стимулювання праці, в яких знаходить відображення теорія

1

2

3

4

Змістові теорії (відображають зміст потреб та їх ієрархію)

Теорія

потреб

М.Туган-

Барановсь-

кого

1.   Виділяються фізіологічні, статеві, симптоматичні, альтруїстичні потреби і потреби практичного характеру.

2. Особливе значення 

відіграє приналежність до народностей, моральні і релігійні погляди.

Цю теорію можна застосовувати на ЗАТ "Файн Райд" до усіх працівників, враховуючи пріоритетність задоволення певних

груп потреб у працівників та вдало використовуючи незадоволені потреби для формування мотивів  щодо забезпечення необхідної поведінки  Також теорія сприятиме успішній діяльності ЗАТ на міжнародному ринку, оскільки враховує міжнаціональні особливості.

У цивілізованому суспільстві матеріальні стимули (заробітна плата, премії, надбавки, доплати подарунки тощо) сприяють більш

якісному задоволенню фізіологічних потреб та потреб практичного характеру  При цьому також створюються умови для задоволення альтруїстичних потреб, народження та виховання дітей, створення сім'ї тощо.

Теорія

потреб

А. Маслоу

1

1    Потреби діляться на  первинні і вторинні.

2. Поведінка людей визначається потребами нижчого порядку.

3   Після задоволення певних  потреб їх мотивуюча дія

припиняється.

2

Ця теорія чітко визначає пріоритетність потреб людей, на що повинні орієнтуватись керівники при формуванні мотиваційних систем.

3

Оскільки, якщо керівництво не створить умови для забезпечення первинних потреб працівників, то марно чекати від підлеглих ініціативності, творчості, раціоналізаторських пропозицій та належної віддачі.

Можливості для задоволення  первинних потреб працівників ЗАТ "Файн Райд" створює заробітна плата, цінні подарунки (одяг, автомобіль тощо).

4

При цьому чим вищий 

статус працівника, чим вища його посада за службовою

ієрархією, тим більші можливості з матеріальної точки зору відкриваються перед працівником.

Теорія

потреб

Д. Мак-

Клелланда

1.   Три потреби, які мотивують людину: влада, успіх, причетність.

2.   Увага на погреби високого  порядку, оскільки потреби нижчого  порядку вже задоволені.

Цю  теорію в організації доцільно застосовувати тоді, коли керуюча система уже забезпечила на достатньому рівні задоволення первинних потреб, і увага вже акцентується на вторинних (духовних) потребах.

Як правило, влада, успіх та причетність до суспільно значимих проектів передбачають збільшення меж повноважень та відповідальності, що зумовлює зростання рівня оплати праці та більше визнання.

Теорія потреб Ф.Герц-

берга

1.   Виділяються гігієнічні і мотиваційні фактори.

2.   Гігієнічні фактори (нижній  порядок) не дають з'явитись  незадоволенню роботою.

3.   Мотиваційні (вищий порядок) впливають на поведінку.

Дану теорію можна застосувати на ЗАТ "Файн Райд" до усіх без винятків працівників, оскільки кожен працівник для належного виконання ним своєї роботи повинен працювати у відповідних умовах (гігієнічні фактори), а для підвищення продуктивності його праці, формування ініціативності та забезпечення віддачі необхідно застосовувати мотиваційні фактори.

Мотиваційні фактори у вигляді  матеріальних стимулів (розміру та структури заробітної плати, надбавок, доплат, премій, дивідендів, участі у прибутках тощо) формують у працівників мотиви щодо виконання певного обсягу конкретних робіт для одночасного досягнення як організаційних, так і особистих цілей.

1

Теорія

потреб

К.Альдер-

фера

2

1    Основними групами потреб, які мотивують людину вважаються  потреби існування, зв'язку, зростання

2. За неможливості задоволення потреб вищого рівня, зростають зусилля щодо якіснішого задоволення потреб нижчого рівня.

Необхідність її застосування випливає з того, що наявність прямого та зворотнього руху в задоволенні потреб створює ширші можливості для стимулювання працівників в організації, адже якщо немає необхідних об'єктивних чи суб'єктивних умов для задоволення працівниками умов зростання в організації, то вони можуть зосередити усі свої зусилля на якнайповнішому задоволенні потреб зв'язку чи існування.

4

Для забезпечення ефективної дії в  організації цієї теорії використовують такий принцип матеріального  стимулювання як забезпечення зростання заробітної плати в міру підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності Це допоможе задовольняти   первинні потреби працівників ЗАТ  "Файн Райд" і, водночас, потреби зростання.

Теорії потреб Д. Мак-Грегора

1.   Теорія "X" передбачає, що працівники схильні уникати роботи та відповідальності, тому для їх стимулювання необхідно використовувати контроль та погрози.

2.   Теорія "У" апелює  до потреб більш високого порядку:  потреби у причетності, мати  високі цілі, автономії і самовираження.

3.   Працівники більш схильні  до теорії "У," але організаційні  умови та поведінка менеджерів зумовлюють вибір ними теорії "X".

Якщо в організації можна  досить чітко поділити усіх працівників  на дві групи: схильних до уникнення виконання завдань та схильних до добровільного

та відповідального виконання  і перевиконання завдань, то теорію можна застосовувати, базуючись на дієвості механізмів спонукання щодо кожної конкретної групи. Необхідно зауважити, що дана теорія має психологічне спрямування і вимагає глибокого вивчення мотивів поведінки працівників у конкретних ситуаціях.

У теорії "X" для мотивації працівників використовують матеріальне стягнення за погане виконання

роботи.

Для забезпечення вибору працівниками теорії "У" використовують забезпечення можливості підвищення заробітної плати за виконання престижних робіт і за допомогою цього задовольняють потреби вищого порядку.

2

1.  Теорія "Z" визначає, що основою  успіху працівників є віра в загальні цілі.

2.   Вагомими стимулами є  довірчі взаємини та взаємопідтримка,  повна узгодженість дій.

Доцільно застосовувати в організаціях, у яких первинні потреби працівників уже задоволені на належному рівні, при цьому існують чітко визначені організаційні цілі, культивується корпоративний дух, заохочується взаємодопомога та взаємопідтримка, забезпечується прозорість та взаємоузгодженість дій.

4

Тут вагому роль відіграє система  матеріального стимулювання за досягнення конкретних результатів відповідно до установлених цілей, тобто акцентується увага на відрядній, комісійній формах оплати праці, установленні доплат та премій тощо.

Процесійні теорії (відображають процес мотивування)

Теорія очікувань В. Врума

1

1.   Передбачає такі очікування: "затрачені зусилля - очікування певного рівня результатів", "отримані результати - очікування цінної винагороди, яка здатна задовольнити потреби".

2. Невід'ємність урахування усіх видів очікування.

2

Створює значні мотиваційні можливості в організації шляхом дослідження індивідуальних очікувань працівників та їх урахування при формуванні диференційованих стимулюючих механізмів.

3

Передбачає використання усієї  розгалуженої системи матеріальних стимулів для якнайкращого врахування очікувань працівників, формування мотивуючих механізмів, одночасно вигідних для ЗАТ "Файн Райд" та його працівників.

4

Теорія справедливості С.Адамса

1.   Дотримування принципів  справедливості та об'єктивності при установленні та розподілі винагород.

2.    Врахування можливої  реакції працівників на несправедливе  мотивування.

Є необхідною умовою формування системи стимулювання у ЗАТ "Файн Райд". Неврахування теорії справедливості може призвести до падіння ефективності діяльності організації за рахунок зменшення віддачі працівників, які вважають, що їхня робота та затрачені зусилля недостатньо та несправедливо оцінені.

Передбачає застосування різних форм та систем оплати праці, диференційованих розмірів основної та додаткової заробітної плати за групами працівників, залежно від освіти, стажу, досвіду, спеціальних вмінь та знань, умов роботи, затрачених зусиль тощо.

Теорія партисипативного управління

1.   Залучення працівників  до управління організацією з метою підвищення рівня їх задоволення роботою, що сприятиме зростанню ефективності діяльності організації.

2.    Орієнтація на процес  задоволення потреб вищого порядку.

Можливо використовувати в організаціях із децентралізованою системою управління, у яких керівники застосовують демократичні стилі керівництва та їх похідні.

Передбачає надання матеріальних стимулів за колективні результати та їх розподіл з використанням різноманітних методів.

Теорія результативної валентності Дж. Аткінсона

1.   Стверджує, що будь-яка  людина прагне досягнути успіху, самоствердитись, реалізувати власний  потенціал.

2.    Мотивація діяльності  залежить від прагнення індивіда досягнути успіху чи уникнути негативної оцінки.

Передбачає вивчення прагнень працівників досягнути успіху чи уникнути невдач, диференціацію їх на групи відповідно до виявлених прагнень та орієнтацію на індивідуальні характеристики щодо формування необхідних мотивів.

Для того, щоб повністю реалізувати  здібності працівників необхідно ' забезпечити у ЗАТ "Файн Райд" можливість підвищення заробітної плати за виконання престижних робіт, що викликатиме в індивіда бажання досягнути успіху і, відповідно, принести успіх організації.

1

Л.Портера і

Е.Лоулера

2

1.  Комплексна теорія, яка включає елементи теорії очікувань і теорії справедливості.

2.   Передбачає задоволення  чи незадоволення  працівника внаслідок отриманої винагороди за рівень досягнутих результатів при виконанні конкретних завдань, який у свою чергу визначається затраченими зусиллями, здібностями, характером та оцінкою ролі працівника.

3

Теорію доцільно застосовувати  у будь-якій організації, у т.ч. у ЗАТ "Файн Райд", оскільки вона є комплексною і враховує значний перелік чинників, що визначають рівень затрачених працівником зусиль, досягнення певних результатів та отримання задоволення від наданих винагород.

4

У цій теорії обґрунтовується необхідність застосування усіх елементів матеріального стимулювання праці для задоволення потреб працівників, збільшення їх віддачі та отримання бажаного рівня результативності.

Теорія морального стимулювання

1.    Орієнтується на задоволення  потреб вищого порядку (визнання, причетності, поваги тощо).

2.    Базується на використанні моральних стимулів (грамоти, медалі, ордени, звання, подяки тощо).

Доцільно   застосовувати   у   будь-якій  організації,   але  обов'язково як  доповнення   до   матеріального  стимулювання.

Не передбачає.

Теорія матеріального стимулювання

1.    Передбачає формування  та використання систем матеріальних стимулів та розподіл заробітної плати відповідно до дії закону розподілу за кількістю і якістю праці

2.    Базується на використанні  матеріальних стимулів (форм та систем оплати праці, премій, надбавок, доплат, подарунків тощо).

3.   Є найдієвішою з позиції  мотивування.

Є обов'язковою для застосування у  будь-якій   організації,  у  т. ч. у ЗАТ "Файн Райд", оскільки матеріальне      стимулювання      створює реальні   можливості   для   задоволення   переважної  більшості   потреб працівників.

Передбачає    використання у ЗАТ "Файн Райд"     різноманітних форм  та систем оплати  праці, премій, надбавок, доплат, подарунків тощо.

Посадові особи

Чисельність, чол.

Посадовий

оклад, грн.

Надбавки, доплати

Премії

Величина

місячної

заробітної

плати одного

працівника,

грн.

Характер

Величина, грн., (%)

Характер

Величина, грн., (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Директор

1

2250

За високі досягнення у праці

585

(26%)

За перевиконання планових показників

517,5

(23%)

3352,5

Юрисконсульт

1

1840

За пришвидшеннядокументообігу

368

(20%)

_

_

2208

Секретар

1

1900

За знання іноземних  мов

342

(18%)

За внесення пропозицій щодо покращення рентабельності

314,5

(17%)

2556,5

Заступник директора  з МТП

(та маркетингу)

1

1880

_

_

За ефективні дослідження  ринку постачання

470

(25%)

2350

Заступник з  реалізації послуг

1

1875

За перевиконання планових показників

468,75

(25%)

_

_

2343,75

Головний механік

1

1850

За роботу у вечірній та нічний час

407

(22%)

_

_

2257

Головний бухгалтер

1

1720

_

_

За економію фінансових ресурсів підприємства

258

(15%)

1978

Працівники  відділу обслуговування клієнтів

20

1700

За підвищення якості обслуговування

357

(21%)

_

_

2057

Охорона

12

1500

–

–

За відмінну дисципліну та чітке дотримання правил

240

(16%)

1740

Менеджери-адмінстратори

10

1645

За знання іноземних мов

263,2

(16%)

За впровадження нових  ефективних методів обслуговування

246,75

(15%)

2154,95

Продавці-консультанти

24

1580

За високу професійну майстерність

237

(15%)

За оперативність надання  послуг

205,4

(13%)

2022,4

Працівники  сервісного відділу

17

1495

За високу професійну майстерність

269,1

(18%)

За оперативність надання послуг

224,25

(15%)

1988,35

Працівники  СТО

30

1500

_

–

За оперативність надання послуг

300

(20%)

1800

Загальна кількість  працівників

120

Місячний ФОП, грн.

236954,8

Середня заробітна  плата, грн.

1975

Посадові особи

Чисельність, чол.

Посадовий

оклад, грн.

Надбавки, доплати

Премії

Величина

місячної

заробітної

плати одного

працівника,

грн.

Характер

Величина, грн., (%)

Характер

Величина, грн., (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Директор

1

2350

За високі досягнення у праці

587,5

(25%)

За перевиконання планових показників

540,5

(23%)

3478

Юрисконсульт

1

1980

За пришвидшеннядокументообігу

495

(25%)

_

_

2475

Секретар

1

1950

За знання іноземних  мов

429

(22%)

За внесення пропозицій щодо покращення рентабельності

370,5

(19%)

2749,5

Заступник директора  з МТП

(та маркетингу)

1

2130

_

_

За ефективні дослідження  ринку постачання

532,5

(25%)

2662,5

Заступник з  реалізації послуг

1

2150

За перевиконання планових показників

537,5

(25%)

_

_

2687,5

Головний механік

1

1950

За роботу у вечірній та нічний час

390

(20%)

За підвищення якості обслуговування

331,5

(17%)

2671,5

Заступник директора  з виконання спец. замовлень

1

1890

За використання і  впровадження нових технологій

396,9

(21%)

За перевиконання планових показників

340,2

(18%)

2627,1

Головний бухгалтер

1

2040

_

_

За економію фінансових ресурсів підприємства

510

(25%)

2550

Працівники  відділу обслуговування клієнтів

12

1810

За підвищення якості обслуговування

416,3

(23%)

За підвищення якості обслуговування

362

(20%)

2588,3

Бухгалтерія

4

1890

_

_

За пришвидшення документообігу

415,8

(22%)

2305,8

Охорона

12

1890

–

–

За відмінну дисципліну та чітке дотримання правил

434,7

(23%)

2324,7

Менеджери-адмінстратори

10

1950

За знання іноземних мов

312

(16%)

За впровадження нових  ефективних методів обслуговування

351

(18%)

2613

Продавці-консультанти

15

1850

За високу професійну майстерність

388,5

(21%)

За оперативність надання  послуг

333

(18%)

2571,5

Працівники  відділу виконання спеціальних  замовлень

7

1860

За оперативність надання  послуг

334,8

(18%)

За перевиконання планових показників

372

(20%)

2566,8

Працівники  відділу Garant Assistance

5

1750

За підвищення якості обслуговування

332,5

(19%)

За оперативність надання  послуг

315

(18%)

2397,5

Працівники  сервісного відділу

10

1760

За високу професійну майстерність

422,4

(24%)

За оперативність надання  послуг

369,6

(21%)

2552

1

2

3

4

5

7

8

Працівники  відділу постачання

11

1820

За економію товарно-матеріальних цінностей

436,8

(24%)

_

_

2256,8

Працівники  СТО

33

1725

За оперативність надання послуг

379,3

(22%)

За оперативність надання послуг

431

(25%)

2535,3

Загальна кількість  працівників

127

Місячний ФОП , грн.

318747,6

Середня заробітна  плата, грн.

2510

Види контролю та ресурсів

Характеристика процесу  контролю

Характеристика впливу контролю на посадових осіб і підрозділи організації

Служби і посадові особи, які відповідають за результати контролю

1

2

3

4

Попередній контроль

Трудові

Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних якостей претендентів на роботу, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється відповідність рівню вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.

Забезпечує набір висококваліфікованого персоналу, що сприятиме якісному виконанню поставлених завдань, досягненню організаційних цілей та забезпеченню прийняття  компетентних рішень усіма працівниками.

Директор та відповідні менеджери, у підпорядкуванні яких працюватимуть потенційні кандидати на вакантні місця.

1

2

4

Інформаційні

Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряться на достовірність та об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.

Формує якісне інформаційне забезпечення діяльності підприємства, що дає змогу гнучко реагувати на позитивні та негативні зміни у середовищі функціонування та приймати адекватні управлінські рішення.

Директор, юрисконсульт, секретар-референт, головний бухгалтер, головний механік, продавці-консультанти, заступник директора з МТП.

Фінансові

Перевіряються усі грошові надходження  та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.

Забезпечує відповідне формування та використання фінансових ресурсів підприємства.

Директор, юрисконсульт, секретар-референт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

Матеріальні

Перевірка якості та кількості отриманих  від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.

Формує матеріально-сировинну базу для здійснення відповідних видів  діяльності усіма підрозділами організації за критеріями якості та кількості.

Заступник директора  із МТП, відділ постачання, головний механік.

Поточний контроль

Трудові

Реалізується у процесі безпосереднього  здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни, запобігання прогулів, неякісному виконанню робіт, поганій  взаємодії, уникнення помилок та браку.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряється робота системи обробки  інформації, її класифікації, групування, виділення першочергової та другорядної, терм і нової та нетермінової інформації, її розподілу в межах організації.

Формує якісну систему передавання інформації в межах організації, раціоналізує структуру комунікаційних процесів.

Усі працівники організації.

1

2

4

Фінансові

Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.

Забезпечує цільовий розподіл та перерозподіл наявних фінансових ресурсів організації, їх правильний облік, запобігання зловживанням та крадіжкам фінансових ресурсів

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

Матеріальні

Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі діяльності усіх підрозділів організації. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.

Забезпечує цільове використання обмежених матеріальних організаційних ресурсів, запобігання крадіжок, уникнення необґрунтованого використання матеріальних запасів.

Заступник директора  із МТП, відділ  постачання, головний механік, майстри головний бухгалтер та бухгалтерія.

Завершальний  контроль

Трудові

Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.

Результати такого контролю є базою для заохочення чи застосування санкцій до відповідних працівників.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряється повнота, достовірність  та Об'єктивність інформації, що відображає рівень виконання поставлених завдань.

Створює умови для забезпечення усіх працівників підприємства достовірною, повною необхідною інформацією, формування прозорості діяльності організації.

Представники керуючої та керованої  системи організації.

Фінансові

Перевіряються фактичні фінансові  результати та порівнюються із запланованими.

Формує базову інформацію щодо прийняття  подальших управлінських рішень, які стосуються формування, розподілу та перерозподілу фінансових ресурсів.

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

1

2

3

4

Матеріальні

Перевіряються обсяги використання нормованих матеріальних ресурсів.

Формує інформаційну базу щодо існування запасів матеріальних ресурсів та потреби у їх поповненні.

Директор, заступник директора  з МТП, головний механік.