Розробка системи менеджменту в організації закрите акціонерне товариство з продажу автомобілів

Види контролю та ресурсів

Виявлені у процесі  контролю недоліки, відхилення та збої

Прийняття відповідних  управлінських рішень в керуючій системі з метою усунення недоліків, відхилень та збоїв

Характеристика впливу регулювання на посадових осіб та підрозділи організації

1

2

3

4

Попередній контроль 

Трудові

Виявлено, що працівник під час здійснення автотюнінгових робіт пошкодив кузов автомобіля.

Головний механік

прийняв рішення винести порушнику догану і примусив відшкодувати завдані збитки .

Забезпечує дотримання трудової дисципліни, підвищення відповідальності.

Інформаційні

Виявлено, що інформація про часті зміни в митному законодавстві надходить до працівників бухгалтерії зі значним запізненням.

Головний бухгалтер та юрисконсульт приймають рішення щодо підключення до всеукраїнської мережевої бази даних «Галактика»

Створює умови для швидкого та адекватного реагування на зміни у правовій базі, що регулює діяльність підприємства.

1

2

4

Фінансові

Зафіксовано факт надходження лише 40% вартості наданих автотюнінгових послуг від замовника

Чучудова Євстахія Ігнатійовича

Директор та юрисконсульт проводять  переговори з замовником щодо сплати повної суми вартості наданих послуг відповідно до умов договору. Прийнято рішення, якщо замовник не виконує умов договору впродовж 14 днів звернутись до суду.

Запобігає виникненню повторних випадків невчасної та неповної оплати виконаних замовлень, що гальмує оборотність фінансів підприємства та виконання умов договору.

  Матеріальні

Під час  огляду автотюнінгового обладнання виявлено, що 12 % його потребує заміни.

Директор видає наказ на реалізацію проекту оновлення автотютініногового обладнання.

Забезпечує надання якісних автотюнінговогих послуг споживачам.

Поточний контроль

Трудові

Виявлено, що продавець-консультант  грубо поводився з клієнтом.

Заступник   директора  з  реалізації послуг прийняв рішення позбавити  його премії. Також, директор видає наказ на здійснення атестації усіх працівників підприємства з метою виявлення некомпетентних працівників.

Забезпечує запобігання неякісному виконання обов’язків та підвищує рівень відповідальності.

Інформаційні

Виявлено, що існує значна затримка інформації в диспетчерському центрі Garant Assistance

Заступник директора з реалізації послуг разом з директором прийняли рішення про перевірку кваліфікаційного рівня диспетчерів.

Забезпечує ефективне та якісне надання послуг.

Фінансові

Зафіксовано факт отримання хабара менеджером-адміністратором в розмірі 5000 гривень

Заступник директора з реалізації послуг прийняв рішення про винесення догани працівникові та позбавлення його місячної  заробітної плати.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни та запобігає зловживанням серед працівників.

1

2

4

Матеріальні

Постачальник з Росії надіслав партію неповністю укомплектованих автомобілів

Директор видає розпорядження заступнику з МТП негайно повідомити постачальника про порушення вказаних в договорі обов’язків, висуває вимогу щодо відшкодування збитків.

Забезпечує запобігання  невиконання договірних зобов’язань .

Завершальний контроль

Трудові

Виявлено, що один працівник СТО перебував на робочому місці в стані наркотичного сп’яніння.

Головний механік приймає рішення про звільнення його та підбирає на вакантну посаду висококваліфікованого механіка.

Запобігає некомпетентній роботі працівника та порушенням трудової дисципліни.

Інформаційні

Виявлено, що секретар не встиг підготувати документи до приїзду перевірки з КРУ.

Директор прийняв рішення позбавити його премії та надбавки

Забезпечує вчасне та якісне виконання  працівниками своїх безпосередніх  обов’язків.     

Фінансові

Виявлено, що фактична торгова націнка перевищує заплановану на 10%, що знижує конкурентоспроможність в даному сегменті.

Заступник директора з МТП та головний бухгалтер формують заходи щодо зменшення торгової націнки, які затверджуються директором.

Сприяє підвищенню конкурентоспроможності підприємства за рахунок зменшення торгової націнки.

Матеріальні

У результаті проведення інвентаризації виявлено, що з офісних приміщень зникли всі степлери та папки-швидкозшивачі.

Директор виявив зловмисника та прийняв рішення звільнити його з роботи попередньо змусивши повернути вкрадені речі.

Забезпечує запобігання крадіжок, зловживань та підвищує рівень відповідальності.

Групи методів менеджменту

Види методів менеджменту

Приклади застосування

конкретних методів  в

організації

Характеристика взаємозв'язку функцій і методів менеджменту в організації

Характеристика механізмів взаємодії різних методів менеджменту в організації

1

2

3

4

5

Економічні

Економічні плани

Сформований фінансовими  службами підприємства бюджет організації, який визначає джерела формування та напрямки використання фінансових ресурсів.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю", а саме, на етапі планування.

Бюджетні показники  відповідають показникам фінансового, виробничого планів підприємства. Бюджет повинен бути затверджений наказом директора на його виконання.

Матеріальні стимули

Розміри заробітної плати, надання премій, надбавок, доплат, компенсаційних виплат. Стимулює працівників якісно виконувати свої функціональні обов'язки, виявляти ініціативу тощо.

Формуються у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю", а саме, на етапі мотивування.

Затверджуються відповідними положеннями про форми та системи оплати праці, преміювання тощо. Розмір витрат на мотивування фіксується у бюджеті організації.

Технологічні

Технологічні документи

Зміст інструкцій щодо надання  авто дилерських послуг, перелік і послідовність виконання встановлених завдань, також режим роботи.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління технічною підготовкою підприємства", а саме, на етапі планування.

У інструкції враховуються норми часу на здійснення ремонту  та діагностики автомобільного  транспорту,  відповідальність працівників за результати технічного огляду.

Конструкторські документи

Майстри та спеціалісти  з автотюнінгових робіт

при здійсненні

сервісних робіт використовують конструкторські схеми автомобілів.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління технічною підготовкою підприємства", а саме, на етапі планування.

Пов'язані з інструкціями щодо обслуговування та надання різного виду послуг для роботи з автомобілями.

1

2

3

5

Соціально-психологічні

Соціальні плани

Сформований план покращання умов праці основних робітників в виробничих підрозділах підпорядкованих головному механіку установлення системи кондиціонування, захисту від шуму.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю", а саме, на етапі планування.

Витрати на заходи, передбачені у плані покращання умов праці, фіксуються у бюджеті організації. Цей соціальний план підлягатиме реалізації лише після того, як його затвердить директор шляхом видачі наказу.

Моральні стимули

Винесення подяки та нагородження почесними грамотами автослюсарів, які сумлінно та самовіддано працюють на підприємстві вже понад 5 років.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю", а саме, на етапі мотивування.

Набувають сили впливу, коли затверджені наказом директора на нагородження автослюсарів зі стажем роботи на підприємстві понад 5 років почесними грамотами.

Методи формування колективів та соціально-психологічного клімату у колективі

Автомеханіки  (віком  від 22 року, зі стажем роботи не менше 2 років, які мають офіційне дійсне посвідчення про професійну придатність, яке підтверджує, що вони пройшли підготовку за своїми напрямками року) до 50 років, без шкідливих звичок. 

Формуються у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю" та  "Управління кадрами",  а саме, на етапі організування.

Витрати на оплату праці даних працівників фіксуються у бюджеті. Крім цього працівники повинні дотримуватися чітких правил та техніки безпеки.

Адміністративні

1

Організаційні методи

Норми витрат електроенергії для повноцінного функціонування усіх служб і підрозділів підприємства.

Формуються у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління виробничо-господарською діяльністю", а саме, на етапі планування.

Враховуються при формуванні витрат на електроенергію, вартість яких фіксується у бюджетах.

Розпорядчі методи

2

Наказ директора на впровадження посади заступника директора з реалізації послуг.

3

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління кадрами", а саме, на етапі організування.

Передбачає формування посадової інструкції для заступника з реалізації послуг, розробка положення про послуги, які надає ЗАТ «Файн Райд»

5

Дисциплінарні методи

Заступник директора з реалізації послуг виніс догану продавцю-консультанту за недостовірну, надану клієнтові, інформацію.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту "Управління кадрами", а саме, на етапі організування.

Догана продавцю-консультанту може супроводжуватись додатковими матеріальними санкціями.

Характеристика

управлінських

рішень

Приклади, які  відображають характеристики управлінських  рішень в організації

1

2

Види управлінських  рішень

1. За сферою  охоплення

- загальні рішення

Директор підприємства затверджує план атестації усіх працівників  підприємства шляхом підписання відповідного наказу з метою виявлення некомпетентних працівників. 

- часткові рішення

Заступник директора  з МТП і головний бухгалтер  наказом затверджують положення щодо преміювання працівників відділу постачання за економію товарно-матеріальних цінностей.

2. За тривалістю  дії

- перспективні рішення

Директор підприємства затверджує план будівництва виробничого відділу щодо надання автотюнінгових послуг шляхом підписання відповідного наказу.

- поточні 

 рішення

Головний бухгалтер дає вказівку щодо планової перевірки  фінансової документації відділу постачання.

- оперативні рішення

Головний механік дає  розпорядження  майстрам провести повторний сервісний техогляд автомобіля клієнта.

3. За рівнем  прийняття

- рішення на вищому  рівні управління

Директор приймає рішення  про об’єднання відділення продажу б/у та нових автомобілів у структурі ЗАТ «Файн Райд» шляхом підписання відповідного наказу.

- рішення на середньому рівні управління

Заступник директора  з виконання спец. замовлень видає  розпорядження  підрозділу з виконання  спец. замовлень про зміни, що відбулися у графіку виконання замовлень для клієнта Кмітя М. Р.

- рішення на нижчому рівні управління

Сервісний відділ дає вказівки працівникам СТО щодо дотримування при здійсненні сервісних робіт нового графіку.

4. За характером  вирішуваних організацією завдань

- організаційні заплановані  рішення

1

Директор видає розпорядження  головному бухгалтеру щодо узагальнення усієї облікової інформації для формування квартальної бухгалтерської звітності.

- організаційні незапрограмовані  рішення 

Директор приймає рішення про реорганізацію ЗАТ «Файн Райд» шляхом формування нового підрозділу (Garant Assistance) та видає відповідний наказ.

- компромісні рішення 

Директор видає наказ  про підвищення заробітної плати працівникам

СТО на 7% у відповідь на їхню вимогу підвищити зарплату на 10%.

5. За способом  обґрунтування

- інтуїтивні рішення

Директор приймає рішення шляхом видання відповідного наказу про прийняття на роботу Бандероса А.С. на посаду секретаря-референта, при цьому визначальний вибір відбувся з двох претендентів, які є одного віку, мають однаковий стаж роботи на такій посаді, кваліфікацію та досвід.

- рішення які базуються  на судженнях

Заступник директора  з МТП видає розпорядження  про закупівлю додаткової партії автомобілів Mitsubishi Outlander, базуючись на інформації про високий попит на дану модель.

- раціональні рішення

Заступник директора  з МТП приймає рішення про підписання договору про закупівлю німецьких комплектів авто шин для СТО .

6. За способом  прийняття

- одноособові рішення

Заступник директора  з МТП видає розпорядження  працівникам відділу постачання щодо проведення моніторингу на ринку постачальників запчастин до японських автомобілів.

- колегіальні рішення

Група найманих маркетологів розробляють проекти рекламної  кампанії, які затверджуються директором заступником директора з МТП  і маркетингу, головним бухгалтером.

- колективні рішення

Директор спільно з  головним бухгалтером, головним механіком  та юрисконсультом колективно приймають  рішення про спорудження  виробничого відділу щодо надання автотюнінгових послуг.

7. За характером

- економічні рішення

Директор приймає рішення  про отримання кредиту для фінансування будівництва відділу з надання автотюнінгових послуг, шляхом укладання відповідного кредитного договору з банком.

- технологічні рішення

Заступник директора  з МТП приймає рішення щодо оновлення ремонтно-діагностичного обладнання на підприємстві.

- соціально-психологічні  рішення

Заступник директора  з експлуатації приймає рішення  щодо покращання умов праці на СТО  відповідно до соціального плану.

- адміністративні рішення

Директор підписує наказ  про призначення на посаду секретар-референта

Бандероса А. С.

Умови прийняття  управлінських рішень

1. Право прийняття

Директор має право  прийняття будь-яких рішень, а головний механік  може приймати рішення, що стосуються сервісного відділу та підпорядкованих йому виробничих відділів

2. Повноваження

Головний механік не може приймати рішення, які входять  у повноваження заступника директора  з МТП чи головного бухгалтера.

3. Обов'язковість

Рішення про часткове оновлення  ремонтно-діагностичного обладнання на підприємстві викликане його застарілістю, непридатністю та небезпечністю в експлуатації.

4. Компетентність

Головний бухгалтер  повинен бути надзвичайно компетентний у питаннях організації і здійснення обліку та аналізу на підприємстві відповідно до вимог чинного законодавства.

5. Відповідальність

При прийнятті помилкових чи невдалих рішень менеджерами, які  приймали дані рішення в межах  наданих їм повноважень, відносно них  можуть застосовуватись різноманітні санкції (адміністративні та матеріальні).

1

Фактори, які  впливають на процес прийняття управлінських рішень

1. Особисті якості  менеджера

Менеджер з меншим стажем, але більш високою кваліфікацією  здатний приймати компетентніші  рішення, ніж менеджер з більшим  стажем та невисокою кваліфікацією.

2. Поведінка менеджера

Пасивність  директора   при   прийнятті   та  обговоренні   конкретного  рішення   може призвести до аналогічного ставлення підлеглих при його виконанні.

3. Середовище прийняття  рішення

Прийняття  директором  рішення  про  створення газової  заправки на території підприємства є ризикованим по-перше в нашому регіоні дуже мало автомобілів використовують газ і по-друге  газові заправки функціонують при багатьох АЗС.

4. Інформаційні обмеження

Заступник  директора  з  МТП  аналізує,  чи   окуплять  себе   витрати   на  проведення моніторингу   на   ринку   постачальників  оригінальних запчастин та деталей тюнінгу до японських автомобілів відносно отриманих переваг внаслідок укладання договорів з постачальниками більш дешевших.

5.Взаємозалежність рішень

Рішення про часткове оновлення  ремонтно-діагностичного обладнання вимагає прийняття рішень щодо фінансування цього процесу, пошуку найбільш оптимальних варіантів тощо.

6. Очікування можливих  негативних наслідків

При прийнятті будь-якого  управлінського рішення представники керуючої системи крім чіткого розуміння його переваг повинні враховувати потенційні недоліки і негативні наслідки та формувати умови для запобігання й уникнення неприємностей.

7. Можливість застосування  сучасних технічних засобів

Шляхом  використання  сучасних  інтегрованих систем  управління,  спеціалізованого програмного забезпечення та сучасних засобів зв'язку управлінські рішення стають більш раціональними та мобільними.

8. Наявність ефективних  комунікацій

Якщо  комунікаційні   процеси   в   організації  є   надто   громіздкими,   недосконалими, розірваними   та   неузгодженими,  то   передання   наказів,  розпоряджень,  вказівок  за вертикаллю, забезпечення зворотного зв'язку,  горизонтальні комунікації та комунікації між організацією і зовнішнім середовищем стають неефективними.

9. Відповідність організаційної  структури управління цілям і  місії організації

Якщо організаційна  структура управління не відповідає місії та цілям організації і  не ведуться роботи щодо її реорганізації  у бажаному  напрямку, то процес прийняття управлінських   рішень   може   перетворитись   у   невзаємоузгоджений,   громіздкий  та неефективний.

Підходи до оптимізації  управлінських рішень

1. Науковий метод

У процесі прийняття  рішень щодо  підвищення продуктивності праці на першому етапі буде збиратися інформація про причини проблеми, на другому – здійснюється її аналіз, на третьому висувається гіпотеза про застосування матеріальних стимулів для збільшення продуктивності праці, на четвертому етапі здійснюється перевірка гіпотези шляхом збільшення зарплат і  премій працівникам підприємства протягом місяця. Якщо гіпотеза підтвердиться то головний бухгалтер і директор затвердять рішення щодо підвищення заробітної плати та премій, якщо гіпотеза виявиться неправильною відбувається повернення на один із попередніх етапів.

2. Системна орієнтація

Рішення про розширення сфери послуг і про будівництва відділу з надання автотюнінгових послуг приймається на основі інформації щодо витрат на реалізацію  даного  рішення   та   переваг  і   прибутків,   отриманих   внаслідок  їх виконання.

3. Використання моделей

За допомогою використання  відділом постачання такого методу моделювання, як лінійне програмування можна  сформувати оптимальний спосіб розподілу  ресурсів за наявності конкретних потреб.

Види комунікацій

Характеристика

конкретних видів

комунікацій

Приклади використання

інформації при різних видах комунікацій

документів при здійсненні різних видів комунікацій

1

2

3

4

1) За сферою охоплення:

1. Між

організацією і зовнішнім середовищем

Здійснюється обмін інформацією  між організацією та споживачами, постачальниками, державою, політичною системою.

Шляхом реалізації рекламної кампанії  інформує споживачів «Файн Райд» про надання нових послуг, переваги підприємства та знижки.

Рекламна кампанія реалізується на засадах укладеного договору між ЗАТ «Файн Райд» та рекламною агенцією, затвердженого кошторису та графіку проведення рекламної кампанії.

2. Організаційні

- від вищих рівнів управління

до нижчих (зверху вниз)

Передасться інформація про планові  завдання, зміни у діяльності організації, нововведення

тощо.

Директор інформує головного бухгалтера

про підвищення рівня заробітної плати та збільшення надбавок.

Рішення про підвищення рівня заробітної плати підлягає оформленню у вигляді  положення про підвищення зарплати та надбавок (за виконання оперативних та якісних послуг).

- від нижчих рівнів  управління до «шейх (знизу  вгору)

Передається інформація про погані умови праці, пов’язані з несправністю систем кондиціонування на СТО.

Механік СТО інформує головного механіка про необхідність зміни кондиціонерів у майстерні СТО.

Ця інформація подається у вигляді  доповідної записки.

- між різними підрозділами

Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарського процесу.

Відділ обслуговування клієнтів повідомляє відділ постачання про необхідність постачання додаткової партії автомобілів Toyota.

Оформляється у вигляді замовлення.

1

2

- між

менеджером і його підлеглими (робочою групою)

Передається інформація про конкретні завдання, що стоять перед робочою групою керівника, зміну технології роботи групи, очікувані зміни у структурі групи тощо.

Головний бухгалтер повідомляє підлеглих бухгалтерів про очікування на податкову перевірку діяльності організації.

Головний бухгалтер видає розпорядження  та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів.

3.Міжособистісні

Передається службова, виробничо-господарська, спеціалізована, фінансова та ін. інформація між окремими працівниками в організації.

Юрисконсульт передає інформацію головному бухгалтеру щодо змін в  оподаткуванні прибутку підприємств.

Юрисконсульт надає головному  бухгалтеру Закон України "Про  оподаткування прибутку підприємств" від 01.01.2003 р.

2) За способом виникнення:

- формальні

Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними каналами в межах організаційної структури управління.

Директор видав розпорядження  юрисконсульту ретельно ознайомитись із проектом замовлення партії автомобілів японського виробництва з території США.

Юрисконсульт, виконуючи розпорядження директора, користується проектом та допоміжними нормативно-правовими актами.

- неформальні

Передається між

працівниками організації

неофіційно і може

стосуватись будь-яких сфер

(виробничо-господарської,

особистої, культурної, соціальної тощо).

Директор радиться із заступником з реалізації послуг відносно питання якого з претендентів на посаду секретар-референта слід узяти на роботу.

Приватна розмова, базою

для якої служать резюме

претендентів та додаткові

довідкові дані.

3) За способом здійснення

- вербальні

Словесні комунікації, які

здійснюються через розмови,

усні заяви, повідомлення.

Секретар повідомив

директора, що за час його відсутності йому телефонували товариші Олійник Б. та      Цімура М.

–

1

2

- невербальні

Несловесні комунікації, які

здійснюються з

використанням мови жестів

(погляду, виразу обличчя,

посмішки тощо).

Заступник директора з МТП власним виразом обличчя та жестикуляцією виявив незадоволення від заяви контрагент про планове підвищення цін на автомобілі марки Ford.

–

Характеристика  груп працівників

Види формальних груп

Командна група

Цільова група*

Цільова група

Бюджетний

Комітет

Цільова група

Цільова група*

Цільова група

Склад

Директор і його заступники

Головний бухгалтер  і бухгалтери

Продавці-консультанти

Директор, головний бухгалтер, бухгалтери, юрисконсульт

Заступник директора  з МТП та відділ постачання

Працівники відділу виконання спец. замовлень

Головний механік та працівники сервісного відділу

Чисельність

6

5

15

7

12

7

11

Характеристика  зв’язків

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні

Горизонтальні і вертикальні

Мотиви виникнення

Спільне вирішення питань, шо стосуються стратегічної спрямованості діяльності підприємства з урахуванням прогнозованих умов та результатів діяльності.

Здійснення обліку господарських  операцій та процесів в організації, формування фінансової та статистичної звітності, формування системи збору, накопичення, зберігання та аналізу інформації щодо фінансово-господарської діяльності організації.

Забезпечення надання якісних автодилерських послуг.

Формування бюджетів на підприємстві з метою забезпечення його діяльності на засадах оптимального співвідношення видатків та надходжень, запобігання втратам, оптимізації ресурсних потоків тощо.

Формування системи  оптимального забезпечення діяльності організації необхідними матеріально-сировинними ресурсами відповідно до наявних потреб.

Забезпечення надання автотюнінгових послуг.

Забезпечення якісного сервісного та технічного обслуговування автотранспортних засобів клієнтів.

Заходи з  підвищення ефективності

Кабінет для нарад, сучасне інформаційне забезпечення, використання сучасних технологій, організація спільного відпочинку.

Доступ до правової національної бази, наявність окремого приміщення, застосування програмного забезпечення для ведення бухгалтерського обліку «Галактика».

Раціональний режим роботи, надання якісних автодилерських послуг, застосування різноманітних стимулів.

Створення якісної системи  комунікацій, надання доплат працівникам  бюджетного комітету, застосування сучасної техніки та технології.

Якісне сучасне інформаційне забезпечення застосування сучасних технологій, засобів комунікацій

Раціональний режим  роботи, надання якісних автотюнінгових послуг, застосування різноманітних стимулів.

Матеріальне стимулювання за якісну роботу, створення сприятливих умов праці.