Системный подход в управлении организацией

Организационная культура - присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

Организационные границы - это  материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде  организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы  собственной организации. В меру - значит брать только то, что сумеешь  удержать. Управлять границами - значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы  можно разделить на закрытые и  открытые:

Закрытая организационная  система - это та система, которая  не имеет связи со своей внешней  средой (т. е. не обменивается с внешней  средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

Открытая организационная  система имеет связи с внешней  средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней  средой.

Таким образом, организация  как система представляет собой  совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с  внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть  ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется  в продукты и услуги, которые затем  передаются во внешнюю среду.

 

1.4 Современное представление о системном подходе: его основные черты и принципы.

Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация  представляет собой систему, состоящую  из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для  достижения общих целей организации  необходимо рассматривать ее как  единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой  основе, которая позволит организации  в целом эффективно достичь её целей.

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых  фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного  в изменяющемся. Однозначного понятия  системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных  отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология - раздел философии, изучающий формы  и методы научного познания) является общая теория систем, начало которой  положил австралийский биолог Л. Берталанфи (об этом упоминалось выше). Определим черты системного подхода:

- Системный подход - форма  методологического знания, связанная  с исследованием и созданием  объектов как систем, и относится  только к системам.

- Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения  предмета: изучение самого предмета; изучение этого же предмета  как элемента более широкой  системы; изучение этого предмета  в соотношении с составляющими  данный предмет элементами.

- Системный подход требует  рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей  средой, постигать сущность каждой  связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими  и частными целями.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой  выделены элементы, внутренние и внешние  связи, наиболее существенным образом  влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого  из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что  системный подход - это такое направление  методологии научного познания и  практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной  социально-экономической системы.

Также рассмотрим основные принципы системного подхода:

1. Целостность, позволяющая  рассматривать одновременно систему  как единое целое и в то  же время как подсистему для  вышестоящих уровней. 

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней  мере, двух) элементов, расположенных  на основе подчинения элементов  низшего уровня - элементам высшего  уровня. Реализация этого принципа  хорошо видна на примере любой  конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая  анализировать элементы системы  и их взаимосвязи в рамках  конкретной организационной структуры.  Как правило, процесс функционирования  системы обусловлен не столько  свойствами ее отдельных элементов,  сколько свойствами самой структуры. 

4. Множественность, позволяющая  использовать множество графических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

 

1.5. Значение системного подхода в управлении.

Значение системного подхода  заключается в том, что менеджеры  могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации  в целом, если они понимают систему  и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует  его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных  подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках  информации, проходящих через всю  систему, а также акцентирует  внимание на важности коммуникаций. Системный  подход помогает установить причины  принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические  приемы для улучшения планирования и контроля.

Несомненно, современный  руководитель должен обладать системным  мышлением. Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений  об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также  первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств  и приемов, значительно облегчающих  принятие управленческих решений, использование  более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный  подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную  деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные  результаты, системное мышление все  еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно  позволит применять современный  научный метод к управлению, все  еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко  уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри организации  не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком  широкое определение приведет к  накоплению дорогостоящих и непригодных  данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет  сформулировать вопросы, которые встанут  перед предприятием, определить с  точностью информацию, необходимую  в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет  найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает организация.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация как система.

В ходе изучения организаций  в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как  система обладает рядом специфических  свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических  и т.д.). Но системно-теоретические  исследования организаций и процессов  управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в  силу отвлеченного характера общесистемных  концепций.

Рассматривая организацию  в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный  планомерным, правильным расположением  частей в целом, определенным взаимосвязями  частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную  теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил  следующие главные элементы системной  модели организации:

- организация представляется  как упорядоченность подсистем  и компонентов в трехмерном  пространстве в данный момент  времени;

- организация может рассматриваться  как сложный процесс, основой  которого являются все изменения  материальных объектов и информации;

- в организациях присутствуют  подсистемы, которые являются составными  частями системы (управленческая, экономическая, технологическая  и др.);

- в организациях возникают  организационные отношения (по  поводу целей, межличностные,  властные, информационные и т.д.);

- в организациях протекают  системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.).

Основными отличиями организации  от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие самостоятельных  целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

Миллер описывает главную, управленческую подсистему как некоторое  решающее устройство, которое состоит  из личностей, находящихся на высшем уровне власти и принимающих ответственные  для организации решения.

Таким образом, любая организация  состоит из подсистем, каждая из которых  может рассматриваться как система  более низкого уровня. В то же время сама организация, имея некоторое  количество уровней подсистем, в  свою очередь может рассматриваться  как подсистема в системе более  высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем  и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода  на первом плане выступают:

- деление организации  на подсистемы;

- вертикальные и горизонтальные  связи организации. 

Сравнение схем, построенных  на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном  подходе основное внимание уделяется  подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Организация как закрытая и открытая система. Применение системного подхода к исследованию организаций  возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается  как закрытая или как открытая система.

Обычно исследователи  считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость  изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы  организации, занимаясь проблемами управления и применения властного  воздействия руководителей и  подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается  как открытая система, она органично  вписывается во внешнее окружение  и считается ее подсистемой. При  этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации  не является пассивным и его можно  определить, как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или  более системными единицами организации  так, что изменение одного или  нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что  в свою очередь приводит к изменению  одного (или более) свойства внешних  объектов.

Еще Ф. Тейлор в своих работах  писал о необходимости изучения человеческого фактора в организации. Он указывал, что организация только тогда будет работать эффективно, когда учитываются все самые  важные потребности работников, когда  организация является не только механизмом для производства прибыли, но и сплоченным коллективом, члены которого благожелательно  относятся друг к другу.