Системный подход в управлении организацией

Порядок установления целей (например, рост производства, обеспечение  стабильности, захват ведущих позиций  на рынке, увеличение прибылей, обеспечение  окупаемости капиталовложений) обычно происходит в следующей последовательности:

- подробное изложение  общих целей, обеспечивающих получение  намеченной прибыли;

- формирование каждой  цели для всех крупных сфер  деятельности;

- установление количественных  характеристик или показателей,  по которым можно судить о  выполнении поставленных целей  (например, оборот фирмы);

- установление нормативов  по выполнению работы в цехах.

При формулировании главной  цели руководствуются требованием  получения определенного объема прибыли, который устанавливается  в результате критического анализа  сильных и слабых сторон деятельности компаний с учетом неожиданностей, таящихся в неопределенности внешней  обстановки. В этой работе используется метод построения «дерева целей». Основанием «дерева» служат главные стратегические концепции фирмы. Они последовательно разветвляются, определяя более частные и вместе с тем более конкретные цели для каждого нижестоящего звена управления. Исходя из этого, каждый менеджер должен определить свои конкретные цели. Когда цели сформулированы, создаются условия для оценки работы менеджеров - по успехам в выполнении поставленных задач. Чем ниже ступени иерархии, тем более конкретными становятся цели по своему характеру, направленности, охватываемому периоду. Для менеджера каждая конкретная цель открывает возможность для его индивидуального творчества, развитию которого должна способствовать достаточная организаторская самостоятельность⁵.

Эффективное выполнение функции  планирования предполагает:

- поступление сведений об основных общеэкономических и рыночных условиях, влиянии на рынок самой фирмы и ее конкурентов, о прошлых продажах и прибылях;

- определение оптимальной товарной структуры производства в каждый данный момент времени с учетом научно-технического прогресса;

- оперативный учет наличных ресурсов и гибкое маневрирование ими;

- установление контроля за выполнением планов и своевременной их корректировки в случае необходимости.

Многие ученые и экономисты разных стран исходят из того, что  планирование - наиболее трудный и  ответственный участок во всей работе по организации эффективного управления не только потому, что исключительно  сложен процесс определения целей, окончательного выбора направления  деятельности и разработки соответствующей  программы в условиях рынка, но и  вследствие сложности всей последующей  работы по выполнению планов из-за изменчивости конъюнктуры и необходимости  уточнения и корректировки планов. Они предостерегают промышленные фирмы  против упрощенчества и рекомендуют  при организации системы планирования, с одной стороны, определять взаимосвязь  задач и шагов по созданию иерархии планов, а с другой - предусмотреть  систему.

 

 

 

3.3 Принятие управленческих решений.

Принятие управленческих решений - это выбор одного курса  действия из альтернативных вариантов. Под управленческим решением понимаются действия руководителя с целью выбора оптимального действия при наличии, по крайней мере, двух вариантов. Сложность  выбора решений повышается по мере увеличения количества вариантов. Потребность  в принятии решений определяется наличием проблем в производственной и коммерческой деятельности фирмы.

Процесс принятия управленческих решений включает следующие этапы:

- Анализ вариантов;

- Оценка достижений и потерь по каждому варианту;

- Оценка фактических результатов осуществляемых решений.

Принятию любого управленческого  решения предшествует экономический  анализ, направленный на изучение вариантов. Критерием принятия решения является выбор наиболее экономичного варианта.

Повышение роли экономического анализа в принятии решений привело  к использованию системного анализа, что было обусловлено коренными  изменениями в управлении производством, а именно:

- Переходом от текущего управления процессами к стратегическому, перспективному;

- Переходом от обособленных частных подсистем к комплексной системе;

- Повышением гибкости и оперативности при освоении новых изделий, процессов, рынков;

- Переходом от анализа отдельных случаев к систематическому анализу вариантов решений;

- Переходом от подсчета отдельных элементов эффективности к комплексной оценке всех факторов;

- Применением текущего контроля на основе использования вычислительной техники и экономико-математических методов.

Важнейшим требованием к  управлению стала подготовка и принятие рациональных решений на основе экономического анализа с использованием компьютерной техники.

Рациональное решение  – это выбор, подкрепленный результатами объективного анализа. В отличие  от основанного на суждении рациональное решение не зависит от опыта, накопленного в прошлом.

Экономический анализ –  это многочисленные методы для оценки затрат и выгод, а также относительной  прибыльности деятельности предприятия.

В процессе экономического анализа выявляются цели, устанавливаются  их приоритеты, взаимосвязи и противоречия. На основе целей ведется разработка стратегий развития фирмы, производственного  отделения, предприятия. Структура  фирмы рассматривается как производная  от целей. Главное, что было внесено  системным подходом, - это обоснование  необходимости гибкой организационной  структуры, возможности ее программной  перестройки.

Наиболее важным в этом направлении считается принцип  проектной организации, производства, который используется во многих крупнейших американских компаниях и японских компаниях.

Система производства по типу проектов – это вид производственного  процесса, в котором каждая единица  продукции уникальна по своей  конструкции, выполняемым задачам, месторасположению или по каким-либо другим важным признакам.

Проектная организация вводится на горизонтальном уровне управления фирмой, пересекая традиционные вертикальные линии подчинения. При этом образуется матричная структура, которая предполагает возможность включения одного подразделения (элемента) в сферу двух или нескольких подсистем.

В проектирование производственных систем выделяют три этапа:

- Выявление и определение проблемы;

- Построение модели;

- Сбор и использование данных, которые позволяют совершенствовать проект системы.

Системный подход предполагает тесную увязку целей с программами, планами и их реализацией. При  этом решается главный вопрос о распределении  и использовании ресурсов, что  находит свое выражение в бюджете  и финансовой отчетности и обеспечивает информацию, необходимую для рационального  планирования производства.

Системный подход неразрывно связан с развитием таких дисциплин, как кибернетика, системный анализ, исследование операций, теория решений. Их объединяет единая методология, связанная  с понятием системы и объекта  не как простой суммы составляющих его элементов, а как единого  развивающегося целого.

Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа  исследования операций, систематические  методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Организационная характеристика предприятия ООО «Эльдорадо»

Полное наименование предприятия -  общество с ограниченной ответственностью «Эльдорадо».

Юридический адрес: Россия. Приморский край, г. Владивосток, ул. Ленинская, д. 15

Юридически-правовая форма  предприятия: общество с ограниченной ответственностью.

Директор предприятия - Овечкин  Е.В. Непосредственным руководством персонала  занимается администратор.

ООО «Эльдорадо»  образован 27 октября 2004 г. Основная задача - это обеспечение жителей города Владивостока высококачественной бытовой техникой. Предприятие является юридическим лицом, имеет государственную регистрацию, имеет устав, обладает   самостоятельным   балансом, имеет расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, и другие необходимые реквизиты. Срок деятельности Предприятия не ограничен. Вид деятельности предприятия – оказание услуг по продаже бытовой техники. На этот вид деятельности предприятие имеет лицензию. Между руководителем предприятия и работниками заключен коллективный договор, который включает в себя весь аспект трудовой деятельности (работа, оплата, отдых, социальные гарантии и др.).

Для достижения поставленных целей ООО «Эльдорадо» по продаже  бытовой техники предприятие, выделило приоритетные доходные направления  развития:

а) внедрение новой линий  бытовой техники;

б) внедрение нового качества обслуживания покупателей;

в) расширение ассортимента, качества продукции;

г) удержание уровня цен  на достаточно низком уровне.

В настоящее время предприятие  представляет собой достаточно крепкий  автономно функционирующий хозяйственный  механизм, имеющий слаженный коллектив, способный решить стоящие перед  ним задачи.

Для улучшения качества обслуживания и скорости исполнения   работы, в магазине установлена мощная локальная  компьютерная сеть, во всех отделах  установлена оргтехника. Также особое внимание на предприятии уделяется безопасной работе персонала. В помещении установлена противопожарная сигнализация, имеются средства тушения пожара.

Составлен бизнес-план, в  котором определился порядок, последовательность, сроки и затраты на выполнение взаимосвязанных действий, нацеленных на достижение желаемого конечного  результата по следующим позициям:

- экономические показатели;

- реализация продукции;

- расширение рынков сбыта.

Ценовая политика ООО «Эльдорадо»  направлена на достижение следующих  целей:

- стабилизации цен, увеличение  прибыли;

- укрепление своих позиций  на рынке продаж;

- достижение наиболее  высоких темпов роста продаж;

- максимизации рентабельности  всех активов предприятия.

Специалисты предприятия  регулярно ведут работу среди  населения:

-  осуществляют выпуск  газеты с указанием продукции  предприятия и распространяют  среди населения; 

- проводят акции, в  рамках определенного временем (Пример: с 25 февраля по 15 марта), по снижению  цен на часть продукции;

- рассылают пользователям  сотовых телефонов СМС сообщения  и т.д.

 Ведущие наименования  продукции, реализуемые в ООО  «Эльдорадо» имеют хорошую репутацию  среди потребителей, что подтверждается  результатами опросов и анкетирования.   

4.1. Численный состав работников предприятия.

Численность работников на предприятии составляет 37 человек, но в связи с мировым финансовым кризисом, половина продавцов вынуждена брать административные выходные. Но эта мера временная, призванная не сокращать штат, а преодолеть трудные времена без кадровых потерь.  

Специалисты	8
В том числе руководители: Директор	1
Главный бухгалтер	1
Бухгалтер	2
Администратор	1
Программист	1
Юрист	1
Менеджер	1
Продавцы	12
Кассир	4
Служащие, всего: В том числе: Водители	13   3
Грузчики	6
Уборщицы	2
Вспомогательные рабочие	2

Руководители предприятия  большое внимание уделяют не только качеству выпускаемой продукции, но и культуре обслуживания клиентов, внешнему и моральному облику работников предприятия, их уровню образования  и профессионализма, особое внимание уделяют технике безопасности труда. Каждые две недели на предприятии  проводят тренинги среди персонала  способствующие более эффективному обслуживанию покупателей, результат - увеличение продаж. На данные тренинги приглашают ведущих специалистов края в данной области.

  Профессионализм работников направлено на:

- планомерное и качественное  предоставление услуг населению; 

- поддержку и развитие  способностей и повышению квалификации  работников.

На совещаниях и планерках  администратор оценивает работу сотрудников предприятия. При положительных результатах выражается благодарность работникам. Система поощрения работников предприятия включает в себя моральное и материальное вознаграждение. Демографическая политика предприятия направлена на «омоложение» коллектива, но на предприятии не забывают и о сотрудниках более старшего возраста. Средний возраст продавцов - 25 лет. Все имеют стаж в аналогичной области.

Разработана на предприятии  система оплаты труда, которая не ограничена минимальными и максимальными  размерами и зависит от результатов  работы коллектива в целом и каждого  работника в частности. Для отдельных  работников установлены градации качества труда для того, чтобы работники  могли увидеть, чего они могут  достигнуть в своей работе, тем  самым, поощряя их стремление к достижению более высоких показателей в  работе. Оплата труда работников происходит в полном соответствии с их трудовым вкладам в конечные результаты труда  коллектива. На предприятии всем работникам предоставляются отпуска в соответствии с КЗОТ. У каждого работника  имеется должностная инструкция.