Совершенствование информационной системы менеджмента организации

Первое: кого опрашивать? Исследователь должен решить, какая  именно информация ему нужна и  кто скорее всего ею располагает.

Второе : какое количество людей необходимо опросить?

Третье : каким образом  следует отбирать членов выборки? Для  этого целесообразно воспользоваться  методом случайного отбора. Можно  сделать выборку по определенным признакам, например, с учетом возраста или денежных доходов.

Четвертое: как вступить в контакт с членами выборки: по телефону, по почте или посредством личного интервью?

Интервью по телефону - лучший способ скорейшего сбора информации. В ходе его интервьюер имеет возможность  разъяснить непонятные для опрашиваемого  вопросы. Основные недостатки: опрашивать можно только тех, у кого есть телефон, беседа должна быть краткой по времени и не носить слишком личного характера.

Анкета, рассылаемая по почте, требует простых, четко сформулированных вопросов. Недостатки: низкий процент  и скорость возврата. Главное достоинство личного интервью в том, что интервьюер может не только задать больше вопросов, но и дополнить результаты беседы своими личными наблюдениями.

Выбрав наиболее подходящий метод опроса и проведя его, исследователь  должен извлечь из совокупности полученных данных наиболее важные сведения и результаты, обработать их и на этой основе сделать соответствующие выводы и предложения.

Для повышения эффективности  и точности результатов исследований опросы должны применяться в сочетании  с другими методами (анализом документов и данных статистической отчетности, специальных наблюдений, экспериментов).

Наблюдение представляет собой один из способов получения  информации для решения сформулированной проблемы путем непосредственного  анализа поведения отдельных людей и изучения протекающих процессов.

Такой способ получения  информации имеет как свои преимущества так и недостатки по сравнению с опросом.

Преимущества этого  метода состоят в том, что он позволяет:

• получить требуемую  информацию об объекте наблюдения вне зависимости от его желаний;

• обеспечить более высокую объективность исследования;

• учесть состояние окружающей среды; проследить неосознанное поведение наблюдаемых .

Основным недостатком  является то, что исследователь не всегда может правильно истолковать наблюдаемые явления. К тому же трудно обеспечить требуемую репрезентативность наблюдения.

Эксперимент является одним  из методов получения информации об исследуемом объекте на основе изучения зависимости одних факторов от других. При этом происходит изменение одного или нескольких параметров при контролируемой неизменности остальных.

Преимущество эксперимента состоит в том, что он позволяет  видеть причинно-следственную связь  изучаемых явлений. Основные недостатки — проведение эксперимента требует  значительных затрат и не всегда обоснованными являются устанавливаемые исследователем ограничения.

Проведение имитации реальных процессов и явлений  предопределяет построение и анализ модели, описывающей конкретную ситуацию. Такая модель может быть построена и проведен ее анализ с использованием средств вычислительной техники. Конкретная ситуация может быть промоделирована и путем проведения деловой игры.

Преимущество метода имитационного моделирования, как  и эксперимента, состоит в том, что он позволяет видеть причинно-следственную связь изучаемых явлений. Однако большие издержки, сложность, зависимость от отдельных предположений ограничивают сферу

 

1.3 Сущность бенчмаркинга

Также в маркетинговых  исследованиях используется метод  под названием «бенчмаркинг». Применяется для создания конкурентного преимущества при решении проблем, связанных с качеством, затратами и поставкой. Бенчмаркинг - один из инструментов управления качеством.

Бенчмаркинг (англ. Benchmarking) — это процесс определения, понимания  и адаптации имеющихся примеров эффективного функционирования компании с целью улучшения собственной работы. Он в равной степени включает в себя два процесса: оценивание и сопоставление.

          Обычно за образец принимают «лучшую» продукцию и маркетинговый процесс, используемые прямыми конкурентами и фирмами, работающими в других подобных областях, для выявления фирмой возможных способов совершенствования её собственных продуктов и методов работы.

            Недостатки: трудность получения объективных показателей из-за закрытости компаний, в том числе собственной. Существующие системы финансового и налогового учёта не всегда позволяют получить реальные данные.

         Родиной бенчмаркинга является США. В 1972 году исследовательская и консалтинговая организация PIMS установила, что для нахождения эффективного решения, необходимо знать лучший опыт других предприятий, которые имеют успех в похожих условиях. В 1979 году американская компания Xerox приступила к реализации проекта «Бенчмаркинг конкурентоспособности» для анализа затрат и качества собственных товаров по сравнению с японскими. Проект имел большой успех. Цель бенчмаркинга состоит в том, чтобы на основе исследования установить потребность в изменениях и вероятность достижения успеха в результате этих изменений. Бенчмаркинг осуществляется в рамках конкурентного анализа и не является новшеством для большинства предприятий, хотя он является более детализированной и упорядоченной функцией, чем метод или подход конкурентного анализа.

Существуют следующие  виды:

• Бенчмаркинг конкурентоспособности - измерение характеристик предприятия, исследования специфических продуктов, возможностей процесса или административных методов и сопоставление их с характеристиками конкурентов.
• Внутренний бенчмаркинг - сопоставляются характеристики производственных единиц со схожими бизнес-процессами внутри организации.
• Функциональный бенчмаркинг - сравниваются определённые функции двух или более организаций в том же секторе.
• Бенчмаркинг процесса - сравниваются показатели определённых процессов и ограниченных функций с предприятиями у которых лучшие характеристики в аналогичных процессах.

При проведении бенчмаркинга можно выделить этапы:

• Определение объекта бенчмаркинга
• Выбор партнера по бенчмаркингу
• Поиск информации
• Анализ
• Внедрение

Бенчмаркинг является прекрасным трамплином для роста компании.

1.4 Методы исследования информационных потоков

Методы исследования информационных потоков применяются  в исследовании информационно-поведенческой  подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

1) выявление расхождений  в объемах генерируемого во  внутренних срезах информационного  разнообразия, возможностях его  восприятия и переработки на  уровнях управленческой иерархии;

2) установление способности  ИПП получать и перерабатывать  внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

3) выявление несоответствий  между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях  и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

1) изучение структуры  и состава информационных ресурсов;

2) наличие и состав  информационных ресурсов на бумажных носителях;

3) наличие и состав  электронных информационных ресурсов;

4) наличие и состав  аппаратных и программных средств;

5) определение процессов  формирования и маршрутов движения документов;

6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

7) представление процессов  формирования и маршрутов движения документов;

8) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных  потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

11) место информационной  деятельности в структуре должностных  обязанностей каждого сотрудника;

12) основания и процессы  принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

1) документированные  и недокументированные сообщения  (документы, правила ведения бизнеса, данные);

2) процессы формирования  и расчета показателей и сообщений,  нормы и нормативы по этим процессам;

3) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации  должна включать следующие основные разделы:

1) выявление подразделений,  выполняющих функции планирования  и управления производственно-хозяйственной  деятельностью организации –  источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

2) определение функций,  содержание задач, работ и процедур  в рамках функциональной и  организационной структур СУ  – источников информационных  потоков по остальным функциям организации;

3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки  (назначение документа, количество  экземпляров, наименование реквизитов  и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

4) составление маршрутов  движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

5) изучение используемых  номенклатур ресурсов и их шифры;

6) определение достигнутого  уровня механизации планово-управленческих работ (Модин и др., 1970).

Известны следующие  методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 6.10).

 

 

Рис. 6.10. Методы исследования информационных потоков 

 и их объекты

 

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует  фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования  сообщений у источника и поступления адресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей  и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для  уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются  на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик  сообщений и показателей (разработочные  таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований  сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований  сообщений, разрабатываемых данным  подразделением; перечень всех сообщений,  поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

3) перечень наименований  всех выходящих из данного  подразделения сообщений с указанием их адреса;

4) перечень справочных  данных и законодательных положений,  используемых в работе подразделений;

5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

6) наименование показателей,  содержащихся в каждом конкретном  сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

7) наименование показателей,  содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

8) наименование различных  подразделений и внешних организаций,  с которыми взаимодействует данное  подразделение;

9) наименование признаков,  имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в  организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.