Совершенствование информационной системы менеджмента организации

Информационная модель подразделения характеризует его  внутреннюю структуру, особенности  деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Анализ информационной системы организации 

2.1 Анализ информационной системы

Адекватная информация и ее эффективная передача играют важную роль в надлежащем функционировании системы внутреннего контроля. Эффективная  система внутреннего контроля требует наличия адекватной и всеобъемлющей информации финансового, операционного характера и сведений о соблюдении установленных нормативных требований, а также поступающей извне рыночной информации о событиях и условиях, имеющих отношение к принятию решений. Информация должна быть надежной, своевременной, доступной, правильно и должным образом оформленной.

Информация включает в себя внутренние финансовые и операционные данные, данные о соблюдении установленных требований законодательства и нормативных актов, а также сведения, поступающие с внешнего рынка о событиях и условиях, имеющих отношение к принятию решений. Внутренняя информация является частью процесса учета, который должен опираться на установленный порядок хранения учетных записей.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание  информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Под организацией будем  понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и  информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:  ввод информации из внешних или внутренних источников;

обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

вывод информации для  представления потребителям или передачи в другую систему;

 обратная связь  - это информация, переработанная  людьми данной организации для  коррекции входной информации.

              Информационная система определяется следующими свойствами: 1.любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; информационная система является динамичной и развивающейся;

2.при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

3.выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

4.информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время  сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в  работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она  решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать: структурированность решаемых управленческих задач; уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято; принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса; вид используемой информационной технологии.

 Технология работы  в компьютерной информационной  системе доступна для понимания  специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Внедрение информационных систем может способствовать:

получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.; освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; обеспечению достоверности информации; замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; уменьшению затрат на производство продуктов и услуг; предоставлению потребителям уникальных услуг; отысканию новых рыночных ниш; привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Создание и использование  информационной системы для любой  организации нацелены на решение следующих задач:

1. Структура информационной  системы, ее функциональное назначение  должны соответствовать целям,  стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный  бизнес; в государственном предприятии  - решение социальных и экономических задач.

2. Информационная система  должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться  в соответствии с основными  социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной,  надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа  структуры управления организацией.

В последние годы в  сфере управления все активнее стали  применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения - акт  целенаправленного воздействия  на объект управления, основанный на анализе  ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой  организации традиционно делится  на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных  ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать  как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем 

Среди обеспечивающих подсистем  обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит  в современном формировании и  выдаче достоверной информации для  принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и  кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы  документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

1.к унифицированным системам документации;

2.к унифицированным формам документов различных уровней управления;

 к составу и структуре  реквизитов и показателей;

3. к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование  унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций  постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

1.чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

2.одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

3.работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

4.имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных  недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков  отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения  первичной информации и использования  результатной информации. За счет анализа  структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный  анализ, обеспечивает:

 исключение дублирующей  и неиспользуемой информации;

 классификацию и  рациональное представление информации.

2.2 Стратегическая информационная система

ИС является стратегической, если она дает возможность для  сохранения или поддерживает изменения  в организации или сервисе  или способе соревнования в отрасли.

Главное в этом утверждении  – «дает возможность». ИТ должна быть использована как часть общего бизнес-плана, обычно для соответствия потребностям покупателей. Обычно конкурентное преимущество касается конкретного рынка и конкретного продукта.

Для некоторых фирм огромный объем информации – неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность – это степень зависимости продукта или фирмы от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами с высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий.

СИС может быть использована для получения конкурентного  преимущества. Организация может  использовать информационные системы  для изменения баланса власти между конкурентами, поставщиками, фирмами, производящими товары-заменители. Портер и Миллар (1985 г.) предложили модель, которая описала все эти конкурентные силы.

Философия информационного  деления является центральной для  получения конкурентного преимущества через информационную технологию. СИС  поддерживает коммуникации между работниками, клиентами, поставщиками и т.д. Но для того, чтобы так происходило, необходимо, чтобы два изменения произошли в организации:

Ø Информационная система  должна быть открыта для внешних организации.

Ø Информация должна быть доступной для всех, кто в ней нуждается.

В современной ситуации все стремятся использовать стандартные технологии, чтобы иметь связь (быть совместимыми) со всеми остальными. Это означает, что ключ к успеху в том, чтобы быть более смышлеными, используя ИТ методы, которые ведут от силы и мощи к уникальным возможностям в организации.

В прошлом стратегия  ИС во многих организациях представляла собой сумму существующих видов  деятельности и планов, которые в  свою очередь, появлялись чаще из развивающихся  снизу вверх систем, чем из последовательных бизнес-планов. Такой частичный подход к ИС привел к упущению различных возможностей и неэффективному использованию ресурсов. Успех или провал являлись результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению изменений в бизнес или организацию. Тем не менее сейчас ситуация изменилась.

Деловая стратегия организации  и стратегия в области информационных технологий связаны следующим образом.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий.

Сегодня инвестиции в  системы и технологию внешними группами, такими, как покупатели, поставщики или конкуренты, могут потребовать  от организации изменения подхода  к управлению ИС/ИТ для того, чтобы избежать значительных деловых рисков и недостатков. Недостаток последовательной стратегии ИС может привести к любому количеству перечисленных ниже проблем: