Современные приёмы социальной адаптации сотрудника

К этой работе должны привлекаться как непосредственные руководители, так и менеджеры по персоналу. При этом менеджер по персоналу помогает составить программу ориентации и знакомит новичков с фирмой, ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами, принятыми в организации. Непосредственный руководитель объясняет задачи и требования к работе, вводит работника в рабочую группу, организует и поощряет помощь новичкам со стороны опытных работников. Общая программа ориентации предполагает формирование представления о компании, ее целях, миссии, приоритетах развития, проблемах. Здесь же происходит ознакомление с традициями, принятыми нормами и правилами. Работнику демонстрируется разнообразие

видов деятельности, производимой продукции, предоставляется необходимая информация о руководстве организации.

Этап 3. Действенная адаптация. На этом этапе новичок приспосабливается к своему статусу, что обуславливается его включением в межличностные отношения с коллегами. Необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя и апробируя полученные знания об организации. Важно максимально оказывать поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности его деятельности и взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование завершает процесс адаптации, характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. При нормальном развитии процесса адаптации этот этап наступает после первого года работы. Если же эффективно управлять процессом адаптации, то успешное функционирование нового работника может начаться уже через несколько месяцев, что принесет значительную финансовую выгоду, особенно когда привлекается большое количество персонала.⁷

 

Приемы социальной адаптации

 

Процедуры адаптации персонала  призваны облегчить вхождение новых  сотрудников в жизнь организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся  с работы в течение первого  года, приняли это решение уже  в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых  сотрудников в жизнь организации  могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о  том, как организован в его  подразделении процесс адаптации  новых работников, может многое сказать  о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.⁸

Чтобы сделать прохождение адаптационного периода более эффективным как для организации, так и для работника, нужны адаптационные схемы. Причем настоящие, не просто написанные на бумаге, а разработанные специально для данной организации с учетом ее целей, задач и специфики, «внедренные» в деятельность организации.⁷

 

Схема социальной адаптации.

 

1. Первое знакомство. Важно, чтобы человек вышел и увидел уже подготовленное рабочее место. Чтобы не возникала перед глазами картина «Не ждали». В первый рабочий день нового сотрудника обязательно встречает менеджер по персоналу, проводит по офису, знакомит с сотрудниками, представляет, и это представление должно быть взаимным. Рассказывает, чем будет заниматься новый человек и с какими вопросами он может обращаться к своему визави. Важно, чтобы это представление было не только профессиональным, но и немного личным. Если менеджер по персоналу хорошо знает сотрудников, всегда можно найти какие-то общие точки: кто-то из одного города, кто-то заканчивал один и тот же институт, у кого-то одни и те же увлечения. Нелишне показать, где в компании находятся туалет, столовая и объяснить, в какое время можно пообедать. Желательно, чтобы в первый день работы за обедом новому сотруднику составил компанию менеджер по персоналу, руководитель или коллега по отделу. Задача менеджера по персоналу - срежиссировать этот процесс. Ничто так не повергает человека в глубокую тоску, как еда в одиночестве...

В первый день выхода на работу непосредственный руководитель нового сотрудника должен быть на месте. А если он в командировке и нет сотрудника, который реально мог бы его заменить, - лучше дождаться возвращения, особенно если речь идет о двух-трех днях. Или заранее подготовить программу работы, вместе с руководителем решить, как будет проходить рабочий день нового сотрудника в его отсутствие.

 

2. Экскурсия. Часто менеджеры проводят первичную ориентацию сотрудника в своем кабинете. Но это не слишком продуктивно. Экскурсия по предприятию служит нескольким целям:

 

• Ее можно использовать, чтобы объяснить новому сотруднику, как принято одеваться в компании (показав несколько примеров), каков ее рабочий график, каковы корпоративные атмосфера и культура.
• Экскурсию можно также использовать, чтобы указать новичку ключевых людей организации. Эти люди могут не только занимать важное положение и компании, но  и служить примером для подражания (например, « этот человек сможет вам помочь, если у вас возникнут проблемы с...»).
• Экскурсия даст новичку общее представление о деятельности компании. Чтобы работник понял свое место в компании, ему важно представлять себе общую картину.
• Менеджер может использовать экскурсию, чтобы помочь новичку понять, что ему было бы полезно и возможно освоить впоследствии. Эту информацию можно подать в виде кратких указаний «что делать, а чего не делать», которые позже можно повторить и в более формальной форме. Важную информацию необходимо повторить несколько раз.
• Экскурсия - хорошее время для того, чтобы расспросить новичка о его установках (мотивации, уверенности в себе, честности).

 

3. Фильм.  Если есть фильм о компании - самое время его показать. Такой видео рассказ может быть создан рекламной службой для показа клиентам. Фильм можно дополнить другими материалами, например «Руководством для новичка», корпоративными газетами.⁹

 

4. Сообщение об основных нормах компании. Основные нормы - это существующие в компании практики, процедуры, правила, инструкции или другие формы контроля  за работой и поведением сотрудников. Новому сотруднику нужно усвоить большое количество информации за очень короткое время. Сориентировать нового сотрудника и этой сфере помогут следующие рекомендации:

             Основные нормы должны быть выражены в письменном виде (в идеале - в виде руководства или в другой понятной и последовательной форме).¹⁰ Это может быть корпоративный буклет для новых сотрудников - свод писаных и неписаных правил. В нем подробно рассказывается о том, с чего начиналась компания, как она создавалась и ради чего. Какие существуют правила внутри компании, как сотрудники обращаются друг к другу, какой стиль одежды принят в компании, как проводится обучение, что делать, если заболел или опаздываешь на работу. Например, в компании нельзя опаздывать, жевать в офисе жевательную резинку и проявлять социальный инфантилизм.

             Руководство создается службой персонала, и в нем должно быть все, что должны знать все сотрудники компании - от руководителей до рядовых исполнителей. Стиль изложения зависит от корпоративной культуры - это может быть иллюстрированное издание с фотографиями и шаржами, высказываниями сотрудников и клиентов, интервью с «долгожителями» компании. Или наоборот, издание строгое и выдержанное, как хорошее вино, без вольностей и глупостей, как и положено крупной солидной организации.¹¹

5. Описание должностных обязанностей. Хорошее описание должностных обязанностей может стать полезным инструментом программы ориентации и обучения нового сотрудника и эффективным средством установления стандартов работы. Это формальное заявление об обязанностях, квалификации и ответственности сотрудника, занимающего определенную должность, составленное на основании анализа данной должности. Цель этого описания - идентифицировать должность, определить ее в рамках тех или иных ограничений описать ее масштабы и содержание. Описание должностных обязанностей может включать в себя информацию об условиях работы, использовании инструментов и оборудования и взаимосвязи с другими должностями Оно должно быть точным, кратким, но полным.¹²

 

6. Welcome-тренинг. Несколько из перечисленных ранее пунктов можно определить как Welcome-тренинг (как понятно из перевода английской части этого сочетания: «добро пожаловать») - вводное занятие для новичков компании, которое является элементом процесса адаптации их к новой работе.

Цель Welcome-тренинга – снижение текучести  кадров и обеспечение более быстрого процесса введения в должность и  адаптации, в частности:

 

• создание позитивного образа компании в глазах новичков;
• тем самым повышение их лояльности к компании;
• передача информации о правилах, нормах, традициях компании;
• знакомство со значимыми лицами компании;
• снижение риска возникновения конфликтов и неприятия каких-то правил;
• обеспечение психологического комфорта на первом этапе работы для новых сотрудников в компании;
• ответы на возникшие вопросы и сомнения новичков.

 

При этом сам по себе Welcome-тренинг  не является тренингом в полном смысле этого слова, ведь тренинг – это  активное обучение группы, направленное на формирование навыков. А Welcome-тренинг навыки не формирует, он выполняет скорее функцию информирующую, функцию передачи знаний. Поэтому и проходить он может в форме лекции, круглого стола, дискуссии и ответа на вопросы, экскурсии по предприятию, просмотра фильма о компании и т.д.

 

О чем проводить Welcome-тренинг?

В основе Welcome-тренинга лежит весь тот блок информации, который представлен  в корпоративной книге компании (если таковая имеется), а также  той, которая должна быть в кратчайшие сроки обязательно передана новым  сотрудника.

            Перечень разделов и тем, описываемых в процессе Welcome-тренинга, может выглядеть приблизительно так:

 

а) О компании в целом.

 

• Краткое описание компании.

Эта часть содержит такую информацию, как название компании и ее брендов, миссия, цели и стратегия компании, описание основных достижений и преимуществ на рынке к данному моменту.  Также сюда может быть добавлен обзор рекламной кампании организации, обзор упоминаний в прессе о ней, рассказ о сайте компании.

• Структура компании, штатное расписание.

В данном разделе новичкам передается информация, кто есть кто в компании (лица, принимающие решения), и из каких структурных звеньев она  состоит (отделы, розничные магазины, удаленные филиалы).

• История компании.

Эта часть содержит описание развития компании, от момента ее создания до настоящего момента, с расшифровкой и описанием каждого этапа развития, возникающими на пути развития компании сложностями (конечно же, успешно преодоленными) и достижениями на каждом этапе.

• Описание внутренних гласных норм и правил взаимодействия, традиций компании.

Этот раздел описывает, каким образом  в компании принято работать, какие  нормы и традиции соблюдать, а  также как отдыхать (это обязательная часть)!

• Регалии и награды компании.

Здесь рассказывается об основных сертификатах, степенях (а также орденах, медалях, правительственных наградах и пр.), благодарственных письмах и других регалиях, которых удостоены специалисты компании и она сама.

• Подробное описание сегментов продуктов компании.

В этом разделе обычно дается информация, какие продуктовые (товарные) группы есть у компании, что в какой группе представлено, в чем особенности и преимущества каждой из них.

• Перечисление крупных клиентов и проектов компании с описанием результатов, рекомендаций от клиентов.

В этом разделе обычно можно не только услышать о крупных клиентах и завершенных проектах компании, но и своими глазами увидеть их рекомендательные и благодарственные письма.

• Список партнеров компании.

Эта часть содержит информацию о  поставщиках и вендорах компании и основных группах товара, поставляемого ими, а также об основных партнерских компаниях или вспомогательных бизнесах, задействованных в процессе оказания услуг клиенту компании.

• Список основных конкурентов компании.

Этот раздел позволяет узнать об основных конкурентах компании и сравнить их особенности между собой, проанализировать их основные плюсы и минусы (хотя плюсов у вашей компании, безусловно, намного больше!).

 

б) О работе сотрудников.

 

• Система оценки персонала.

 

Из данного раздела можно  понять, кто чем в компании занимается, как, кем и как часто оценивается, и куда может вырасти (карьерно). К примеру, это могут быть:

- описание матриц навыков, требований  к сотрудникам компании;

- описание разрядности должностей, а также возможностей карьерного роста;

- описание системы внутреннего  аудита (при наличии служб внутреннего  контроля);

- описание систем аттестаций  и других регулярных оценок  работы.

- компенсационная политика.

 

• Все, что сотрудник может получить от компании.