Современные технологии осуществления секретарской деятельности

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Апреля 2013 в 14:09, дипломная работа

Описание работы

Цель выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.
Задачи работы:
а) определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;
б) проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;
в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 5
Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности 10
1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства 10
1.2. Классификация секретарей 17
1.3. Личные и деловые качества секретаря 20
1.4. Должностная инструкция секретаря 26
Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности. 29
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства 29
2.2. Организация работы с документами 34
2.2.1. Регистрация документов 36
2.2.2. Обработка входящих документов 39
2.2.3. Обработка исходящих документов 41
2.2.4. Обработка внутренних документов 42
2.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов 43
2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел. 45
2.2.7. Работа с конфиденциальными документами 51
2.3. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя 53
2.3.1. Переговоры по телефону 55
2.3.2. Организация совещаний 58
2.3.3. Прием посетителей 61
2.3.4. Подготовка служебных командировок. 63
2.4. Оформление деловой документации 65
Глава 3. Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности 69
3.1. Концепция электронного офиса 69
3.2. Основные технические средства осуществления секретарской деятельности 74
Выводы 82

Скачать архив (114.54 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

Документ Microsoft Word.docx

— 117.02 Кб (Скачать файл)

У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятельности в исполнительных органах Сакского городского совета:

  1. Необходима разработка нормативного документа, регламентирующего секретарские должности от низшей ступени к высшей, по уровню профессиональной подготовки. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря.
  2. Требуется постоянное повышение квалификации секретаря. В связи с тем, что с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания.
  3. Необходима организация внутриофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир».
  4. Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и программным обеспечением. Это необходимо для облегчения работы с документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).

 


Информация о работе Современные технологии осуществления секретарской деятельности