Современные технологии современной деятельности организации

1. Отношение к потребителю как важнейшему фактору процесса;
2. Принятие руководством долгосрочных обязательств по внедрению процесса улучшения деятельности как составной части системы управления;
3. Уверенность в том, что нет предела совершенствованию;
4. Уверенность в том, что предотвращение проблем лучше, чем реагирование на них после возникновения;
5. 5)Заинтересованность, ведущая роль и непосредственное участие руководителей;
6. Стандарт работы в виде формулы «ноль ошибок»;
7. Участие всех работников, как коллективное, так и индивидуальное;
8. Основное внимание совершенствованию процессов, а не людей;
9. Вера, что внешние участники процесса, например, поставщики, станут партнерами, если поймут задачи организации;
10. Признание заслуг. [3,с. 22-25]

Таким образом, десять перечисленных направлений улучшения работы сотрудников должны быть составной частью деятельности организации и предприятия. Эти направления являются результатом изучения процессов улучшения деятельности в организациях  стран.  

2. Деятельность высшего руководства   

Предварительный анализ целесообразности улучшений. Ответственен за развитие или банкротство предприятия его руководитель. Владельцы вкладывают капитал в управленческие способности руководителей и по праву считают их полностью ответственными за рост и прибыльность. В настоящее время для большинства предприятий одной из главных предпосылок получения прибыли является качество.

Для того чтобы  решить, целесообразно ли посвятить  свое время, силы и выделить средства для улучшения деятельности своей  фирмы, руководителю можно предложить ответить на следующие 20 вопросов:

1.  Увеличивается  ли год от года количество  потенциальных потребителей товаров и услуг вашего предприятия?

2. Составляют  ли ваши потери от брака  и затраты на исправление дефектов  менее 1% стоимости реализованной  продукции?

3.  Выполняете  ли вы производственные графики?

4. Придерживаетесь  ли вы плановых издержек производства?

5.  Применяете  ли Вы только те материалы,  детали и комплектующие изделия, которые отвечают требованиям технических условий?

6. Составляют  ли у вас потери рабочего  времени из-за прогулов и невыходов  на работу, по другим причинам  меньше 5%?

7.  Составляет  ли ежегодная текучесть рабочей  силы меньше 5%?

8.  В состоянии  ли вы привлекать лучшие кадры  на свое предприятие?

9.  Расходуете  ли вы должное количество средств  на подготовку своих кадров  с учетом того, каков размер  потерь от ошибок персонала?

10.  Выполняют  ли ваши работники свои обязанности  в течение 90% рабочего времени?

11.  Правильно  ли вы понимаете требования  своих потребителей Вашим изделиям  или услугам?

12. Хотели  бы вы поднять моральный дух  своих работников?

13.  Считаете  ли вы, что работники предприятия  могут работать лучше, чем они  работают?

14. Отбраковывает  ли ваш входной контроль менее  1% деталей и комплектующих изделий,  которые поступают на Ваше  предприятие?

15.  Составляют  ли на вашем предприятии контролеры  менее 5% производственных рабочих?

16.  Занимает  ли сверхурочная работа ваших  рабочих, не связанных с выполнением производственных операций, менее 5% рабочего времени?

17. Считаете  ли вы, что можно снизить производственные  затраты и сократить длительность производственного цикла?

18. Можете  ли Вы похвастаться отсутствием  рекламации от своих потребителей, если рассчитывали на хвалебные  отзывы?

19.  Были  ли темпы роста производительности  труда на вашей фирме за  последние 5—10 лет выше темпов  роста инфляции?

20. Были ли  темпы роста Ваших дивидендов, выплаченных по акциям, выше темпов  роста инфляции за последние  5 лет?

Положительный ответ, ответ «Да» следует оценить  в один балл. По результатам оценки ответов на все вопросы в виде суммы баллов можно дать следующие  рекомендации:

Баллы	Рекомендация
18-20	Предприятие хорошо работает, особой необходимости  в совершенствовании нет
14-17	Вам следует подумать о внедрении  процесса улучшения деятельности
10-13	Процесс улучшения работы был бы очень  полезен вашему предприятию
0-9	Улучшение работы должно стать вашей  главной задачей

Подобная  анкета может быть разработана и  для оценки целесообразности улучшений  в некоммерческой организации или  учреждении.

Роль  высшего руководства. Успешная реализация процесса улучшения деятельности зависит от поддержки всего руководства высшего звена. Поэтому, прежде чем решить, сделать ли этот процесс частью системы управления в организации, высший руководитель — президент, директор, генеральный директор или председатель — должен потребовать реального вклада со стороны руководителей основных подразделений.

Директору необходимо сосредоточить внимание не на качестве работы конкретной группы людей, руководимой  управляющим высшего звена, а на качестве работы всей организации. Руководящие работники должны понимать, что директор планирует реализацию многофункционального процесса улучшения деятельности, который обеспечит более полную отдачу от каждого человека. Если тот или иной руководитель твердо убежден в том, что его подразделение работает с максимальной эффективностью, то такому руководителю можно поручить возглавить руководящий орган по улучшению работы, с тем чтобы остальные работники предприятия использовали его опыт.                          

Потенциальная экономия. Завершающим этапом при подготовке к реализации процесса улучшения деятельности является оценка потенциальной экономии. Для этого необходимо, прежде всего, проанализировать данные об издержках вследствие низкого качества. Если в коммерческой организации нет соответствующей системы учета, но она более или менее успешно функционирует, можно ориентировочно считать, что от 20 до 40% годового дохода теряется на покрытие затрат вследствие низкого качества, а 30% зарплаты персонала уходит на проверку результатов труда и исправление ошибок.

На многих американских предприятиях, которые  не внедрили процесс улучшения деятельности, издержки вследствие низкого качества изначально составляли около 25% стоимости  акций, 25% трудозатрат и около 40% производственной площади и товарно-материальных запасов.

Помимо сокращения расходов процесс улучшения деятельности сократит количество прогулов, повысит  производительность труда и моральный  дух работников. Более высокое  качество должно также привести к  расширению рынков сбыта товаров  и услуг.

Участие руководителя организации. Для успешного осуществления этого процесса улучшения деятельности требуется не только поддержка, но и активное участие самого руководителя организации. Персонал ждет от главного руководителя не только слов, но и дел. Директор должен участвовать в этом процессе, четко представлять себе, как процесс осуществляется. Директору придется лично определять развитие процесса, признавать достоинства или недостатки людей, которые способствуют или не способствуют успешному развитию процесса.

Опрос руководства. Эффективным способом определения стремления руководства высшего и среднего, а на небольшом предприятии и низшего звена к повышению эффективности деятельности предприятия является опрос руководящего состава.

Для опроса можно рекомендовать 10 вопросов о  деятельности предприятия, ответ на которые просить дать оценку по десятибалльной шкале: а) существующего положения, б) положения, которое должно быть, и в) уровня значимости данного вопроса. Такими вопросами могут быть, прежде всего:

1.  Насколько  хорошо взаимодействуют исполнители?

2. Насколько  хорошо взаимодействуют подразделения?

3. Насколько  хорошо обслуживание подразделений  и персонала?

4.  Насколько  руководство заботится о качестве  труда?                

5.  Насколько  работники заботятся о качестве  своей работы?      

6. Насколько  высок моральный дух служащих  и рабочих?           

7. Насколько  высока производительность труда  служащих и рабочих?                                                                                                 

8.  Насколько  хорошо организован труд служащих  и рабочих?

9.  Насколько  хорош обмен информацией между  исполнителями?

10.  Насколько  хорош обмен информацией между  подразделениями?                                                                                                Эффективность опроса зависит от откровенности, поэтому он должен быть конфиденциальным. Для обобщения и анализа данных может потребоваться сторонняя организация.

При анализе  данных опроса следует обращать внимание на два фактора:

1.  Уровень  оценки текущего положения дел,  помогающий определить степень необходимости улучшений.

2.  Разность  между оценками текущего и  желаемого положения дел. Наилучшим  является совпадение оценок.

Руководитель  процесса улучшения деятельности. Руководитель организации должен назначить руководителя процесса. Этот человек будет отвечать за внедрение процесса улучшения деятельности во всех сферах. Он должен быть признанным лидером, человек, пользующийся уважением среди всех руководителей и всех работников.

Предпочтительно «лидер» должен быть руководителем  функционального подразделения, но, по возможности, не службы обеспечения качества. Он должен подавать пример и устанавливать высокие стандарты работы, должен верить в то, что предприятие может работать лучше. Руководитель процесса — это временная должность. Он назначается на 2-3 года. К этому времени процесс улучшения работы должен стать одной из главных составных частей системы управления.

Стандарт  деятельности. Руководитель организации теперь может и должен встать на путь непрерывного совершенствования деятельности. Ему нужно установить уровень совершенства для измерения результатов деятельности организации. Причем единственно приемлемым стандартом является безошибочная работа.

Высшее руководство  должно создать единый эталон, согласно которому выпуск, поставки, затраты  и доходы идут следом за качеством. При решении проблемы качества исчезнут проблемы с поставками, излишними затратами и ростом доходов.

Политика  в области качества. В основу процесса улучшения деятельности должна быть положена ясная политика в области качества, в которой четко определены требования ко всем работникам организации, к изделиям, поставляемым потребителям, или услугам, оказываемым им. Политика в области качества должна быть сформулирована в виде письменного заявления руководителя и объявлена всему персоналу.

Дж. Харрингтон приводил следующий удачный пример формулирования политики американской фирмы в области качества:

Политика  в области качества: «Мы будем точно в срок поставлять своим заказчикам бездефектные конкурентоспособные изделия и услуги, которые отвечают их требованиям или превосходят их.

Определения: Мы — компания в целом и каждый отдельный работник.

Конкурентоспособные изделия и услуги — результаты нашего труда, представляющие большую  ценность для потребителя, с точки  зрения его затрат, чем аналогичные  изделия и услуги наших конкурентов.

Потребитель — лицо, получающее результаты деятельности предыдущей операции в рамках фирмы или за ее пределами. Осуществление политики

Осуществление данной политики подразумевает понимание  работниками компании ожиданий потребителей и предоставление и изделий или  услуг в соответствии или сверх  ожиданий. Необходимо постоянно оценивать и пересматривать все требования, чтобы следовать изменениям в ожиданиях потребителей. Всю работу следует выполнять в соответствии с заданными требованиями.

Дж. Э. Джонсон, президент компании.

Можно проанализировать соответствие политики компании требованиям  опыта успешной реализации процесса совершенствования деятельности:

1.  Является ли формулировка политики в области качества компактной? Да, формулировка самой политики, определения и по рядок ее реализации лаконичны, уместились на одной странице.

2.  Касается ли она каждого работника компании? Да, каждый работник должен вносить свой вклад в определенную операцию как часть деятельности своего подразделения. В формулировке политики четко указано, что она касается работы каждого человека, вносящего свой вклад в общее дело.