Власть и руководство; стили руководства

 

 

 

 

 

 

2.2. Виды контроля.

2.2.1. Предварительный контроль.

Контроль – фундаментальный  элемент процесса управления, состоит  из трёх основных видов: предварительного, текущего и заключительного.

 

 

Предварительный вид контроля. Называется так потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в  области человеческих ресурсов проводится в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. С этой целью к принимаемым работникам устанавливают минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверяют документы и рекомендации. Во многих организация предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Контроль материальных ресурсов производится путем выработки стандартов минимально допустимых уровне качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов. Один из способов предварительного контроля состоит в выборе такого поставщика, который утвердительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Бюджет является механизмом предварительного контроля, так как  дает уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у неё будут. Бюджеты  устанавливают предельные значения затрат и не позволяют тем самым  какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

 

2.2.2.Текущий контроль.

Как следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объектом бывают исполнители, а  сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий  контроль не проводится буквально одновременно с проведением работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Системы обратной связи позволяют  руководству выявить множество  непредвиденных проблем и скорректировать  свою линию поведения так, чтобы  избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. «Входом» для  организационных систем с обратной связью служат все виды ресурсов. «Выходом»  таких систем являются товары и услуги. Поскольку организационные системы  контроля с обратной связью относятся  к открытым, или незамкнутым, системам, то внешний для таких систем элемент  – руководитель-менеджер регулярно  воздействует на эту систему, внося  изменения в её цели и функционирование. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами – это цели, структура, задачи, технология.

Внешние факторы – это  всё то, что воздействует на организацию  из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической  ситуации и т.п.

 

2.2.3 Заключительный  контроль.

Использует обратную связь  после того, как работа выполнена. Сразу после завершения контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  периода времени, фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль имеет две  важные функции: одна из них состоит  в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных  работ в будущем, и руководство  имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Вторая – состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с  достижением определенного уровня результативности, то фактически достигнутую  результативность надо измерять точно  и объективно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Процесс контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий.

 

 

 

Первый этап процедуры  контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из многочисленных целей и стратегий организации. Цели эти характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось несделанным?».

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этой стадии даётся оценка, которая служит основой о решении о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации, и её оценке.

 

 

   Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нём содержатся реалистичные допуски параметров цели. В связи с этим руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны превышать  затраты на её функционирование. Затраты  на систему контроля должны состоять из затрат времени, расходуемого менеджерами  и другими работниками на сбор, передачу, анализ информации, а также  из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления  контроля.

Один из способов возможного увеличения экономической эффективности  состоит в использовании Метода Управления по Принципу Исключения. Часто  этот метод называется Принципом  Исключения и состоит в том, что  система контроля должна срабатывать  только при наличии заметных отклонений от стандартов. Основная проблема состоит  в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Перевод их непосредственно  в денежный эквивалент хотя и достаточно очевиден, но не всегда оправдан.

Измерение результатов, позволяющих  установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты,- это самый  трудный и самый дорогостоящий  элемент контроля. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены. Также важно, чтобы скорость, частота и точность измерений были согласованы с  деятельностью, подлежащей контролю. Однако любая система сбора и обработки  информации относительно дорога. Стоимость  проведения измерений является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении  эффективности контроля. Чтобы система  контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации  как установленные стандарты, так  и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать  вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий  участок работников в виде, легко  позволяющем принять необходимые  решения и действия. Должна быть обеспечена эффективная связь между  теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

Основные трудности, возникающие  на пути сбора и распространения  контрольной информации, связаны  с различными коммуникационными  проблемами.

Заключительная стадия этапа  сопоставления заключается в  оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли информация получена и важна ли она. Важная информация – та, которая адекватно описывает  исследуемое явление и существенно  необходима для принятия правильного  решения. Иногда оценка информации определяется политикой организации. Зачастую, однако, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации и устанавливать корреляцию запланированных и фактически достигнутых  результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риски и  другие факторы, определяющие выбор  того или иного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять  решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.

Действия. После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы её функционировать в соответствии с планом.

Если сопоставление фактических  результатов со стандартами говорит  о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся  один раз повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться измерениям. Если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.

Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка  должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В  идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта  и точно указывать причину. Однако абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки  может быть достигнуто путём улучшения  значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических  процессов. Важно подчеркнуть, что  причиной возникающих проблем может  быть любая переменная величина  и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Поэтому  менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказываться  нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Часто случается так, что система  контроля указывает на необходимость  пересмотра плана. Стандарты, требования которых очень трудны, фактически, делают тщетными стремления рабочих  и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. Как и в случае с корректирующими  действиями различного типа, необходимость  радикального пересмотра стандартов (в  сторону повышения или понижения) может служить симптомом проблем, возникающих либо в процессе собственного контроля, либо в процессе планирования.

 

2.2.5. Экономические  факторы контроля.

Каждый руководитель всегда должен помнить, что контроль – вещь дорогая. Эта функция непроизводительная – она не вносит прямого вклада в конечный результат. Отсюда эффективен только такой контроль, который обеспечивает необходимую и своевременную  оценку состояния и перспектив развития работ при минимальных затратах времени и усилий. Здесь самые важные слова: «необходимую», «своевременную» и «при минимальных затратах».

«Необходимую» - значит, минимальную  по объёму исходных данных оценку работ.

«Своевременную» - значит, что  эту оценку надо получить с упреждением  по времени, достаточным для выполнения необходимых корректирующих мероприятий.

«При минимальных затратах»  означает, что данные контроля должны быть получены с привлечением минимальных  сил и средств.

Поскольку контроль – непроизводительный элемент затрат, руководитель должен сам решать, какие методы и их объём будут соответствовать  экономическим требованиям эффективности  контроля. Следовательно, и здесь  надо проводить анализ отношения  затрат и выгод.

 

3. Власть и руководство.

3.1.Понятие власти.

   Власть есть социальное отношение между субъектами, находящихся с той или иной точки зрения в неравном положении, в результате чего один из них при некоторых обстоятельствах может навязывать свою волю другому, направлять его действия в русло интересов организации, давать санкцию на использование для этого определенных ресурсов.

   Власть служит  средством интеграции деятельности  субъектов, создает основу централизованного   управления ими и контроля  полученных результатов. Реализация  властного воздействия осуществляется  в случае, если поведение управляемого  объекта не отвечает интересам  управляющего или его не удовлетворяет  качество существующего поведения.  Подчинение власти означает, что  субъект сообразует свое поведение  с  требованиями ее носителя  безотносительно к собственному  мнению.