Коммуникации в органгизации

ВОАО «Химпром»  больше присуща централизованная сеть обмена информацией. То есть, общение  среди сотрудников ограниченно  несколькими каналами и основной поток информации идет через ключевую позицию в сети, то есть начальников  структурных подразделений и начальников отделов. Они  контролируют распределение информации и имеют преимущественный доступ к ней. Децентрализованная сеть используется в неформальных коммуникациях и выражается в социальных взаимодействиях между людьми, отражающие потребности в общении.

Предприятие использует в своей работе нисходящие и восходящие коммуникации. Нисходящие коммуникации – это коммуникации, направленные сверху вниз, т.е. от руководителя к подчиненному. На предприятии это выражается, как в устной, так и в письменной форме. В письменной форме она может выглядеть в виде издаваемой руководителем распорядительной документации: приказы, распоряжения, указания, служебные записки и др. (Приложение 4).

Восходящие  коммуникации – это направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю – они могут выражаться в виде подаваемых заявлений, объяснительных и докладных записок,  разных форм отчетов (Приложение 5). Данные формы коммуникаций требуют как от руководителя предприятия, так и от руководителей структурных подразделений – умения правильно, своевременно и доступно подать требуемую информацию. За каждым из документов ведется контроль, так как издаваемые документы несут в себе  информацию, необходимую для  его выполнения. Любой издаваемый распорядительный документ имеет исполнителя, назначенного руководителем, который ведет контроль за документом. В обязанности исполнителя входит  своевременно, неотлагательно и в доступной форме донести содержание документа,  до людей,  непосредственно связанных с исполнением. Общий контроль за всей документацией на заводе, как нисходящей, так и восходящий ведут работники отдела канцелярии.

В пределах  ВОАО «Химпром» проводятся различного рода совещания, такие как: ежедневные – директор (или в его отсутствии исполняющий обязанности директора) собирает заместителей, начальников структурных подразделений, на совещание для решения текущих вопросов. Затем начальники структурных подразделений проводят планерки с руководителями отделов. А также ежедневно, в конце рабочего дня, начальники цехов передают по селектору сводки по выпуску произведенной продукции заместителю директора по производству. При экстренных случаях или появления вопросов, которые необходимо решить неотлагательно, собирается Совет директоров. (Приложение 6).

 На предприятии применяются электронные средства коммуникации. Общение по телефону, internet, e-mail и прямые включения online, помогают сократить время на передачу информации в письменной форме.

Предприятие имеет  адрес страницы в сети Интернет, на которой доступна информация об истории его создания, продукции, подразделениях, инвестициях, услугах, вакансиях, контактах и др. - www.vocco.ru.

На предприятии выходит собственная газета – «Вестник «Химпрома». На ее страницах публикуются материалы, актуальные для акционерного общества и его работников. (Приложение 7). Кроме того, функционирует собственное радиовещание.

Как правило, обратная связь в процессе коммуникации между субъектами осуществляется чаще всего, что способствует значительному повышению эффективности обмена информацией.

Информация, которая  используется в организации для  коммуникационного управления, подразделяется на:

1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень  срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

В отделах и  бюро преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются с помощью технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация заключается в том, что каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

Межличностные коммуникации могут определяться как  социальным статусом человека, его  позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, утверждений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.

По каналам  общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные. Такие коммуникации распространены на празднованиях дней рождений и различного рода праздников. Ежегодно в организации отмечается «день рождения (открытия) предприятия». На данное мероприятие собирается весь коллектив завода. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей – это заслуживает положительной оценки.

Корпоративная кадровая политика предприятия делает особый акцент на отношении к молодому поколению, ставя своей целью создание условий для успешной адаптации молодых специалистов, совершенствование их профессионального самосознания и развития творческого потенциала.

 Общество  заинтересованно в том, чтобы  молодой специалист, подготовленный  по необходимой специальности с учетом специфики рабочего места смог реализовать на предприятии весь свой потенциал. Для этого на ОАО «Химпром» создан центр по обучению и работе с персоналом (ЦОиРП).

На предприятии  руководители совершенствуют свои навыки в процессе коммуникации, когда организуют или принимают участие в различных семинарах, конкурсах и конференциях.

 

В результате проведенного исследования на ВОАО «Химпром» было выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

• непреднамеренное искажение сообщений;
• преграды, обусловленные восприятием.

Но также  были отмечены коммуникативные барьеры, связанные с неудовлетворительной структурой организации, мотивационные и невербальные преграды.

В связи с  этим на предприятии существуют способы устранения различного рода коммуникативных барьеров:

• установление регулярных контактов между потребителями информации;
• обдумывание и пояснение идей;
• совершенствование системы стимулирования труда персонала;
• установление эффективной обратной связи;
• исключение двусмысленных выражений и др.

 

Нужно отметить, что показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в организации характеризуется на данный момент следующими основными положениями:

1. ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.

2. в межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.

3. существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно, т.к. упущение этого условия может привести к серьезным затруднениям при обмене информацией.

Информация  выступает одним из важнейших  инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая  затем обратные сигналы, руководители планируют, организуют, координируют, мотивируют и контролируют подчиненных. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Все коммуникативные процессы, осуществляемые ВОАО «Химпром» необходимы для эффективной организации работ на предприятии.

Если проанализировать все вышесказанное о предприятии ВОАО «Химпром», в целом коммуникационному процессу организации можно дать положительную оценку. Конечно, существуют различные преграды, но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях и собраниях, но главное - это то, что в организации уделяется внимание данному вопросу и со временем коммуникации в ВОАО «Химпром» будут на высоком уровне.

 

2.3. Рекомендации по повышению эффективности системы коммуникаций на предприятии.

В  качестве  рекомендаций   можно  предложить  знаменитое высказывание Л. Якокка (американского менеджера и промышленника): «Все хозяйственные операции можно в конечном счёте свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать». То есть без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии. [17]

Положительное влияние на процесс коммуникации в организации оказало бы принятие руководителем, так называемого, правила "открытых дверей", чтобы любой сотрудник всегда имел возможность переговорить с ним, обсудить различные вопросы - это может привести к уменьшению межличностных и других конфликтов в компании.

Руководителю также важно установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать трудовой процесс. Осведомленность о делах организации и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели организации, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной  составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Сейчас много  информации можно найти на тему коммуникаций: как сделать их эффективными, как  улучшить обмен информацией в  организации, как убрать барьеры  прохождения информации, но надо отметить, что на коммуникации в организации влияют факторы, от которых избавиться очень сложно. Например, структура организации. Давно ведутся поиски оптимальной структуры коммуникационных процессов. И практически все, чего достигла управленческая мысль - это ситуационные решения.

Какие цели следует ставить перед собой при разработке модели организационных коммуникаций? Логично увидеть их в двух сегментах: максимизировать позитив и минимизировать негатив. Среди положительных черт коммуникационных процессов в организациях можно отметить возможность своевременно получать необходимую для выполнения функций информацию, принимать более взвешенные решения путем всестороннего обсуждения проблем. Содействие выявлению и распространению лучшего опыта также является позитивной стороной коммуникационных процессов. Возможность организовать потоки информации по вертикалям и горизонталям организации, интегрировать их с внешними каналами коммуникаций (например, от клиентов, поставщиков, конкурентов) следует также всячески поощрять.

А вот чего следует  избегать, так это информационной перегрузки, деконцентрации внимания персонала в связи с поиском нужной и реагированием на ненужную информацию, появления ошибок при коммуникациях. К сожалению, иногда это проще сказать, чем сделать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.