Отчет по практике в гостинице «Парк Инн»

11. Защищать имущественные  интересы отеля в суде, арбитраже,  органах государственной власти  и управления.

Требования, предъявляемые  к квалификации управляющего отелем:

Управляющему отелем необходимо знать:

1) законодательные и нормативные  правовые акты, регламентирующие  производственно-хозяйственную и  финансово-экономическую деятельность  предприятия, постановления федеральных,  региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли;

2) перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и отеля, производственные мощности и кадровые ресурсы отеля;

3) технологию предоставления  услуг отеля, правила предоставления  гостиничных услуг в Российской  Федерации;

4) рыночные методы хозяйствования  и управления отелем;

5) систему экономических  индикаторов, позволяющих предприятию  определять свое положение на  рынке и разрабатывать программы  выхода на новые рынки сбыта;

6) порядок заключения  и исполнения хозяйственных и  финансовых договоров;

7) конъюнктуру рынка;

8) формы и системы оплаты  труда.

 

Основной принцип отбора персонала в Отеле – «Нужный  человек в нужное время на нужном месте». Реализация этого принципа требует системного подхода.

Следует отметить, что управленческий состав гостиницы понимает, что можно  дать служащим определенные технические  навыки, необходимые для выполнения работы, но обучить их быть учтивыми и дружелюбными по отношению к  клиентам и коллегам очень трудно. Поэтому необходимо прилагать максимум усилий, чтобы сделать правильный выбор при подборе персонала.

Каждый менеджер отдела гостиницы  сам определяет необходимость пополнить  штат и либо самостоятельно подбирает и отбирает, подходящие ему кадры, либо отправляет заказ в Отдел кадров.

Для привлечения кадров в  Гостинице «Парк Инн» используются следующие методы:

Метод подбора с помощью  сотрудников. В настоящее время  в России этот метод пользуется большим  успехом, его суть заключается в  обращении к персоналу организации  с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди  своих родственников и знакомых.

Самопроявившиеся кандидаты. Гостиница постоянно получает письма и факсы с резюме, а также телефонные звонки от людей занятых поиском работы. В Отеле «Парк Инн» нет базы данных этих людей, но если они попали в то время, когда ощущается потребность в их знаниях и квалификации, они имеют шанс получить место.

Привлечения кадров через  объявления в прессе. Несмотря на то, что этот метод обычно пользуется успехом для подбора кандидатов массовых профессий, например, для набора официантов в рестораны, в гостинице  «Парк Инн» он практиковался и  отделом продаж и маркетинга.

Выезд в учебные заведения. Данный метод используется для поисков  молодых специалистов необходимой  сферы.

Интернет. Всемирная сеть превратилась за последние годы в  еще одно очень важное средство подбора  кандидатов. Его главными преимуществами являются скорость, широта охвата и  возможность ведения диалога  с кандидатами в режиме реального  времени.

Отбор из множества кандидатов тех, кто наиболее подходит на предложенное место - следующий этап, который должен пройти будущий сотрудник Отеля  «Парк Инн».

В гостинице «Парк Инн» существует система мотивирования  сотрудников. Главное назначение руководителя любого уровня – обеспечить исполнение работы, чтобы достичь поставленных целей.

Мотивация – это процесс  побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и  целей организации.

Современные теории мотивации, объясняющие поведение человека в организации, основаны на двух основных понятиях: потребности и вознаграждение.

Потребности – это недостаток чего-либо у человека. Существует множество  классификации потребностей, но универсальной  так и не создано. Потребности  делят на первичные и вторичные. Первичные потребности, как правило, врожденные. К ним относятся физиологические  потребности организма в пище, воде, сне, безопасности и т.д. Вторичные  потребности по своей природе  являются психологическими. Это, например, потребности в общении, уважении, во власти, успехе, в самовыражении  и т.д. Потребности человека определяют его поведение.

Основным способом, который  используется для мотивации труда, для привлечения человека к активной деятельности, является вознаграждение. Вознаграждение – это все то, что человек считает ценным для себя. Вознаграждения подразделяются на внутренние и внешние. Внутренне вознаграждение, как считают, дает сама работа. Это положительные чувства, которые человек испытывает в процессе работы. К ним относятся самоуважение, дружба, осознание значимости выполненной работы. Внешнее вознаграждение дается организацией: это продвижение по службе, символы служебного статуса и др. Чтобы определить, какие вознаграждения следует применить к конкретному человеку, нужно установить его систему потребностей и мотиваций. Следует учитывать, что честная, хорошо оплачиваемая работа является для многих работников чем-то самим собой разумеющимся. Деньги, как мотив деятельности, удовлетворяют разные потребности – потребность в безопасности и защищенности, почти все физиологические потребности. Они служат основой для удовлетворения социальных потребностей, являются показателями уровня престижа человека в определенных ситуациях и т.д. Мотивы - это активные силы, определяющие поведение работника. Поведение работника, как правило, всегда мотивировано. Для мотивации человека необходимо, чтобы каждый работник организации был знаком с успехом. Успех – это реализованная задача. Успех без признания приводит к разочарованию.

В гостинице разработана  программа поощрения под названием  «Сотрудник месяца». Эта программа  имеет большое значение, так как  выделяет лучшую работу сотрудников. Для  выделения наиболее отличившихся работников учреждено звание «Лучший работник месяца», посылается на домашний адрес  благодарственные письма. Это вселит в подчиненных чувство гордости, они чувствуют, что их усилия, старания не остались незамеченными. Кроме юбилейных  дат гостиница поздравляет сотрудников  с днем рождения, отмечает эти даты на собраниях, посылает открытки и цветы, устраивает общие обеды или пикники. Таким отношением руководство гостиницы  подчеркивает, что персонал является главным фактором пр

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование  должностей	Численность
Владелец	2
Генеральный директор	1
Служба гостиничного хозяйства:	17
Заведующий хозяйственной  частью	1
Швейцар	4
Швея	2
Уборщица	6
Прачка	4
Служба приёма и размещения:	13
Старший администратор	3
Дежурный по этажу	4
Горничная	6
Финансовая служба:	6
Старший бухгалтер	1
Отдел закупок	2
Служба питания:	21
Шеф-повар	1
Повар	8
Кухонный рабочий	4
Официант	8
Служба безопасности:	5
Менеджер по охране	1
Охранники	4
Отдел кадров:	4
Начальник отдела кадров	1
Менеджер по кадрам	1
Менеджер по тренингу	1
Отдел Маркетинга	2
Инженерно-техническая служба:	9
Главный инженер	1
Системный администратор	2
Сантехник	2
Электрик	2
Телемеханик	1
Итого:	78

 

2.4. Информационная    система    управления.

Информационными технологиями в гостинице Парк Инн занимается системный администратор. Что касается программного обеспечения для отелей, то явным лидером на нашем рынке, да и в мире тоже, является компания HRS. В гостинице Парк Инн с недавнего времени используют новую систему бронирования номеров Epitome Solutions фирмы Libra International. Она удобна в использовании и включает в себя всю необходимую информацию.

Для эффективного функционирования всего гостиничного комплекса необходимо взаимодействие между собой всех служб. Главным моментов во взаимодействии является процесс коммуникации, вся информация должна циркулировать и переходить из одного департамента в другой. Существует несколько уровней коммуникаций. Первый между управляющим  и менеджерами. Средства передачи информации – ежедневные планерки, электронная почта, официальные распоряжения и др. Коммуникации между департаментами: как правило, роль координатора работы всех служб возлагается на службу приема и размещения, информационного центра отеля.  И последний этап коммуникаций – внутри отдела. Средства – доска объявлений, журнал передачи смены (в котором записывается важная, новая информация, на которую следует обратить внимание, просьбы, задания, поручение, все то, что помогает профессиональному выполнению должностных обязанностей), собрания коллектива и другое. [9]

И так, от эффективного функционирования отеля, от правильной сформированной структуры  управления и успешной взаимосвязи  между всеми отделами, нацеленными  на достижение единой цели,  зависит качество предоставляемых услуг, профессиональный  уровень персонала, доходность, репутация, престижность и будущее гостиницы.  

Анализируя документооборот  Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три  группы документов:

– поступающие (входящие);

– отправляемые (исходящие);

– внутренние.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем  по вопросам проведения различных совещаний  конференций.

Из филиалов, кроме служебных  писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении  конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной  работе.

Исходящие документы, создающиеся  в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют  установленный состав и порядок  расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата  А4. Применяются следующие виды бланков:

– бланк Компании для  письма;

– бланк для письма Управления развития бизнеса;

– общий бланк для всех других видов документов (служебная  записка, докладная записка и  т.д.).

Внутренние документы  Компании по формам и назначению можно  разделить на 3 группы:

– Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

– Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

– Информационно-справочные документы, создаваемые для решения  оперативных вопросов (докладные  и служебные записки, акты, справки  и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы  в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих  реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места  составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие  составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 7.

Сотрудники Административного  отдела отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Схема движения входящей документации в гостинице:

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в гостинице «Парк Инн» осуществляется главным менеджером административной службы.

При первичной обработке  корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность  конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно менеджер возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного  времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда  только по конверту можно определить:

 

 

• адрес отправителя;
• время отправки и получения документа;
• при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит  из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» менеджером не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя  Генерального директора, передается лично  Генеральному директору.