Отчет по практике в гостинице «Парк Инн»

Заканчивается первичная  обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой менеджер затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для  уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации  распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Административный отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

 Схема прохождения  исходящих документов в гостинице

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником  Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и  дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку  исполнителю.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.4

В гостинице «Парк Инн» проект исходящего документа обязательно согласовывается с Главным бухгалтером компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается главному менеджеру для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о  решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют  его номер и дату рукописным или  машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр  факса подшиваются в дело с  исходящей перепиской.

Работа с внутренними  документами в гостинице

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются менеджеры структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регестрирует главный бухгалтер отеля.

Гостиница «Парк Инн» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

Для регистрации исходящих  документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет  образовываться при регистрации  документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать  информационно-поисковую работу более  упорядоченной и централизованной.

Глава 3. Обоснование мероприятий, направленных на повышение эффективности оказания услуг в гостинице «Парк Инн».

Одним из основных направлений  туристской деятельности является решение  вопросов, связанных с обеспечением туристов средствами размещения.

Сегодня мировая сеть отелей может удовлетворить любой вкус.

При классификации гостиниц в разных странах используются различные  системы, которых на сегодняшний  день существует более тридцати. Введению единой классификации гостиниц в  мире препятствует ряд факторов, связанных с культурно-историческим развитием государств, осуществляющих туристскую деятельность, их национальными особенностями, различиями в критериях оценки качества обслуживания и другое. [5]

Самыми распространенными  классификациями являются:

• система звезд, применяемая во Франции, в Австрии, Венгрии, Египте, Китае, России и ряде других стран, участвующих в международном туристическом обмене;
• система букв, используемая в Греции;
• система «корон», характерная для Великобритании;
• система разрядов и др.

Наиболее часто встречающейся  классификацией гостиниц является французская  национальная классификация, в соответствии с которой все гостиницы в  зависимости от комфортабельности  делятся на категории, условно обозначаемые звездами.

Согласно действующим  в РФ нормативным документам по туризму  и гостеприимству, классификация  гостиниц (мотелей) вместимостью не менее  десяти номеров осуществляется по категориям. Категории  соответствуют звездам, количество которых увеличивается с повышением уровня обслуживания.

При аттестации гостиницы  для присвоения ей определенной категории  учитывают требования, предъявляемые:

• к зданию и прилегающей к нему территории;
• номерному фонду;
• техническому оборудованию;
• оснащению мебелью;
• предметам санитарно-гигиенического оснащения;
• общественным помещениям;
• помещениям для предоставления услуг питания;
• услугам, предлагаемым предприятиями размещения;
• персоналу и его подготовке и другое.

Доходность гостиницы  определяется прежде всего тарифами (ценами за 1 койко/сутки), зависящими от «звездности» гостиницы, а также от тех дополнительных услуг, которые предоставляет предприятие своим клиентам.

Дополнительные же услуги являются непременной составляющей деятельности любой гостиницы. Определяющим фактором для увеличения количества и улучшения качества дополнительных услуг является ориентация гостиничного предприятия на ту или иную категорию  постояльцев. Иными словами, их количество и качество напрямую связаны со степенью востребованности и могут быть совершенно разными. Таким образом, ключевыми  понятиями, в русле которых существуют любые дополнительные услуги, можно  считать оправданность и целесообразность.

Благоприятное развитие данного  направления деятельности гостиницы  невозможно без удачного сочетания  внешних и внутренних условий, имеющихся  ресурсов, оказывающих непосредственное влияние на повседневную работу гостиницы, и грамотного руководства данным направлением работы. Примечательно, что  финансовые вопросы при организации  и развитии дополнительных услуг, далеко не всегда стоят на первом плане. В  системе дополнительных услуг, как  ни в какой другой части гостиничного бизнеса, востребованы нестандартные  подходы к решению многих вопросов. Это дает гостинице хоть и небольшую, но реальную возможность выделиться на фоне конкурентов. [31]

Развитие дополнительных услуг позволяет не только расширять  перечень предложений для клиентов гостиницы, но и привлекать к посещению  гостиничного комплекса жителей  города. Например, от ресторанов, развлекательных  центров, релакс-центров, в которые ходят посетители «с улицы». Приток посетителей извне, не проживающих в гостинице, считается основным критерием успешности гостиницы. В таблице 9 представлен перечень дополнительных услуг, применяемых в гостиницах города Великого Новгорода.

Таблица 9.  Услуги, предоставляемые различными средствами размещения.

Гостиница	Кол-во мест	Конфер. зал	Тренаж. зал	Бассейн	СПА- центр	Магазин сувениров
1. Парк Инн	226	+	-	+	+	-
2. Интурист	121	+	-	-	-	-
3. Новгородская	145	-	-	-	-	-
4. Юрьевское Подворье	16	-	-	-	-	-
5. Садко	150	-	-	-	-	-

 

      Из таблицы  видно, что гостиница «Парк Инн» превосходит своих конкурентов по количеству мест для проживания, а также по многообразию предоставляемых услуг, таких как наличие залов для конференций,  бассейн на территории гостиницы.     

Однако, всего лишь несколько  гостиниц могут развивать свое дело год за годом, реализуя на рынке только один продукт. Успех многих предприятий  достигался иной стратегией – созданием  и развитием нового продукта в  их деятельности. Так, гостинице «Парк Инн» следует применить именно этот метод, ежегодно расширяя рынок своего предложения.

Вспомогательные службы обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой служб, компьютерной службы и  другие.

 Дополнительные службы  оказывают платные услуги. В их  состав входят парикмахерская, бассейн,  сауна, солярий, спортивные сооружения  и другие подразделения.

 Выполненный анализ  финансовых результатов деятельности  гостиницы «Парк Инн» показал,  что имеется тенденция роста  выручки от реализации услуг.  Так, в 2011 году общество получило  выручку от предоставляемых услуг  в размере 303486 тыс. руб., а в  2012 году - 343426 тыс. руб.

В то же время отсутствие ряда дополнительных услуг не дают возможность повысить качество обслуживания и увеличить доходность предприятия. В связи с этим следует разработать мероприятия, направленные на внедрение дополнительных услуг, таких как организация тренажерного зала, магазина сувенирной продукции, что позволит увеличить эффективность работы предприятия.

Пути повышения эффективности

Повышение качества

Расширение  ассортимента услуг

Повышение квалификации персонала

Проведение  тренингов и курсов

Тренажерный зал

Схема.2 «Дерево» целей

В гостинице на нижнем этаже  имеется свободная площадь, она может быть использована под тренажерный зал. Принято решение открыть общедоступный спорт зал со стандартным набором популярных услуг.

 

 

 

 

 

 

 

Дневник по практике

№ п/п	Наименование тем практики	Кол-во часов	Перечень видов работ
1	Организация практики 5.02	2	Выявление целей и задач  практики. Консультирование по выполнению заданий практики.
2	Знакомство со структурой организации 6.02-8.02	15	Ознакомление с миссией, целями и задачами предприятия. Организационно-правовая форма собственности. Отрасль, специализация  и структура предприятия
3	Знакомство с организационной  структурой предприятия 9.02-16.02	52	Знакомство с работой линейного персонала (администраторы, ресепшн, горничные и д.р. ) ,а также с функциональными подразделениями (бухгалтерия, АХО, отдел маркетинга, служба охраны и д.р.)
4	Кадровая политика предприятия 18.02-20.02	15	Ознакомление с общим  числом сотрудников, штатным расписанием, требования к квалификации и образовательному уровню сотрудников.
5	Технико- и финансово экономические показатели предприятия 21.02-28.02	49	Оценка состояния предприятия  на основе бухгалтерского баланса.
6	Информационная система  управления 29.02-3.03	40	Изучение общих схем информационных потоков внутри и вне  компании .Переписка по электронной почте как какнал обмена информации между руководством и подчиненными.
7	Изучение отдела работы маркетинга 5.03-20.03	90	Ознакомление с маркетинговой  политикой предприятия. Разработка новых услуг, планирование сезонных акций.
8	Управление персоналом 20.03-31.03	70	Помощь в стажировке вновь  принятых сотрудников и наставничество: наблюдала за обучением нового администратора гостиницы.
9	Оформление отчета 1.04	2
	Итого:	263