Совершенствование информационного обеспечения на филиале «Слонимский хлебозавод»

Директор предприятия возглавляет хлебозавод и через главного инженера и начальников служб руководит предприятием.

Главный инженер через подчиненные ему службы обеспечивает бесперебойную работу оборудования, проводит мероприятия по внедрению новой техники и технологии, планов технического перевооружения и осуществляет контроль за их выполнением.

Лабораторию возглавляет начальник ПТЛ, который осуществляет работу по внедрению новых технологических процессов, схем и режимов, установлению оптимальных параметров технологического процесса, разработке и освоению новых видов продукции.

Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, который обеспечивает постановку и ведение бухгалтерского и налогового учета в организации.

Планово-производственное бюро возглавляет начальник бюро, который несет ответственность за прибыльность предприятия, организацию труда и заработной платы, обеспечение выполнения прогнозных показателей, ценообразование, составление перспективных и текущих планов, бизнес-планов.

Начальник участка реализации занимается изучением рынков сбыта, сбытом продукции, планированием маркетинга.

Инспектор по кадрам осуществляет прием и увольнение рабочей силы, несет ответственность за подготовку кадров и повышение их квалификации.

Организационная структура управления филиала «Слонимский хлебозавод» приведена в приложении (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж).

В настоящее время структуру предприятия составляют 3 участка по выпуску продукции: хлебобулочный, мелкоштучный, кондитерский. Кроме того, с 4 квартала 2008 г. на предприятии организовано вспомогательное производство — выпуск картонных ящиков.

Хлебобулочный участок оснащен двумя печами ФТЛ-2 , печью ППЦ-25, расстойно-печным агрегатом Г4-РПА-12, а также линией по производству «соломки», на которой после реконструкции выпускается еще и печенье овсяное. Мелкоштучный участок оснащен двумя ротационными печами, из которых одна ПКЭ-9 — электрическая, другая — MIWT— на газовом топливе. В кондитерском участке установлена газовая печь ROTOR-68.

Списочная численность филиала «Слонимский хлебозавод» составляет на конец 2012 г. — 179 чел., из них руководителей 12 человек, специалистов — 18 человек и 149 рабочих. Среди руководителей высшее образование имеют все 12 чел. или 100,0 % , среди специалистов — 12 человек или 66,7 % — высшее образование, среднее специальное образование соответственно 3 чел. (16,7 %) и 3 человека (16,6 %)– общее среднее.

Профессиональный уровень руководителей и специалистов в значительной степени определяется количеством кадров, имеющих специальное образование, соответствующее занимаемой должности ,это — 26 человека или 89,7 %. Численность АУП — 21 человек или 12,5 % от фактической среднесписочной численности работающих.

В 2012 г. особое внимание уделялось повышению квалификации кадров, переподготовке и целевому обучению, как на производстве, так и в учебных центрах системы Минсельхозпрода. За 2012 г. прошли обучение 23 чел., в т.ч. 13 чел. повысили квалификацию, а 10 чел. переподготовлено. Всего на обучение за 2012 г. израсходовано 9,5 млн. руб.

Исходя из стратегических целей развития, предприятие само проводит определение потребности в рабочей силе, контролирует затраты на рабочую силу, разрабатывает необходимую систему организации заработной платы (ПРИЛОЖЕНИЕ З). В настоящее время у руководителя имеется большая возможность при подборе кадров отдать предпочтение кандидатам со специальным образованием, что и практикуется на предприятии.

Филиал «Слонимский хлебозавод» производит хлебобулочную и кондитерскую продукцию для удовлетворения потребности человека в энергии и питательных веществах.

Ассортиментный перечень продукции довольно обширен и включает следующие группы пищевых продуктов:

— хлеба ржано-пшеничные по традиционной технологии на жидких заквасках по Ленинградской схеме с частичным завариваем муки.

— хлеба заварные по многостадийной технологии с применением термофильных молочно-кислых бактерий «Дельбрюк-76», с использованием таких видов сырья как: мед сахарный янтарный, картофельное пюре, солод ржаной, кунжут, тмин, кориандр.

— булочные и сдобные изделия с использованием опарного и безопарного способа тестоведения с применением следующего сырья: повидла, варенья, сухофруктов, кокосовой крупки, мака, кунжута, нонпарелле, конфитюра, наполнителей.

— диетические и диабетические изделия с использованием: традиционной технологии на жидких заквасках с частичным завариванием муки по Ленинградской схеме, многостадийной технологии с применением термофильных молочно-кислых заквасок и безопарного способа тестоприготовления с применением следующего сырья: бетавитон, отруби пшеничные, фруктоза, порошок морской капусты, порошок топинамбура, клетчатки сибирской «Яблоко» и «Облепиха».

— бараночные изделия — соломка ,с применением различного сырья

— мучные кондитерские изделия с применением традиционных полуфабрикатов, таких как: бисквитный, вафельный, медово-заварной, слоеный, воздушный, воздушно-ореховый, песочный, заварной, крошковый, медово-сбивной, песочно-заварной.

— концентраты пищевые — кисели, сладкие блюда. Это продукция с применением следующего сырья — сахар-песок, крахмал картофельный, ВАД, лимонная кислота, красители.

— сахаристые кондитерские изделия , в частности ,желе с использованием следующего сырья — желатин пищевой, фрукты свежие, красители, кислота лимонная и сахар-песок.

Кроме того, предприятие приступило к производству ящиков из гофрированного картона.

Продукция выпускается в соответствии техническими нормативными правовыми актами на продукцию : ГОСТ 11270-88; СТБ 1007-96; СТБ 703-2003; СТБ 912-98; СТБ 639-95; СТБ 1009-96; СТБ 1045-97; СТБ 927-93; СТБ 961-2005; СТБ 549-94; СТБ 730-93; ГОСТ 7128-91;ГОСТ 9142-90;ГОСТ 13513-86;ГОСТ 13512-91;ТУ РБ 3742776.183-98.

За 2012 г использование производственных мощностей составило 44,9 % по хлебобулочным изделиям и 69,9 % по кондитерским изделиям. Баланс производственных мощностей приведен в приложении (ПРИЛОЖЕНИЕ Г).

Стратегические цели предприятия: снижение издержек производства при одновременном повышении качества продукции расширение рынков сбыта за счет освоения зон реализации продукции, используемых предприятиями потребкооперации и товарных рынков других областей расширение ассортимента заварных сортов хлеба по 6-ти стадийной технологии увеличение объемов упакованной и нарезанной продукции в красочной упаковке. дальнейшее внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ИСО серии 9001

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия приведены в приложении (ПРИЛОЖЕНИЕ Д).

Из данных вышеуказанного приложения видно, что предприятие имеет тенденцию к снижению натурального выпуска хлебобулочных изделий ,что обусловлено изменением структуры питания населения и демографической ситуацией. Однако, на 2010 г. планируется увеличение натурального выпуска за счет завоевания новых рынков сбыта «соломки» и печенья, развития выездной торговли. Стоимостные прогнозные показатели при этом предприятие выполняет. Остатки готовой продукции на складах — в пределах доведенного норматива (ПРИЛОЖЕНИЕ Е) От производственной деятельности предприятия зависит его финансовое состояние. А для успешной работы предприятия важно, чтобы имеющиеся в его распоряжении средства использовались по прямому назначению и постоянно пополнялись. Главная цель финансовой деятельности предприятия сводится к одной стратегической задаче — наращиванию собственного капитала и обеспечению устойчивого положения на рынке. Для этого оно должно постоянно поддерживать платежеспособность и рентабельность, а также оптимальную структуру актива и пассива баланса.

Согласно данным бухгалтерской отчетности в 2012 году финансовое положение предприятия было сложное: коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами составил 0,08 (при нормативе 0,3), коэффициент текущей ликвидности — 1,10 (при нормативе 1,7), коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами — 0,23(при нормативе — не более 0,85).В целом, организация является платежеспособной, а ее финансовое состояние — устойчивым, хотя следует отметить, что данные коэффициенты снизились по сравнению с 2011 г.

Стоимость внеоборотных активов с 77,2 % снизилась до 75,2 % к активу баланса, а удельный вес оборотных активов увеличился соответственно на 2,0 %. В 2012 г. выросли просроченные кредиторская и дебиторская задолженности.

Большое влияние на финансовые результаты предприятия оказывает состояние производственных запасов. В целях нормального хода производства и сбыта продукции запасы должны быть оптимальными. Однако, на конец истекшего года удельный вес запасов в оборотных активах увеличился до 59,8 % против 53,8 % на начало года. Это обусловлено ростом запасов по сырью и материалам на 6,0 %. Остатки готовой продукции по предприятию незначительно изменяются в силу специфики производства и ограниченного срока реализации.

Завершая анализ финансовых результатов деятельности предприятии, следует отметить, что за 2012 г. выросла общая сумма прибыли от реализации продукции, работ, услуг на 76 млн. руб. против уровня 2011 г., но уровень рентабельности реализованной продукции снижен на 0,3 %. Поэтому, в дальнейшем, предприятию необходимо работать над снижением себестоимости и увеличением объема реализованной продукции.

 

 

2. Анализ информационных потоков и системы документооборота на филиале «Слонимский хлебозавод»

 

Управление филиалом «Слонимский хлебозавод» предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает следующие элементы:

— производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и так далее;

— сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

— аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

— хранение и поиск информации;

— размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

— использование информации;

— контроль за эффективностью использования информации.

Структура информационных потоком на филиале «Слонимский хлебозавод» представлена ниже (рисунок 2.1)

Рисунок 2.1 — Структура информационных потоком на филиале «Слонимский хлебозавод»

Примечание — Источник : собственная разработка.

 

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота филиала «Слонимский хлебозавод» разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы: по основной деятельности; по командировкам; по личному составу; внутренние; финансовые; служебные.

Затраты на работу с документами филиала «Слонимский хлебозавод» складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители филиала «Слонимский хлебозавод» не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости административного отдела филиала «Слонимский хлебозавод»(рисунок 2.2). На схеме видно разделение административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

 

 

Рисунок 2.2 — Структура подчинённости административного отдела филиала «Слонимский хлебозавод»

Примечание — Источник : собственная разработка.

 

Разграничение функций секторов административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

— приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции;

— приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности;

— подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных директором служебных записок;

— проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору;

— регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства;

— доведение резолюций директора до исполнителей;

— регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений;

— доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру;

— формирование дел и сдача их в архив;

— контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

— регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию;