Совершенствование информационного обеспечения на филиале «Слонимский хлебозавод»

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information — разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1.1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 1.1 — Процесс передачи и получения информации.

Примечание — Источник : [13, с. 13].

 

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот — она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 — Система управления объектом

Примечание: Iвх — входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос — осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу — управляющая информация в результате сравнения; U — воздействие исполнительного органа на объект управления; V — отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды.

Примечание — Источник : [13, с. 15].

 

Из схемы (рисунок 1.2) видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке.

 

 

3. Технология организации информационного обеспечения управления предприятием

 

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

— формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

— организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

— отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

— внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий [16, с. 59].

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение электронно-вычислительных машин (далее — ЭВМ) зависит от следующих условий:

— создания самих вычислительных машин;

— создания для них программного обеспечения;

— подготовленности среды применения [16, с. 59].

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

— значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

— обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

— заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями [16, с. 59].

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

— ЭВМ крупногабаритные и персональные;

— микропроцессоры;

— средства телекоммуникаций;

— электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

— средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера [17, с. 117].

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10 % всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

— расчета заработной платы;

— контроля за поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

— ведения учета и отчетности [18, с. 207].

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70 % сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими [22, с. 29].

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации [23, с. 72].

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем. Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы.

 

 

4. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении

 

Автоматизированная информационная система (далее — АИС) — это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. АИС — взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации [11, с. 181].

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы. Функциональная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам: уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший); вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.); сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.); функции управления и период управления. Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в Республике Беларусь начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос.

Завершая выполнения первой главы, отметим следующее.

1. Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы.

2. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты.

3. Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

4. Автоматизированная информационная система (далее — АИС) — это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. АИС — взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

 

 

2.  
   Анализ информационного обеспечения управления филиала «Слонимский хлебозавод»

 

1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

РУПП «Слонимский хлебозавод» был основан в январе 1945 г, на базе 4 мелких пекарен, которые располагались в приспособленных помещениях в разных районах города. В 1962 году по ул. Чкалова был построен типовой завод с 4 печами, а все пекарни закрыты. С 1969 года хлебозавод подвергался реконструкции, постепенно приобретая современный вид.

РУПП «Слонимский хлебозавод» самостоятельно организует свою деятельность, исходя из необходимости производства продукции, а также определяет перспективы развития. Структура предприятия составлена в соответствии с поставленными задачами и функциями должностных лиц и отделов.

Управление деятельностью хлебозавода осуществляет директор предприятия, назначаемый Генеральным директором РУПП «Гроднохлебпром».