Совершенствование информационного обеспечения на филиале «Слонимский хлебозавод»

— постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля;

— передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства;

— извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях;

— оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и так далее);

— учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам;

— формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий;

— составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству;

— выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

— ведение протокола заседаний, оформление выписок из протоколов.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом.

Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у директора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на совещание или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

У директора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий директора, а огромный поток документов может занимать много времени у директора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда директор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда директор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа — запрещает, противореча себе.

 

 

3. Анализ материально-технического обеспечения процессов управления филиала «Слонимский хлебозавод»

 

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений:

— телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет);

— вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);

— копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф);

— информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В филиале «Слонимский хлебозавод» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

— внутренние телефонные звонки;

— перевод входных звонков из города на другие внутренние номера;

— при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети филиала «Слонимский хлебозавод» (таблица 2.1).

Таблица 2.1 — Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2010 г.	2011 г.	2012 г.
Количество городских номеров	2	3	4
Количество внутренних номеров	28	37	46
Количество звонков в день	140	370	830
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	6	22

Примечание — Источник : собственная разработка.

 

Данные (таблица 2.1) подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в филиале «Слонимский хлебозавод» выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии филиала «Слонимский хлебозавод».

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу руководителей подразделений. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие руководители подразделений остаются специально вечерами, чтобы провести звонки в город или оставляют на визитках, буклетах свои домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится три факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта и в отделе международных отношений. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 — 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала филиала «Слонимский хлебозавод». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

— быстро производить переустановку программного обеспечения;

— сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;

— посылать и получать электронную почту;

— получать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

— сократить обслуживаемый персонал.

Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда». В организации четыре выделенных сервера.

Отделы соединены 100 мегабитной связью. Однако не все отделы подключены к локальной сети. К числу не подключенных к локальной сети относится:

— отдел ГМиЭ (главного механика и энергетика);

— отдел кадров;

— морально-устаревшие компьютеры в отделах.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества: надёжность в целом; устойчивость к повреждениям; лёгкость обслуживания и простота изменения.

Кроме того, в существует физически изолированная другая сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего филиала «Слонимский хлебозавод», а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило бы многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас — это успех в будущем, так как некоторые организации об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это будущее, это престиж организации.

Плохо складывается положение с ксерокопированием — два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

Обобщив и подытожив материалы второй главы, можно прийти к следующим выводам.

1. Филиал «Слонимский хлебозавод» самостоятельно организует свою деятельность, исходя из необходимости производства продукции, а также определяет перспективы развития. Структура предприятия составлена в соответствии с поставленными задачами и функциями должностных лиц и отделов. Управление деятельностью хлебозавода осуществляет директор предприятия, назначаемый Генеральным директором РУПП «Гроднохлебпром». Филиал «Слонимский хлебозавод» производит хлебобулочную и кондитерскую продукцию для удовлетворения потребности человека в энергии и питательных веществах.

2. В результате анализа материально-технического обеспечения мы определили, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

При этом, был выявлен такой существенный недостаток в системе информационного обеспечения филиала «Слонимский хлебозавод» как отсутствие маркетинговой информационной системы (далее — МИС), способной быстро и эффективно решать маркетинговые аспекты управления, и это при том, что маркетинг провозглашен на филиале «Слонимский хлебозавод» как основной метод управления.

 

 

 

3.  
   Совершенствование информационного обеспечения на филиале «Слонимский хлебозавод»

 

1. Организация маркетинговой деятельности и структура отдела маркетинга на РУПП «Слонимский хлебозавод»

 

В середине 2011 г. на РУПП «Слонимский хлебозавод» был создан отдел «Маркетинга и сбыта». В 2012 г. на РУПП «Слонимский хлебозавод» было заключено 284 договора из них 107 с городскими торговыми организациями, 121 с торговыми организациями других областей, 56 с индивидуальными предпринимателями, которые содержат торговые точки в городах: Береза, Ивацевичи, Клецк, Ляховичи, Калинковичи, Мозырь, Могилеве, Несвиж.

В 2012 г. на рекламные мероприятия было израсходовано 15870 тыс. руб. Отделом маркетинга и сбыта выпущено 2 рекламных ролика, изготовлены рекламные плакаты, календари с изображением продукции (на 2013 г.).

Постоянно в местных газетах публикуется реклама, статьи о последних свойствах вновь производимой продукции и предприятии. Два раза в месяц в магазинах поочередно проводится выставки продажи с дегустацией, а при выпуски новых видов хлебов в каждый магазин дается определенное количество продукции на дегустацию.

Работниками отдела маркетинга совместно со Слонимской укрепленной типографией разработан новый вид упаковки для тортов (с окошком), которая пользуется спросом.

Каждый месяц работниками отдела маркетинга во все торговые точки направляется «Анкета-опрос», по результатам которой принимаются меры по совершенствованию графика завоза продукции, улучшению ее качества, изменению ассортимента.

Все крупные магазины города распределены между ответственными лицами (в основном ИТР) по признаку места жительства. Один раз в неделю ответственный должен подать служебную записку о наличии продукции предприятия в подответственном магазине, о времени наибольшего притока покупателей, о наличии продукции конкурентов, об отношении покупателей к продукции предприятия, а также он должен указать все замечания, выявленные недостатки, и желательно предложения.

Особое внимание отдел маркетинга уделяет проблеме расширению рынка. Так в конце 2012 г. были заключены 12 новых договоров по брестской области и с 16 с потребителями за пределами области. Однако наряду с проблемами доставки, конкуренции, поиска потребителя, — существует проблема запрета местных властей на торговлю продукцией с других городов.

На конец 2012 г. номенклатура выпускаемой продукции состоит из 180 видов хлебобулочных изделий и 85 видов кондитерских. Вся продукция, выпускаемая предприятием, относится к числу продуктов питания повседневного спроса. В течении 2012 г. было реализовано 14006,1 тонн хлебобулочных изделий, 266 тонн кондитерских изделий, 152,2 других видов выпускаемой продукции. В течении 2012 г. было внедрено 46 новых видов хлебобулочных изделий.

Основными причинами к разработке и внедрению новых видов продукции в 2012 г. являлись:

— привлечения внимания покупателя к продукции предприятия;

— расширения ассортимента;

— конкурентная борьба на местном рынке;

— проникновение на другие рынки;

— поиск продукции пользующейся спросом у покупателя;

— нерентабельность предыдущих видов продукции (в связи с изменением цен на сырье).

Основным рынком сбыта является г. Слоним и Брестская область. За пределы г. Слоним и Брестской области в основном вывозится продукция с длительным сроком хранения: сушки, сухари, пряники, печенье, кисель, квас. Экспортные возможности продукции ограничены сравнительно небольшим сроком хранения, с момента выпуска до момента реализации конечному потребителю.