Учет расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ООО "Эко-Темп-Транс")

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» активно-пассивный. Кредитовое сальдо по нему означает, что  деньги перечислены покупателем  на расчетный счет организации, а  товар еще не получен. Дебетовое  сальдо возникает, когда товар отгружен, но не оплачен. По дебету счета отражают суммы, на которые предъявлены расчетные  документы, по кредиту — суммы  поступивших платежей (включая суммы  полученных авансов).

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств, расчетов на суммы  поступивших платежей (включая суммы  полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной  оплаты учитываются обособленно.

При реализации имущества  за иностранную валюту на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражаются возникшие при переоценке задолженности  курсовые разницы, которые увеличивают (уменьшают) оборот по этому счету.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, при  расчетах плановыми платежами —  по каждому покупателю и заказчику. При построение аналитического учета должна обеспечиваться возможность получения данных о задолженности, обеспеченной векселями, срок поступления средств по которым не наступил; дисконтированными векселями (учтенными в банках); векселями, по которым денежные средства не поступили в срок; по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по неоплаченным в срок расчетным документам; по авансам полученным.

Для ведения аналитического учета по субсчетам счета 62 предназначена  ведомость № 38. Это оборотная  ведомость, в которой записываются по каждой позиции аналитического учета  дебетовый и кредитовый остаток  на начало месяца или года, обороты  по дебету или кредиту в корреспонденции  с соответствующими счетами. Все  расчеты предприятий с другими  организациями строятся на основании  заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия  поставки продукции, порядок оплаты и т.п. Документами по возникновению  расчетных взаимоотношений являются акты-приемки передачи, в которых  указывают, какая продукция принята  и в каком количестве, причитающаяся  оплата и т.п.

Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками  ведется в журнале-ордере № 11 отдельно по каждой организации и каналу реализации. В нем записывают в конце месяца результаты по счету 62 и сверяют  их с данными ведомости № 38. После  сверки оборот по кредиту счета 62 переносят  в Главную книгу.

На предприятиях к счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" открываются следующие субсчета:

62-01 "Расчеты с покупателями  и заказчиками";

62-02 "Расчеты по авансам  полученным";

62-03 "Расчеты по векселям  полученным".

У покупателя могут быть транспортно-заготовительные расходы, которые включаются в фактическую  себестоимость приобретенных материальных ценностей и отражаются в составе  материальных затрат. Организация должна выбрать и закрепить в своей  учетной политике метод учета  транспортных расходов.  Транспортные расходы учитываются в составе материальных затрат и увеличивают себестоимость материальных ценностей.

2. 3. Инвентаризация расчетов с  поставщиками и покупателями.

Информация об инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями содержится в Методических указаниях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.

Основными целями инвентаризации являются выявление наличия дебиторской  задолженности организации для  сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения  в учете кредиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями заключается в  проверке обоснованности сумм на счетах бухгалтерского учета.

Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведения инвентаризации расчетов в первую очередь с поставщиками и покупателями. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы, по которым  истек срок исковой давности. Для  этого необходимо сверить учетные  данные счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками» с данными  актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по соглашению сторон акт Сверки составляется организацией или контрагентов: поставщиком, покупателем, арендатором и др.), т.е. с каждым дебитором и кредитором.

Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным  документом, поэтому организации  должны их разрабатывать самостоятельно и утверждать в учетной политике. При разработке формы акта организация  должна определить, будет ли каждый акт относиться к сверке взаиморасчетов по одному договору или же в акте, возможно, объединить расчеты по нескольким договорам с контрагентов.

Акты сверок с контрагентами  составляют в двух экземплярах, один из которых регистрируют в специальном  журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженностей. 2-й экземпляр отправляется контрагенту для соглашения. В момент получения ответа в указанном журнале по строке регистрации акта сверки в соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данных сверки с этим контрагентом.

Выявленные по итогам расхождения  рассматриваются и по ним принимается соответствующее решение. Если требования кредитора обоснованы, то в бухгалтерском учете организации должны быть оформлены корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности станут реальными.

Организациям, создающим  резерв по сомнительным долгам, также  необходимо проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами. Именно по ее результатам устанавливается  задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также дебиторская  задолженность организации, которая  не погашается в сроки, установленные  договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, т.е. сомнительная задолженность.

Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами и персоналом организации сводятся в один акт  инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками. (ф. № ИНВ-17).

Он составляется на основании  актов сверки и справки о дебиторской  и кредиторской задолженности (приложение к ф. № ИНВ-17) в двух экземплярах  и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в  бухгалтерию, второй – остается в  комиссии.

Образец ф. № ИНВ-17 приведен в приложении 23 к постановлению  Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В  акте указывают:

- в гр.2 - счета бухгалтерского  учета, на которых числится  задолженность;

- сумма задолженности,  согласованные и несогласованные  с дебиторами (кредиторами);

- сумма задолженности,  по которым истек срок исковой  давности.

Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается  ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается в комиссии.

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. При этом в задачи комиссии входит выявление причин, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, кроме этого комиссия должна предложить способы отражения в  учете результатов инвентаризации. Ознакомившись с выводами инвентаризационной комиссии, руководитель организации  издает распорядительный документ, в  котором утверждается предложенный комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом  отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражается на счетах бухгалтерского учета в следующем  порядке:

1. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовый результат;
2. Недостача имущества и его порча в переделах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Расчеты с дебиторами и  кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских  записей и призванных ею правильными.

2.4 Управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей  за купленную продукцию, подотчётных  лиц за выданные им под отчёт денежные суммы и др.). Организации и  лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами.

      Кредиторской  называют задолженность данной  организации другим организациям, работникам и лицам, которые  называются кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла  в связи с покупкой у них  материальных ценностей, называют  поставщиками.

 У предприятий систематически  складываются расчётные отношения  с покупателями и поставщиками, с рабочими и служащими по  заработной плате, с бюджетными  и другими платежами.

       Средства, отвлекаемые в расчёты, отражаются в активе баланса в статьях: товары отгруженные и сданные работы по переданным в банк на  инкассо расчётным документам, сроки оплаты которых не наступили; товары отгруженные и сданные работы по расчётным документам, не оплаченным в срок покупателями и заказчиками, и по документам, не переданным в банк в установленный срок на инкассо в обеспечении ссуд; товары на ответственном хранении у покупателей ввиду отказа от акцепта, дебиторская задолженность.

       В анализе  важное место занимает анализ  дебиторской и кредиторской задолженности,  под которой подразумевается  не только задолженность поставщикам,  но и кредиты, займы, расчёты  с бюджетом и прочие пассивы.  Большое значение имеет анализ  задолженности в разрезе сроков  погашения обязательств. Как правило,  при этом задолженность делится  на две большие группы: долгосрочную  и краткосрочную.

 Такое деление важно  при анализе ликвидности, главной  целью которого является выявление  способности предприятия погасить  свои обязательства. Одним из  главных инструментов анализа  ликвидности является вычисление  ряда коэффициентов ликвидности: абсолютной, быстрой, общей (коэффициент покрытия).

      Деление  дебиторской задолженности на  долгосрочную и краткосрочную, важно при анализе активов предприятия и их оборачиваемости. Удельный вес оборотных активов предприятия (отношение оборотных активов к общей сумме активов) показывает, какую долю своих активов предприятие использует в производственном обороте. Коэффициенты оборачиваемости (отношение определённых видов активов к выручке за период) показывают, сколько раз определённые виды активов прошли через производственный оборот.

        Таким  образом, чисто методологический  вопрос деления задолженности  на долгосрочную и краткосрочную, очень важен для анализа. Общепринятой границей между долгосрочной и краткосрочной задолженностью является срок погашения через один год. Ниже этого порога задолженность считается краткосрочной, выше – долгосрочной. Такое деление для целей составления бухгалтерской задолженности закреплено Положением о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации от 27.12.94 с последующими изменениями и дополнениями, а также рядом других нормативных актов Минфина Российской Федерации.

         Для анализа долгосрочной задолженности  используется дисконтирование денежных  потоков. Дисконтирование позволяет  учитывать временную стоимость  денежных средств, то есть возможность  их краткосрочного использования.  Краткосрочные текущие планы  составляют без дисконтирования,  то есть по номиналу, полагая,  что искажением данных в этом  случае можно пренебречь.

         При анализе прочей дебиторской  задолженности необходимо иметь  в виду, что относящиеся к ней  суммы учитываются на различных  статьях баланса. Анализируя прочую  дебиторскую задолженность, следует  рассмотреть те суммы, которые  относятся к задолженности за  подотчётными лицами по выданным им денежным средствами. При анализе рассматривается давность аванса, выявляются случаи длительного разрыва во времени между получением аванса и их расходованием. Нормальной можно считать задолженность, по которой ещё не истёк срок представления отчётов о расходовании средств.

       В анализе  прочих дебиторов находит отражение  своевременность платежей рабочих  и служащих за товары, приобретённые  в кредит. Просроченная задолженность  обычно выделяется в балансе  отдельной статьёй. В пассиве  баланса источником покрытия  такой задолженности являются  ссуды банка, полученных на  оплату товаров и материалов, проданных в кредит. Если из-за  несвоевременного погашения рабочими  и служащими кредита их задолженность  предприятию превышает имеющуюся  у предприятия ссуду банка,  сумма превышения рассматривается  как дебиторская задолженность.