Поняття про бізнес-процес. Етапи та методи математичного моделювання бізнес-процесів

 

 

РОЗДІЛ 1

 

ОГЛЯД Й СТАН АНАЛІЗОВАНОЇ ПРОБЛЕМИ

 

 

 

1.1 Поняття бізнесу-процесу

 

 

 

Хоча поняття "процес" ("бізнес-процес") є в даному контексті найбільш важливим, його важко пояснити менеджерам, тому що більшість із них звикли мати справу із завданнями, роботами, структурами, людьми, але не із процесами [27, c.14].

 

Бізнес-процес - це безліч внутрішніх кроків діяльності, що починаються  з одного або більше входів і закінчуються створенням продукції, необхідної клієнту. Призначення кожного бізнесу-процесу  полягає в тому, щоб запропонувати  клієнтові товар або послугу, тобто продукцію, що задовольняє його за вартістю, довговічності, сервісу і якості [25, c.24].

 

У понятті процесу немає нічого нового. Кожна компанія завжди мала свої процеси. Проблема полягає в  тому, що процеси не вдасться описувати  так само легко, як організаційні ієрархічні структури.

 

Основу діяльності будь-якої організації  становлять її ділові процеси, або бізнес - процеси, які визначаються цілями й завданнями організації. Процеси  забезпечують реалізацію всіх видів  діяльності організації, пов'язаних з виробництвом товарів й/або послуг, які корпорація або робить, або продає й поставляє, або робить все це в сукупності. Для кожної роботи, що входить у бізнес-процес, визначені тимчасові характеристики, що визначають її місце в загальній послідовності робіт, умови ініціації й час виконання [24, c.85].

 

На відміну від опису організації  на основі функціональної ієрархічної  структури, що неможливо об'єктивно  оцінити, опис на основі процесів дозволяє точно представити мету, характеристики (у тому числі, динамічні) і кінцевий результат кожного виду діяльності організації. У процесі опису організації і її діяльностей формуються три основних системи моделей організації: стратегічна, укрупнена й детальна. Всі ці системи моделей, описуючи основні аспекти організації і її діяльності, базуються на бізнес - процесах. У систему моделей опису організації додана також додаткова система моделей, для того щоб можна було врахувати аспекти, не пов'язані з бізнес - процесами, але необхідні при створенні ІС [22, c.46].

 

Таблиця 1.

 

Схема перетворення моделей

 

Рівень опису / групи характеристик  – моделей 

 

 

 

 

 

 

функції

 

  

 

 

 

 

 

 

дані

 

  

 

 

 

 

 

 

люди

 

  

 

 

 

 

 

 

мережа

 

  

 

 

 

 

 

 

Час

 

  

 

 

 

 

 

 

правила (мотивація)

 

 

 

укрупнена система моделей організації

 

 

 

 

 

  

список бізнес-процесів і бізнес-функцій  організації

 

 

 

  

списки документів

 списки об'єктів

 

  

Структур-на модель організації

 

  

перелік структур-них підрозділів  і зовнішніх організацій

 

  

Список робіт у часі

 

  

список цілей і завдань організацій

 критерії й правила виконання  бізнес-процесів

 

 

 

Продовження таблиці 1.

 

Детальна 

 

система

 

моделей

 

організа-ції

 

  

Функцио-нальні

 

моделі підрозділів: діаграми потоків  даних 

 

  

Інформа-ційна модель організації (концептуа-льна модель)

 

  

Структурні моделі підрозділів, ролі персоналу

 

  

логічна модель мереж підрозділів  організації й зовнішніх зв'язків 

 

  

Тимчасова модель виконання бізнес-процесів і бізнес-функцій 

 

  

критерії виконання бізнес-функцій; бізнесу-правила 

 

 

 

Система моделей вимог до ІУС

 

  

вимоги до функцій; діаграма потоків  даних 

 

  

вимоги до даних; структури даних  концептуа-льна модель даних  

вимоги до регламенту й інтер-фейсу  користу-вачів  

вимоги до мережної архітектури  системи 

 

  

Вимоги до тимчасових характеристик  функції

 

  

вимоги до регламенту роботи ІС

 

 

 

 

 

 

Деталіза-ція 

проекту  

  

  

  

  

  

 

 

Функціо-нуюча система 

функції

 

  

дані 

 

  

Користувачі

 

  

Коммуніка-ції

 

  

Залежність 

 

  

правила

 

 

 

 

 

 

Варто розібратися в сутності ситуації й запропонувати варіант більш-менш конструктивного рішення всіх виникаючих у ході створення питань. Для цього варто зробити наступне:

 

а) визначитися з організаційно-штатною  структурою;

 

б) розробити механізм фінансово - економічного керування компанією  в цілому;

 

в) зробити виділення основних логістичних ланцюжків (технологічних потоків);

 

г) розробити механізм (механізми) організаційного керування логічними  ланцюжками;

 

д) на підставі попереднього пункту сформувати технологію фінансового аналізу  й керування діяльністю логічних ланцюжків [18, c.84].

 

Якщо враховувати всі перераховані вище технології, то при впровадженні комп'ютерної системи залишається  відносно небагато - перевести їх усі  на мову системи.

 

Бажано мати всі бізнес-процедури  в письмовому (електронному) виді. Причому не просто текстові описи, а функціональні моделі процедур. Для того, щоб при необхідності змінити частки (окремі) технологічні елементи не довелося створювати нову процедуру, а можна було м'яко підправити компоненти моделі, бажано використати спеціальні програмні засоби моделювання. У принципі досить мати засоби, які дозволяли б подивитися на модель процедури як би "зверху", для того, щоб можна було б модифікувати процедури в їхньому взаємозв'язку [16, c.32].

 

 

 

1.2 Існуюча ситуація

 

 

 

У зв'язку із проектом податкового кодексу виникла проблема, що формулюють як необхідність ведення спеціального "податкового обліку". Дана проблем нетипова для української практики, тому що на Україні завжди вважалося, що бухгалтерський облік є однозначне відбиття господарських операцій й іншого бути не може.

 

У вітчизняних умовах несформованих  бізнес-процесів і бізнес процедур, не кажучи вже про специфічну регламентацію  облікової практики, практично не існує, тому що бізнес-процес реінжиніринг в оригінальному розумінні цього терміна ніде проводити.

 

Слід зазначити, що у вітчизняних  умовах потрібен реінжиніринг бізнес-процесів, що, як правило, явно не формулюється. Природно, замовник про себе розраховує, що при  впровадженні системи "інжиніринг" буде проведений. Але консультант робить тільки те, що йому було замовлено. Якщо було замовлене впровадження, то це означає, що потрібно втиснути існуючі бізнес-процеси в рамки системи, а додаткові пропозиції будуть продаватися за окремі гроші. У результаті чого часто виходить дуже поганий бізнес-процес. При впровадженні західних систем виникає ще один аспект, про який не слід забувати при покупці систем подібного класу. Справа в тому, що практично всі системи підтримують технології керування бізнесом, які вважаються стандартними в Західній практиці. Українська ситуація стосовно таких систем взагалі не адаптована, тобто, у реально працюючих на ринку фірмах, як правило, інтуїтивно розуміють сутність таких технологій, але вважають їх своїм винаходом і не дуже бажають вдумуватися у можливості висококласної системи, що відкриваються у зв'язку із придбанням. Фірми вкрай болісно реагують на найменшу невідповідність існуючих "оригінальних наробітків". Таким чином, губиться значна частка переваг, які може одержати підприємство від впровадження автоматизованої системи керування. Таким чином,  можна зробити висновок, що  комп'ютерна система керування не догма, а засіб досягнення конкретних результатів у бізнесі.

 

 

 

1.3 Підходи до застосування бізнес  процесів

 

 

 

Сучасне, складне й динамічне ринкове середовище жадає від українських підприємств постійного вдосконалевання своїх систем керування й інформаційних систем їхньої підтримки. Одним з основних напрямків створення ефективної системи керування підприємством є застосування процесного підходу до організації й керування фінансово-господарською діяльністю підприємства.

 

Процесний підхід орієнтований, у  першу чергу, не на організаційну  структуру підприємства, а на бізнес-процеси, кінцевими цілями виконання яких, є створення продуктів або послуг, що представляють цінність для зовнішніх або внутрішніх споживачів.

 

Процесний підхід підводить до необхідності переходу на, так називане, “худе  виробництво”, ресурсозберігаючу організаційну  структуру. Основними рисами такої  реорганізації є [3, c.56]:

 

а) широке делегування повноважень  і відповідальності виконавцям;

 

б) скорочення кількості рівнів ухвалення  рішення;

 

г) підвищена увага до питань забезпечення якості продукції або послуг, а  також роботи підприємства в цілому;

 

д) автоматизація технологій виконання бізнес-процесів.

 

Під процесним підходом до організації  й керування діяльністю підприємством (Рис. 1.1) розуміється орієнтація діяльності підприємства на бізнес-процеси, а системи  керування підприємства на керування  як кожним бізнесом-процесом окремо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Основні елементи процесного підходу

 

У рамках процесного підходу будь-яке  підприємство розглядається як бізнес-система, що являє собою зв'язану безліч бізнес-процесів, кінцевими цілями, яких є випуск продукції або послуги.

 

Кожен бізнес-процес має свої межі (Рис. 1.2) і певні ролі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.2. Межі бізнес-процесів

 

Первинні клієнти - одержують первинний  вихід.

 

Вторинні клієнти - перебувають  поза процесом й одержують вторинні виходи.

 

Непрямі клієнти - наступні в ланцюжку після первинного клієнта.

 

Зовнішні клієнти - перебувають  поза підприємством. Зовнішні непрямі  клієнти - це споживачі.

 

У процесному підході використовуються наступні ключові ролі.

 

Власник процесу (Process owner). Він повинен знати бізнес-процес, відповідати за його хід і результат у цілому, вимірювати й удосконалювати ефективність процесу.

 

Лідер команди (Team leader). У його обов'язках  процесу входить бути гарним працівником.

 

Коммунікатор (Facilitator) повинен, як правило, вести разом з лідером підготовку нарад, брати участь у них, аналізувати разом з лідером підсумки нарад команди.

 

Зовнішній консультант (External consultant) зобов'язаний мати незалежний погляд, володіти знаннями, навичками й методиками, а також  виступати в ролі «Експерт», «Лікар» або «Учасник процесу».

 

Координатор (Coordinator). Завдання координатора процесів - відповідати за погоджену  роботу всіх частин бізнесу-процесу  й забезпечувати зв'язок з іншими бізнес-процесами [5, c.43].

 

Учасник команди (Team member). У практиці таку команду часто називають групою або відділом контролінга, технологів, системних аналітиків. Учасники команди одержують підтримку й методичне забезпечення від консультанта й коммунікатора, разом з лідером використовують методику для моделювання, аналізу й оцінки бізнес-процесів, беруть участь у нарадах.

 

У процесі життєдіяльності бізнес-системи  за рахунок виконання бізнес-процесів здійснюється досягнення певної сукупності цілей. У загальному випадку вона має ієрархічний вигляд («дерево цілей»), і кожна мета має свою вагу й критерій (кількісний або якісний) досяжності.

 

 

У свою чергу бізнес-процеси реалізують бізнес-функції підприємства. Під  бізнесом-функцією розуміють вид  діяльності підприємства. Безліч бізнес-функцій  являють собою ієрархічну декомпозицію функціональної діяльності підприємства. На Рис. 1.3 представлено приклад «дерева функцій».

 

 

 

Рис. 1.3. Дерево функцій

 

 

 

 

 

Таким чином, «дерево функцій» являє  собою функціональне відбиття реалізації «дерева цілей» підприємства.

 

Бізнес-функції пов'язані з показниками  діяльності підприємства, з яких також  можна побудувати «дерево показників». Ці показники потім утворять систему  показників оцінки ефективності виконання  бізнес-процесів. Найбільш загальними показниками оцінки ефективності бізнес-процесів є:

 

а) кількість виробленої продукції;

 

б) кількість споживачів продукції;

 

в) кількість типових операцій, які необхідно виконати при виробництві  продукції за певний інтервал часу;

 

г) вартість витрат виробництва продукції;

 

д) тривалість виконання типових  операцій;

 

ж) капіталовкладення у виробництво  продукції [13, c.25].

 

Одним з перших основних етапів побудови процесної організації й керування  діяльністю підприємством є виділення  й класифікація бізнес-процесів.

 

Як правило, основу для класифікації бізнес - процесів становлять чотири базові категорії:

 

а) основні бізнес-процеси;

 

б) забезпечуючі бізнес-процеси;

 

в) бізнес-процеси розвитку;

 

г) бізнес-процеси керування.

 

Основними бізнес-процесами є ті процеси, які орієнтовані на виробництво продукції або надання послуги, що представляють цінність для клієнта, та забезпечують одержання доходу для підприємства. Ці процеси роблять “Виходи” процесів (Рис. 1.2.). Як правило, основних бізнес-процесів на підприємстві небагато (не більше десяти).

 

Забезпечуючі бізнес-процеси, - це допоміжні процеси, які призначені для забезпечення виконання основних бізнес-процесів. У загальному виді вони забезпечують ресурсами всі  бізнес-процеси підприємства.

 

Процеси керування - це бізнес-процеси, які охоплюють весь комплекс функцій керування на рівні кожного бізнесу-процесу й бізнес-системи в цілому, тобто взаємозалежної безлічі всіх бізнес-процесів підприємства.

 

Базові категорії можуть бути розширені  додатковими категоріями. Наприклад, крім основних процесів, які приносять основний доход підприємству, можна виділити не основні бізнес-процеси, які приносять незначну частку доходу.