Анализ расчетов с подотчетными лицами

При организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера бухгалтерской информации следует выявить направления и характер учетных работ путем определения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками бухгалтерии.

Рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского учета включает: план документации и документооборота; план инвентаризации; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; план организации бухгалтерского архива.

В плане документации перечисляют документы, необходимы для организации учета хозяйственных операций, и составляют расчет потребности в бланках. В плане определяют также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно, далее разрабатывается график документооборота.

В плане инвентаризации регламентируют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

В плане отчетности устанавливают калькуляционный период и период определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внешней отчетности, сроки их составления и предоставления.

В плане технического оформления учета определяют форму бухгалтерского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику данной формы учета и приводят последовательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при использовании выбранной его формы.

В плане организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии разрабатывают штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждой штатной единице, намечают мероприятия по повышению квалификации работников, составляют график учетных работ и посещения учебных занятий, се наров, консультаций отдельными работниками бухгалтерии, а также другими работниками, ответственными за представление информации.

В плане (проекте) корреспонденции счетов рабочего плана счетов определяют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по предполагаемым хозяйственным операциям. Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой.

Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях - и внеоборотных активов.

Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время - и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России.

Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

1. наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:
2. круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
3. размеры подотчетных средств;
4. сроки их возврата или отчета об израсходовании;
5. соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
6. соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяются руководителем организации.

Суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Методика анализа

 

Метод (от греч.methodos - путь исследования или познания, теория, учения) анализа хозяйственной деятельности - представляет собой системное, комплексное изучение, измерение и обобщение влияния факторов на результаты деятельности предприятия путем обработки специальными приемами системы показателей учета и отчетности, других источников информации с целью повышения эффективности производства.

В экономике анализ применяется с целью выявления сущности, закономерности, тенденций экономических и социальных процессов, хозяйственной деятельности на всех уровнях (в стране, отрасли, регионе, на предприятии, в частном бизнесе, семье) и в разных сферах экономики (производственная, социальная). Анализ служит исходной отправной точкой прогнозирования, планирования, управления экономическими объектами и протекающими в них процессами. Экономический анализ призван обосновывать с научных позиций решения и действия в области экономики, социально-экономическую политику, способствовать выбору лучших вариантов действий.

Различают:

1. макроэкономический анализ - охватывает экономику страны или даже мировую экономику, целые отрасли хозяйства и социальную сферу;
2. микроэкономический анализ - распространяется на отдельные объекты и процессы, чаще всего имеет место в форме анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, фирм, включая анализ объемов производства, издержек, прибыльности;
3. ретроспективный анализ - изучает сложившиеся в прошлом тенденции;
4. перспективный анализ - направлен на изучение будущего. 

Использование метода анализа хозяйственной деятельности проявляется через ряд конкретных методик аналитического исследования. Это могут быть методики исследования отдельных сторон хозяйственной деятельности либо методики комплексного анализа.

Под методикой понимается совокупность способов, правил наиболее целесообразного выполнения какой-либо работы.

Таким образом, методика анализа - это четкая последовательность действий, представленная в виде инструкции, и применяемая для изучения сущности, закономерности и тенденций развития какого-либо процесса, например, рентабельности.

В экономическом анализе методика представляет собой совокупность аналитических способов и правил исследования экономики предприятия, определенным образом подчиненных достижению цели анализа.

Общую методику понимают как систему исследования, которая одинаково используется при изучении различных объектов экономического анализа в различных отраслях национальной экономики.

Частные методики конкретизируют общую относительно к определенным отраслям экономики, к определенному типу производства или объекту исследования.

Любая методика анализа представляет собой методологические советы (инструкции) по исполнению аналитического исследования и содержит следующие моменты:

задачи и формулировки целей анализа;

объекты анализа;

системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый объект анализа;

советы по последовательности и периодичности проведения аналитического исследования;

описание способов исследования изучаемых объектов;

источники данных, на основании которых производится анализ;

указания по организации анализа (какие лица, службы будут проводить отдельные части исследования);

технические средства, которые целесообразно использовать для аналитической обработки информации;

характеристика документов, которыми лучше всего оформлять результаты анализа;

потребители результатов анализа.

Рассмотрим указанные этапы применительно к методике анализа расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица - это работники организации (постоянно работающие лица, в том числе совместители, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Подотчетные суммы - это денежные суммы (авансы), выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расходы с подотчетными лицами носят массовый характер, производятся практически в каждой организации, разнообразны и связаны с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет, оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходами на командировки, представительскими расходами.

Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

1. контроль за соответствием положениям нормативных актов порядка, размеров и условий выдачи сумм подотчет;
2. выявление фактов нарушения порядка выдачи подотчетных сумм, нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;
3. разработка мероприятий по устранению недостатков в учете и отчетности по расчетам с подотчетными лицами.

Объект анализа - данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

В процессе анализа расчетов с подотчетными лицами необходимо учитывать положения следующих документов:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 3 января 2006 г.);
2. порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40 (с изменениями от 26 февраля 1996 г.);
3. постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 13 мая 2005 г.);
4. других документов бухгалтерского учета.