Анализ расчетов с подотчетными лицами

Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО «Алимстрой» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В ООО «Алимстрой» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

 

Таблица 2.5 Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО «Алимстрой»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Расчеты по договорам купли-продаж и произведены за счет подотчетных сумм	71	76
Произведены расходы на приобретение внеоборотных активов	08	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица - у юридического лица	10 10,19	71
Расходы подотчетного лица включены в: - затраты основного производства - общехозяйственные расходы - издержки обращения	20 26 44	71
Произведены расходы, относящиеся к расходам будущих периодов	97	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами товары: - у физического лица - у юридического лица	41 41,19	71
Списаны расходы, относимые на фактическую себестоимость товаров отгруженных	45	71

 

Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО «Алимстрой». Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ "Авансовый отчет".

Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Таким образом, было выяснено, что ООО «Алимстрой» выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно.

Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

 

 

 

3. Анализ расчетов  с подотчетными лицами

 

3.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными

лицами на предприятия

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятию часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1.

 

Таблица 3.1. Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

№ п/п	Наименование показателя	2010 год	Уд. вес, %	2011 год	Уд. вес, %	2012 год	Уд. вес, %
1.	Кредиторская задолженность - всего	1573,0	100,0	1678	100,0	503,0	100,0
2.	Кредиторская задолженность с подотчетными лицами	50,0	3,2	0	0,0	0	0,0

 

 

Данные таблицы 3.1 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2010 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2010 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2010 год показало, что, действительно, работником Сидоровым В.Н. 20 сентября 2010 года была взята подотчет сумма в размере 50 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23 декабря 2010 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 50000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Сидоровым В.Н.  

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 3.2).

 

 

Таблица 3.2. Данные о составе подотчетных лиц в 2012 году

№ п/п	Фамилия Имя Отчество	Должность	Выданная сумма, рублей	Доля в общем объеме выданных средств, %
1	Иванов  Геннадий Вениаминович	Начальник организационно-контрольного отдела	22096,85	5,85
2	Орлов Сергей Николаевич	Начальник материально-технического снабжения	178664,63	47,33
3	Петрова  Татьяна Васильевна	Секретарь	100,0	0,03
4	Тихомиров  Сергей Васильевич	Специалист производственного бюро	43236,71	11,45
5	Трофимова Наталия Алексеевна	Начальник отдела сбыта	133388,45	35,34
	ИТОГО		377486,64	100,0

 

Данные, приведенные в таблице 3.2, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2012 году приходился на двух сотрудников предприятия:

• начальника отдела материально-технического снабжения Орлова С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;
• начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с осуществлением командировочных расходов.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 25/2012-К от 28 декабря 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3.

Таблица 3.3. Направления использования подотчетных сумм в 2012 году

№ п/п	Дебет счета	Направления использования	Сумма, рублей	Доля в общем объеме средств, %
1	10	Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой материалов	59899,19	15,74
2	20	Расходы, связанные с нуждами основного производства	54370,61	14,29
3	26	Общехозяйственные расходы	242897,78	63,83
4	44	Расходы, связанные с продажей товаров (готовой продукцией)	1320,00	0,35
5	50	Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет	5000,0	1,31
6	76	Погашение задолженности перед кредиторами организации	17026,26	4,47
		ИТОГО	380513,84	100,0

 

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2012 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:

1. общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;
2. расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации;
3. расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В., представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.

В то же время, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.

При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных Тихомировым С.В. в розничной торговой сети.

Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику отдела сбыта предприятия, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А. были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки.