Анализ расчетов с подотчетными лицами

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2012 года, начальнику организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2012 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с

подотчетными лицами

 

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами выявил следующие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами:

 Неправильное оформление  авансовых отчетов - неполный комплект  документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому  отчету, должны прилагаться кассовые  или товарные чеки, квитанции  к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные  документы, накладные, другие первичные  документы.

Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ).

Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено.

 Самостоятельное выделение  НДС расчетным путем из стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной  торговой сети. Между тем Налоговым  кодексом Российской Федерации четко определено - в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры, что не позволяет возмещать НДС.

 Несвоевременное предоставление  в бухгалтерию отчета об израсходованных  подотчетных суммах и окончательный  расчет по ним. Тем самым был  нарушен пункт 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской  Федерации .

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

Следует отметить, что статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 40000 рублей до 50000 рублей.

  Выдача денежных средств  под отчет лицам, не отчитавшимся  за ранее выданные суммы. За  данное правонарушение законодательно  меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает  кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка  ведения кассовых операций в  Российской Федерации. Перед выдачей  денежных средств работнику бухгалтер  должен был проверить - имеет ли  работник право на получение  подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств. При этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством Российской Федерации либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимая работнику для выполнения поручения.

В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную сумму аванса или представить авансовый отчет.

Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

• ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;
• ужесточить кассовую дисциплину;
• разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;
• строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

 

 

 

Заключение

 

В динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным Главной целью современного этапа экономических преобразований, является создание благоприятных условий для эффективной деятельности предприятий.

Достижение этой цели, с одной стороны, предполагает совершенствование законодательной, финансовой и налоговой среды, в которой работают все предприятия, а с другой - требует кардинального улучшения работы самих предприятий в условиях рыночных отношений.

Сложность поставленных задач вызывает необходимость всестороннего изучения сущности и содержания процессов происходящих в учете организации.

Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением учета.

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных  лиц из командировки предъявить  в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним;

- выдача наличных денег  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм. Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций на предприятии должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих  право получать денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы;

- порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

Наличие данного приказа не только облегчит повседневную жизнь бухгалтера, но и поможет при налоговых проверках, так как наличные расчеты всегда вызывают повышенный интерес со стороны проверяющих органов. Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.

Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер N 7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

Срок командировки законодательством ограничивается (не более 40 суток). Если есть необходимость держать на другом предприятии своего представителя более длительное время, то необходимо оформить его временный перевод на это предприятие, для чего необходимо согласие сотрудника.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации.