Аудит расчетов с подотчетными лицами

Командировочное удостоверение  командированному зарубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте [1, С. 559].

 

1.2 Основные законодательные  и нормативные документы, регулирующие  объект проверки

 

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся  следующие.

1. План счетов бухгалтерского  учета и Инструкция по его  применению (Приказ МФ РФ №  94н от 31 октября 2000 г.).

2. Налоговый кодекс Российской  Федерации (гл. 21, 23, 24, 25).

3. Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (Приказ ЦБ России №  62 от 25 июня 1997 г.) (ред. от 20 августа  2002 г.).

4. Об изменении норм  возмещения командировочных расходов  на территории Российской Федерации  (Приказ МФ РФ № 49н от 6 июля 2001 г.) (ред. № 91н от 9 ноября 2001 г.).

5. Размеры предельных  норм возмещения расходов по  найму жилого помещения при  краткосрочных командировках на  территории зарубежных стран  (утв. Приказом Минфина РФ №  15н от 4 марта 2002 г.) [4, С.410].

1.3 Источники информации  для проверки

 

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы  по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива  за наличный расчет;

• оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  под отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых  отчетов;

• приказы о направлении  сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских  расходов;

• приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих  регистрах синтетического учета  и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 - прочая дебиторская  задолженность, платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев);

• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

• Главная книга;

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства [4, С.410-412].

 

 

2. Аудиторская  проверка расчетов с подотчетными  лицами

 

2.1 Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской проверки раздела учета

 

Аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно  начать с тестирования системы внутреннего  контроля данного раздела учета  с целью выявления ее слабых и  сильных сторон, чтобы иметь возможность  использовать полученные данные для  детальной проверки.

Признаками отсутствия или  недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

• отсутствие на предприятии  утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым  разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

• несоблюдение приказа  об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

• отсутствие на предприятии  системы подачи письменных заявлений  на выдачу наличных денег из кассы  с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей  или оплаты работ, услуг;

• несоблюдение установленных  учетной политикой предприятия  или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных  подотчетных сумм;

• задолженность подотчетных  лиц, не погашенная в установленные  сроки;

• списание просроченной задолженности  подотчетных лиц по истечении  сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных  к авансовым отчетам;

• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного  лица, утверждающей авансовые отчеты;

• выдача денег под отчет  лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия  и главного бухгалтера [4, С.412].

Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).

 

Таблица 1 - Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/ п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который  следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура (см. п.4)	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	2	3	4	5	6	7
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет				1
		Да	Список лиц, которым разрешено  выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет				2
		Да	Журнал-ордер №7	«Подотчет 1.1.2»
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при  направлении работников в командировки	Нет				3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»
4	Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет				4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет				5
		Да		«Подотчет 2.1.5»
6	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет				7
		Да		«Подотчет 4.1.2»

 

 

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (табл. 1) аудитор может сделать следующие  выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ лицам, не отчитавшимся за  полученные ранее суммы под  отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении  работников в командировки не  оформляются, при этом следует  проверить, не допускается ли  под видом командировочных расходов  скрытое авансирование работников  предприятия.

4. В нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24 (ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые  сверх норм работникам предприятия,  не облагаются налогом на доходы  физических лиц и единым социальным  налогом.

5. В нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК  РФ для целей налогообложения  учет командировочных сумм в  пределах норм и сверх норм  не ведется.

6. В нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей  налогообложения учет представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм не ведется.

7. В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный вывод может  быть основанием для следующих действий:

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия  и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем  числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке  для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов  на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ  и услуг сторонних организаций  осуществляется через подотчетных  лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности  не производится), то такие факты  могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия  и соответствии бухгалтерского учета  Федеральному закону «О бухгалтерском  учете».

В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских  доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений [4, С. 414].

 

2.2 Перечень аудиторских  процедур

 

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц  без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные  суммы, необоснованно списанные  с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в  облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором  суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН) [2, С.256, 269].

Основные контрольные  процедуры:

• «Подотчет 1.1.1» - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

• «Подотчет 1.1.2» - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

• «Подотчет 1.1.3» - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

• «Подотчет 1.1.4» - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;