Аудит расчетов с подотчетными лицами

• «Подотчет 1.1.5» - проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается  за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в  том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан  налог на доходы физических лиц в  соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

• «Подотчет 2.1.1» - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым  отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка  гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

• «Подотчет 2.1.2» - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

• «Подотчет 2.1.3» - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

• «Подотчет 2.1.4» - проверка правильности возмещения командировочных расходов [4, С.416-417].

Для выполнения этой процедуры  при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл. 2) [5].

 

 

Таблица 2 - Нормы возмещения командировочных расходов на территории РФ (руб.)

Начало действия нормы, дата	Норма расходов по найму жилого помещения	Норма расходов по найму жилья без  документов	Суточные	Письмо МФ РФ
					Номер	Дата
01.09.1999	270	7	55	57н	13.08.99
01.01.2002	550	12	100	49н	06.07.01

 

Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

• «Подотчет 2.1.5» - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

• «Подотчет 2.2.1» - проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

• «Подотчет 3.1.1» - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную  стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым  для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм - относятся к расходам, не принимаемым  для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

• «Подотчет 4.1.1» - проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий [2, С.311].

К представительским расходам не относятся расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики или  лечения заболеваний;

• «Подотчет 4.1.2» - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

• «Подотчет 5.1.1» - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

• «Подотчет 5.1.2» - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» [4, С.418].

 

3. Типичные ошибки

 

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм.

1.1. Выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги на  хозяйственно-операционные расходы.

1.2. Выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия.

1.3. Выдача денег под  отчет лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным авансам.

1.4. Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы.

1.5. Списание подотчетных  сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов.

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку.

2.2. Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке.

2.3. Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов.

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм.

2.5. Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и  сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов.

3.1.Нарушение порядка удержания  налога на доходы физических  лиц и начисления единого социального  налога с сумм превышения суточных  расходов сверх установленных  норм.

3.2. Некорректное выделение  налога на добавленную стоимость  в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета  представительских расходов.

4.1. Отсутствие аналитического  учета представительских расходов  в пределах норм и сверх  норм.

5. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами.

5.1. Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

5.2. Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода.

5.3. Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 «Расчеты с подотчетными  лицами» или других регистрах  [4, С.419].

 

 

Практическая  часть

 

1. Данные о проверяемой  организации

 

Организация ООО «ВОКРУГ  СВЕТА»

Идентификационный номер  налогоплательщика: 2462108972.

Вид деятельности: туристическое  агентство.

Организационно-правовая форма: общество с ограниченной ответственностью.

Юридический адрес: г. Красноярск, проспект Мира, 129.

Руководитель: Егоров Дмитрий  Викторович.

Численность персонала: 30 человек.

На рынке Красноярска 10 лет.

Имеется множество конкурентов.

ООО «ВОКРУГ СВЕТА» осуществляет все виды туристических услуг: от заказа и бронирования билетов до индивидуальных туристических программ. Предлагает поездки за рубеж по любым  направлениям: образовательным, оздоровительным, экскурсионным. Организует круизы по Средиземноморью  и островам Карибского бассейна. Также  ООО «ВОКРУГ СВЕТА» организует деловые  поездки, официальные приемы делегаций, пресс-туры за рубеж, предлагает туристско-экскурсионные программы по Красноярскому краю, а также за его пределами, на территории России.

Компания входит в крупные  туристические объединения мира: Туристическую ассоциацию стран  Азиатско-Тихоокеанского региона и  Российский союз туриндустрии. Имеет  долгосрочные контракты с зарубежными  партнерами разных стран (всего 47 зарубежных и российских компаний), в том  числе с Глобальной системой бронирования отелей GTA.

Каждый год растут объемы взаимодействия ООО «ВОКРУГ СВЕТА» с ведущими российскими и зарубежными  туроператорами. Среди них ООО «ТБ «Солвекс-Трэвел», TEZ TOUR, VIZIT EUROPE, ЗАО «Агентство «ПАКТУР», ЗАО «Акрис-Интур», ООО «Библио Трэвел», ЗАО «ТФ «Время-тур», ООО «ТА «ВОЯЖ-ЛЮКС», ООО «Ванд Интернэшнл Тур», ООО «Туроператор АРТ-ТУР», ООО «Асент Трэвел», ООО «Мегаполюс группа», ООО «Натали-Турс», ООО «Би Эс Ай-групп», ЗАО «Ланта-Тур Вояж» и другие.

 

2. Расчет уровня  существенности

 

Расчет уровня существенности производится на основе данных бухгалтерской  отчетности (ф. №1 «Бухгалтерский баланс», ф. №2 «Отчет о прибылях и убытках») в соответствии с Федеральным  правилом (стандартом) аудиторской  деятельности №4 «Существенность в  аудите» и приведен в табл. 3.

 

Таблица 3 - Данные для расчета  уровня существенности

Наименование показателя	Значение показателя, тыс.руб.	Доля	Значение, применяемое для расчета
1	2	3	4
1. Прибыль до налогообложения	327871	5%	16393,55
2. Выручка от реализации	896345	2%	17926,9
3. Валюта баланса	1047637	2%	20952,74
4. Собственный капитал	636694	10%	63669,4
5. Общие затраты	569784	2%	11395,68

 

Расчет:

Среднее значение колонки 4 = (16393,55 + 17926,9 + 20952,74 + 63669,4 + 11395,68) / 5 = 26068,65 тыс. руб.

Отклонение минимального значения 4 колонки от среднего = (26068,65 – 11395,68) / 26068,65 = 128,75%.

Отклонение максимального  значения 4 колонки от среднего = (63669,4 – 26068,65) / 26068,65 = 144,25%.

Т.к. оба отклонения значительно  превышают 20%, ищем наибольшее отклонение. В наибольшей степени от среднего отклоняется максимальное значение, следовательно, принимаем решение: исключить его из расчета средней  величины.

Второе среднее значение колонки 4 = (16393,55 + 17926,9 + 20952,74 + 11395,68) / 4 = 16667,22 тыс. руб.

Отклонение минимального значения 4 колонки от второго среднего = (16667,22 – 11395,68) / 16667,22 = 31,63%.

Отклонение максимального  значения 4 колонки от второго среднего = (20952,74– 16667,22) / 16667,22 = 25,71%.

Полученные отклонения превышают 20%, поэтому ищем наибольшее. В наибольшей степени от второго среднего отклоняется минимальное значение, следовательно, принимаем решение: исключить его из расчета средней величины.

Третье среднее значение колонки 4 = (16393,55 + 17926,9 + 20952,74) / 3 = 18424,40 тыс. руб.

Отклонение минимального значения 4 колонки от третьего среднего = (18424,40 – 16393,55) / 18424,40 = 11,02%.

Отклонение максимального  значения 4 колонки от третьего среднего = (20952,74– 18424,40) / 18424,40 = 13,72%.

Полученные отклонения ниже 20%. Округлим полученное значение до 18400,00 тыс. руб., которое и примем за уровень  существенности. Отклонение округленного значения от третьего среднего находится  в пределах 20%: (18424,40 - 18400,00) *100 / 18400,00 = 0,13%, что доказывает, что округление абсолютно правомерно.

 

3. План и программа  аудита расчетов с подотчетными  лицами

 

3.1 Общий план  аудита

 

Проверяемая организация	ООО "ВОКРУГ СВЕТА"
Период аудита	с 01.01.2007 по 31.12.2007
Количество человеко-часов	40
Руководитель аудиторской группы	Турова Ю.С.
Состав аудиторской группы	Турова Ю.С.
Планируемый аудиторский риск	5%
Планируемый уровень существенности	18400 тыс. руб.